Автоматический расчет зарплаты с помощью Битрикс24 Вайбкод

Расчет зарплаты кажется простой задачей, пока не приходится учитывать почасовую оплату, дневные и ночные смены, разные ставки сотрудников, авансы и накопительные премии. Именно с этим столкнулась небольшая компания, которая занимается электромонтажными работами. Каждые две недели руководитель тратил до двух часов на расчеты в Excel, хотя все данные о работе сотрудников уже были в Битрикс24.

Битрикс24 Вайбкод помог автоматизировать этот процесс. Теперь вся информация обрабатывается прямо в CRM, а расчет зарплаты занимает несколько секунд.

«Когда отчеты сотрудников начали собираться в Битрикс24, стало понятно, что вся нужная информация уже есть. Оставалось убрать последний ручной этап — расчет зарплаты. Именно для этого мы использовали Вайбкод,  — Вячеслав Сорокин, руководитель партнера-интегратора The Best Check

О компании

Компания занимается электромонтажными работами. Бригады работают на разных объектах, а сотрудники получают почасовую оплату. При расчете зарплаты необходимо учитывать не только количество отработанных часов, но и дневные и ночные смены, индивидуальные ставки, авансы, а также накопительные квартальные и годовые премии.

Ежедневно монтажники фиксируют выполненные работы: указывают объект, время начала и окончания смены, а также описание выполненных задач. Все эти данные используются для расчета заработной платы, поэтому важно, чтобы они были точными и всегда находились в одной системе.

Как работает решение

Поскольку все необходимые данные уже собирались в Битрикс24, разработчикам не пришлось менять существующие бизнес-процессы. Задача заключалась в том, чтобы автоматически обработать эту информацию и заменить ручные расчеты в Excel полноценным инструментом внутри CRM.

Приложение работает поверх существующих смарт-процессов и использует уже собранные данные для расчета заработной платы. Перед началом работы администратор один раз настраивает параметры: указывает дневные и ночные ставки для каждого сотрудника, правила начисления квартальных и годовых премий, а также назначает права доступа. При появлении нового сотрудника достаточно добавить его в настройки — остальные параметры менять не требуется.

После этого руководителю остается выбрать сотрудника, расчетный период и при необходимости указать сумму ранее выплаченного аванса. Приложение автоматически анализирует все отчеты за выбранный период, подсчитывает дневные и ночные часы, применяет индивидуальные ставки, рассчитывает накопительные премии и определяет, должны ли они быть включены в текущую выплату.

По итогам обработки данных приложение формирует расчетный лист, в котором отображаются:

• все отчеты сотрудника за выбранный период;
• количество дневных и ночных часов;
• применяемые тарифные ставки;
• начисления по заработной плате;
• авансы;
• квартальные и годовые премии;
• итоговая сумма к выплате.

Каждый показатель связан с первичными данными из смарт-процессов, поэтому руководитель в любой момент может проверить расчет или перейти к конкретному отчету сотрудника. Готовый расчетный лист можно использовать внутри Битрикс24 или выгрузить в Excel.

Что изменилось после внедрения

Автоматизация позволила полностью отказаться от ручного расчета заработной платы. Вместо нескольких этапов с выгрузкой данных, проверкой формул и подсчетом начислений руководитель получил единый инструмент, который выполняет все операции за несколько минут.

В результате компания:

• сократила время на расчет заработной платы;
• исключила необходимость вести параллельный учет в Excel;
• снизила риск ошибок при начислениях;
• получила прозрачную детализацию каждого расчета;
• ускорила подготовку расчетных листов для сотрудников.

По оценке компании, автоматизация позволяет экономить около 48 часов рабочего времени в год только на расчете заработной платы.