Как с помощью Битрикс24 Вайбкод автоматизировать контроль платежей по договорам

Юридические компании, работающие с банкротством физических лиц, редко получают оплату сразу. Чаще всего клиенты оформляют рассрочку на несколько месяцев, а иногда — больше чем на год. Следовательно, появляется необходимость контролировать десятки платежей, учитывать дополнительные расходы, следить за изменениями в договоре и вовремя реагировать на просрочки.

Alister — партнер-интегратор Битрикс24, который специализируется на трансформации  отделов продаж. Компания не только внедряет продукт, но и повышает продуктивность за счет инструментов CRM и AI, предоставляет директоров по продажам в аренду, помогает клиентам выстраивать процессы продаж.

Одним из клиентов Alister стала юридическая компания, специализирующаяся на банкротстве физических лиц. Поскольку большинство договоров оплачиваются в рассрочку, сотрудникам приходится одновременно контролировать десятки графиков платежей. Готовые решения не учитывали особенности таких расчетов, поэтому команда разработала с помощью Битрикс24 Вайбкод отдельное приложение для автоматизации графиков оплат и контроля дебиторской задолженности.

Как работает решение

Приложение встроено в карточку сделки Битрикс24 и работает с ее данными. Вся информация хранится внутри CRM, поэтому графики платежей не зависят от внешних сервисов или отдельных баз данных. Даже если приложение потребуется переустановить, сведения о ранее созданных графиках останутся доступны.

Формирование графика платежей

При создании графика сотрудник указывает:

• сумму договора;
• размер первого платежа;
• дату первой оплаты;
• сумму ежемесячного платежа;
• дату регулярного списания;
• информацию о депозите;
• судебные расходы;
• внутренние комментарии по договору.

На основании этих данных приложение автоматически рассчитывает график платежей по правилам, принятым в компании. В отличие от типовых решений, система не изменяет размер ежемесячного платежа, а сохраняет согласованную с клиентом сумму. Если после деления общей стоимости договора появляется остаток, он автоматически переносится в последний платеж.

Автоматическое создание счетов

После подтверждения графика приложение автоматически создает счета на каждую дату оплаты. При этом первоначальная сумма договора фиксируется отдельно. Если клиент вносит больше или меньше запланированного платежа, система сразу определяет расхождение и предупреждает сотрудника, что общая сумма счетов перестала соответствовать стоимости договора.

Такой подход позволяет своевременно заметить переплату или недоплату и скорректировать дальнейшие действия без риска потерять контроль над расчетами.

Динамические шаблоны документов

На основе графика платежей приложение автоматически формирует документы для клиента. В зависимости от условий договора система сама меняет текст документа. Например, если депозит или судебные расходы не входят в стоимость услуг, эта информация автоматически отображается в графике платежей. Если входят — соответствующие пункты исключаются.

Готовый документ можно сформировать в нескольких форматах:

• PDF;
• PDF с подписью и печатью организации;
• Word;
• Word с подписью и печатью.

Контроль дебиторской задолженности

Помимо работы со сделкой команда разработала отдельный аналитический дашборд. Он автоматически получает актуальную информацию по всем выставленным счетам и позволяет отслеживать состояние дебиторской задолженности в режиме реального времени.

Руководитель может фильтровать данные:

• по периоду;
• по статусу оплаты;
• по расчетному счету;
• по ожидаемым поступлениям.

Для каждого периода система показывает:

• планируемую сумму поступлений;
• фактически полученные платежи;
• процент выполнения плана;
• количество просроченных оплат.

При необходимости можно открыть карточку конкретного клиента, посмотреть полный график платежей или сразу перейти в сделку Битрикс24.

Что изменилось после внедрения

После запуска приложения компания полностью отказалась от ручного формирования графиков платежей и получила единый инструмент для контроля дебиторской задолженности. В результате удалось:

• автоматизировать создание графиков платежей;
• исключить ошибки при расчете рассрочки;
• автоматически формировать счета по каждому договору;
• ускорить подготовку документов для клиентов;
• получить актуальную аналитику по поступлению платежей и просроченной задолженности;
• контролировать дебиторскую задолженность без дополнительных таблиц и сторонних сервисов.

Первую рабочую версию приложения разработали примерно за 6–7 часов. Затем решение дорабатывали с учетом обратной связи клиента.