Как с помощью Битрикс24 Вайбкод автоматизировать учет часов по клиентским проектам

Компании, которые оказывают услуги по сопровождению клиентов с почасовой оплатой, ежедневно работают с большим количеством задач. При этом важно контролировать, сколько часов уже потрачено, какие сотрудники работали над проектом и какой объем услуг еще остается по договору. Если эта информация хранится в разных местах или собирается вручную, подготовка отчетности занимает много времени, а руководителям становится сложнее оценить загрузку команды.

Alister — партнер-интегратор Битрикс24, который специализируется на трансформации отделов продаж. В последнее время компания активно разрабатывает собственные решения с помощью Битрикс24 Вайбкод для задач, которые невозможно закрыть стандартными инструментами.

Одной из таких разработок стал внутренний сервис для управления сопровождением клиентов. Компании требовалось в режиме реального времени контролировать загрузку сотрудников, учитывать потраченные часы по каждому проекту и быстро готовить понятные отчеты для клиентов.

Как работает решение

Дашборд автоматически собирает данные из Битрикс24 и отображает информацию о проектах, задачах, сотрудниках и затраченном времени. Руководителю больше не нужно вручную собирать сведения из разных мест — вся аналитика обновляется автоматически.

Контроль рабочего времени

Система показывает, сколько часов каждый сотрудник потратил на сопровождение клиентов. Руководитель может увидеть:

• общее количество отработанных часов;
• распределение нагрузки между сотрудниками;
• объем работ по каждому клиенту;
• затраты времени за выбранный период.

Это помогает контролировать загрузку команды и своевременно перераспределять задачи.

Аналитика по проектам и задачам

Для каждого клиента отображается детальная информация о выполненных работах. Можно посмотреть:

• список выполненных задач;
• исполнителей;
• количество часов по каждой задаче;
• суммарные трудозатраты по проекту.

Благодаря этому руководитель быстро понимает, на какие работы уходит больше всего времени.

Контроль остатка часов

Поскольку сопровождение продается пакетами часов, система автоматически рассчитывает остаток по каждому договору. В любой момент можно увидеть:

• сколько часов предусмотрено договором;
• сколько уже использовано;
• сколько часов осталось;
• насколько активно расходуется пакет услуг.

Это позволяет заранее планировать дальнейшую работу и своевременно обсуждать с клиентом продление сопровождения.

Автоматическая подготовка отчетов

По запросу дашборд автоматически формирует отчет по выполненным работам. В него включаются:

• перечень выполненных задач;
• количество затраченных часов;
• сотрудники, участвовавшие в работе;
• итоговые показатели за выбранный период.

Подготовка сообщения клиенту

После формирования отчета BitrixGPT помогает подготовить понятное сопроводительное сообщение для клиента. Нейросеть анализирует выполненные работы и составляет краткое описание результатов. Сотруднику остается проверить текст и отправить его вместе с отчетом.

Что изменилось после внедрения

После внедрения дашборда компания получила единый инструмент для управления сопровождением клиентов и контроля почасовых работ.

В результате удалось:

• автоматизировать учет рабочего времени;
• контролировать загрузку сотрудников;
• отслеживать трудозатраты по каждому проекту;
• видеть остаток часов по каждому клиенту;
• автоматически формировать отчеты;
• ускорить подготовку сообщений для клиентов с помощью BitrixGPT.