Как одновременно контролировать маржинальность, загрузку команды и финансы проектов

Проект может идти точно по плану и при этом постепенно становиться убыточным. Чтобы заметить это вовремя, недостаточно смотреть только на задачи или финансовые отчеты. Нужно одновременно учитывать трудозатраты, маржинальность, загрузку специалистов, расчеты с клиентами и десятки других факторов.

О компании

Вебфлай — партнер-интегратор Битрикс24 с сильной экспертизой в автоматизации проектных компаний и медицинских организаций. Команда внедряет корпоративные порталы и интегрирует их с внешними системами и разрабатывает собственные отраслевые решения.

Какая задача стояла

Несмотря на то что все клиентские проекты ведутся в Битрикс24, руководителям приходилось собирать данные из нескольких источников. Чтобы оценить состояние проекта, нужно было отдельно открывать CRM, отчеты по трудозатратам, систему ресурсного планирования, бухгалтерию и финансовые отчеты по маржинальности.

Из-за этого на подготовку полной картины уходило много времени, а часть показателей приходилось рассчитывать вручную. Чтобы отказаться от работы в режиме нескольких окон, команда разработала с помощью Битрикс24 Вайбкод собственное приложение для управления экономикой проектов.

Как работает решение

Приложение собирает данные из CRM, задач, учета рабочего времени, бухгалтерии, календарей отсутствий, финансовых модулей и коммуникаций с клиентом, после чего рассчитывает десятки показателей эффективности.

Финансовая модель проекта

Первый экран посвящен экономике конкретного проекта. Система автоматически определяет модель работы:

• фиксированная стоимость проекта;
• Time & Material.

В зависимости от выбранной модели меняется логика расчетов. Если проект выполняется по фиксированной цене, сервис постоянно сравнивает:

• стоимость договора;
• фактические трудозатраты;
• прогнозируемые затраты;
• текущую маржинальность;
• плановую прибыль.

Руководителю больше не нужно самостоятельно считать, укладывается ли команда в бюджет проекта — все показатели рассчитываются автоматически.

Автоматический расчет маржинальности

Одной из ключевых функций стала постоянная оценка прибыльности проекта. Система автоматически:

• суммирует стоимость часа каждого исполнителя;
• умножает ее на фактически затраченное время;
• рассчитывает себестоимость проекта;
• прогнозирует итоговую маржу;
• сравнивает ее с целевыми показателями.

Если прибыль начинает снижаться ниже допустимого уровня, руководитель сразу получает предупреждение. Когда ситуация становится критической, система предлагает пересчитать стоимость проекта и показывает рекомендуемую сумму договора.

Контроль отклонений от плана

Приложение анализирует не только деньги, но и сроки выполнения работ. Для каждой сделки автоматически сравниваются:

• плановые часы;
• фактически потраченное время;
• допустимое отклонение;
• скорость расходования бюджета.

Если команда начинает выходить за рамки плана, руководитель получает предупреждение еще до появления серьезных финансовых потерь.

Анализ структуры затрат

Чтобы понять, на какие работы расходуются ресурсы, приложение автоматически группирует все трудозатраты по категориям. Например:

• разработка;
• SEO;
• доработки;
• техническая поддержка;
• новый функционал.

Это помогает понять, какие виды работ оказываются наиболее затратными.

Интеграция с бухгалтерией

Отдельный блок посвящен финансовым документам. Сервис интегрирован с учетной системой компании и автоматически показывает:

• счета;
• акты;
• УПД;
• статусы подписания документов;
• сроки оплаты.

Если документы еще не подготовлены, система сразу сообщает об этом руководителю.

Контроль дебиторской задолженности

В карточке проекта отображается вся информация по оплатам клиента. Руководитель сразу видит:

• неоплаченные счета;
• просроченную задолженность;
• ожидаемые платежи;
• сроки просрочки.

При необходимости приложение автоматически формирует акт сверки и готовит письмо клиенту.

Контроль работы команды

Система постоянно анализирует работу сотрудников. Для каждого специалиста рассчитываются:

• количество оплачиваемых часов;
• внутренние задачи;
• фактическая загрузка;
• свободное время;
• окупаемость;
• стоимость часа;
• производительность.

При этом учитываются отпуска, больничные и другие отсутствия сотрудников. Руководитель видит не только текущую загрузку команды, но и может заранее понять, кому можно назначить новые задачи.

Дашборд менеджера проекта

Для руководителей проектов создан отдельный интерфейс. Он показывает:

• выполнение плана;
• прогноз премии;
• маржинальность проектов;
• активные сделки;
• дебиторскую задолженность;
• свободные ресурсы команды;
• загрузку отделов.

Вместо десятков отчетов менеджер работает с одной страницей, где собрана вся информация по его клиентам.

Дашборд руководителя

Для руководителя компании предусмотрен отдельный уровень аналитики. Он объединяет показатели по всем проектам:

• общую прибыльность портфеля;
• выполнение плана;
• окупаемость команды;
• эффективность менеджеров;
• рейтинг сотрудников;
• финансовые показатели по подразделениям;
• динамику по месяцам;
• состояние дебиторской задолженности.

Благодаря этому руководитель получает картину бизнеса без необходимости самостоятельно собирать информацию из разных систем.

Оценка рисков и инсайты

Отдельный блок приложения работает на базе BitrixGPT. Нейросеть анализирует переписку, звонки, открытые линии и данные по сделкам, после чего формирует управленческие рекомендации.

BitrixGPT показывает, какие сделки могут сорваться, где менеджеры не успевают выполнить план, какие задачи требуют внимания и что может привести к потере выручки или снижению маржинальности. Вместо набора показателей руководитель сразу получает список рисков с пояснениями и рекомендуемыми действиями.

Что изменилось после внедрения

После запуска приложения компания отказалась от режима работы с несколькими окнами В результате удалось:

• объединить финансовую, проектную и управленческую аналитику в одном интерфейсе;
• автоматизировать расчет маржинальности;
• контролировать отклонения по срокам и бюджету;
• отслеживать загрузку сотрудников в режиме реального времени;
• видеть дебиторскую задолженность без перехода в бухгалтерские системы;
• ускорить работу руководителей проектов;