Автоматическое создание смет с помощью Битрикс24 Вайбкод

Подготовка сметы — один из самых трудоемких этапов в работе электромонтажной компании. Нужно подобрать материалы, проверить актуальные цены у поставщиков, определить стоимость работ, ничего не забыть и оформить документ для клиента. На одну смету могли уходить часы.

Команда The Best Check автоматизировала этот процесс с помощью Битрикс24 Вайбкод. Теперь большую часть работы система выполняет сама: подбирает материалы, получает актуальные цены, предлагает необходимые работы и формирует готовую смету прямо в CRM.

«Хотелось, чтобы руководитель мог составить смету прямо на объекте и сразу отправить ее клиенту, а не возвращаться в офис и несколько часов собирать документ вручную», — Вячеслав Сорокин, руководитель партнера-интегратора The Best Check. 

О компании

Компания занимается электромонтажными работами и регулярно готовит сметы для новых объектов. Во время выезда специалист определяет необходимые материалы и объем работ, после чего рассчитывает стоимость проекта для клиента.

До автоматизации сметы составлялись вручную. После встречи приходилось искать цены у поставщиков, подбирать связанные работы, переносить информацию в таблицу и только затем формировать итоговый документ.

Как работает решение

Основная задача заключалась в том, чтобы объединить весь процесс подготовки сметы в одном интерфейсе Битрикс24. Для этого команда The Best Check разработала приложение с помощью Битрикс24 Вайбкод, которое автоматизирует подбор материалов, расчет стоимости и оформление документов.

Главной задачей было объединить все этапы подготовки сметы в одном интерфейсе Битрикс24. Раньше специалист сначала фиксировал необходимые материалы, затем вручную искал их стоимость у поставщиков, рассчитывал работы и только после этого оформлял итоговую смету. Теперь все эти действия выполняются в одном приложении.

Подбор материалов

Работа начинается с выбора материалов. Достаточно начать вводить название позиции, после чего приложение предлагает подходящие варианты из каталога товаров Битрикс24. Для каждой позиции можно сразу указать необходимое количество, а система автоматически рассчитывает стоимость.

Одновременно приложение получает актуальные цены поставщиков. Специалист сразу видит стоимость материалов и может выбрать наиболее подходящий вариант без перехода на сторонние сайты и ручного поиска.

Автоматический подбор работ

После формирования списка материалов приложение автоматически предлагает работы, которые обычно выполняются вместе с ними.

Например, если в смету добавлены розетки, система автоматически включает их монтаж. При выборе кабель-каналов добавляются работы по их установке. Такая логика была сформирована на основе ранее подготовленных смет компании и позволяет значительно сократить ручную работу.

При необходимости специалист может скорректировать предложенный список или добавить любые дополнительные работы вручную.

Проверка сметы и формирование документа

После завершения подбора материалов и работ приложение формирует итоговую смету.

В одном окне отображаются:

• перечень материалов;
• стоимость каждой позиции;
• список работ;
• стоимость работ;
• итоговая стоимость проекта;
• отдельная сумма по материалам и монтажу.

После проверки приложение автоматически создает PDF-документ, который можно сразу отправить заказчику.

Интеграция с Битрикс24

После формирования сметы вся информация автоматически сохраняется в CRM.

Приложение:

• создает отдельную запись сметы;
• обновляет товары в сделке;
• сохраняет PDF-документ;
• связывает смету со сделкой и карточкой компании;
• сохраняет историю всех расчетов по каждому клиенту.

Благодаря этому сотрудникам не приходится повторно переносить данные или искать документы в разных системах — вся информация хранится в Битрикс24.

Мобильное приложение 

Для удобства работы на выезде команда The Best Check разработала мобильное приложение. Оно позволяет составлять сметы непосредственно на объекте, не возвращаясь в офис. Специалист может подобрать материалы, рассчитать стоимость работ и сразу сформировать готовое коммерческое предложение для клиента.

Что изменилось после внедрения

Автоматизация позволила отказаться от ручной подготовки смет. Вместо нескольких часов на поиск цен, оформление таблиц и подготовку документов специалист работает в одном интерфейсе и получает готовый результат за несколько минут.

В результате компания:

• сократила время подготовки смет;
• отказалась от ручного поиска цен у поставщиков;
• автоматизировала подбор типовых монтажных работ;
• исключила повторный ввод информации;
• получила возможность формировать PDF-смету сразу после расчета;
• сохранила всю историю смет и связанных документов внутри Битрикс24.

Подготовить коммерческое предложение теперь можно прямо во время встречи с заказчиком. Это не только ускоряет работу специалистов, но и позволяет быстрее согласовывать проекты, не откладывая подготовку сметы до возвращения в офис.