Заявка описывает потребность: что закупить, сколько, к какому сроку и для какого объекта. К ней прикладываются спецификация, фото и счёт, назначается ответственный снабженец.
Статус показывает, где сейчас закупка, комментарии и история изменений хранятся рядом. Фильтры по объекту, отделу, сроку и ответственному собирают нужный срез реестра.
У поставщика есть карточка: контакты, ответственный, условия поставки, договоры и файлы, история взаимодействия. Задача на запрос коммерческого предложения ставится оттуда же.
Настраиваемые поля хранят цену, срок и минимальную партию, поэтому предложения сравниваются в одном списке. Сегменты делят поставщиков по материалам, регионам и условиям.
Заявка и счёт идут по маршруту: руководитель утверждает сумму, бухгалтерия готовит оплату, инициатор видит движение. Задачи участникам ставятся автоматически, уведомления приходят каждому.
Договоры, счета, накладные и УПД хранятся рядом с закупкой, история согласований показывает, кто и когда утвердил условия.
У закупки стоят плановая дата поставки, текущий статус и ответственный. Задержка подсвечивается в общем списке, а уведомление уходит инициатору и руководителю.
Комментарий по поставке фиксируется в карточке: поставщик сдвинул отгрузку, машина в пути, груз принят. Отчёт по заявкам показывает, где регулярно срываются сроки.
Прораб подаёт заявку прямо с объекта: материал, количество, срок, фото и лист спецификации. Снабженец берёт её в работу, кладовщик отмечает приёмку, бухгалтерия получает документы.
Задачи связаны с календарём работ, поэтому видно, к какому этапу нужен материал. У каждого объекта свой срез реестра и своя история поставок.
Мобильное приложение открывает заявки, задачи, контакты поставщиков и файлы. Статус меняется прямо на складе или у поставщика, фото приёмки прикладывается на месте.
Уведомление о новой заявке и о согласованном счёте приходит на телефон. Поиск находит нужную закупку по объекту, материалу или названию поставщика.
Новая заявка сама уходит нужному снабженцу по правилу распределения, роботы ставят задачи, шлют уведомления и напоминают о дедлайне. Маршрут согласования запускается по сумме закупки.
Типовые процессы собираются из шаблонов в визуальном конструкторе. Настроить сценарий под свои правила снабжения способен сам руководитель отдела.
Пока заявки живут в чатах и файлах, общей картины нет ни у кого. В реестре у закупки есть всё:
- Единый список заявок со статусами и сроками
- Ответственный и задачи на каждом шаге
- База поставщиков с историей коммуникаций
- Документы и согласования рядом с заявкой
- Уведомления о просрочках и отчёты для руководителя
Пять шагов, с которых начинают отдел снабжения:
- Опишите процесс: кто создаёт потребность, кто согласует, кто закупает и принимает
- Настройте поля и статусы: объект, материал, количество, срок, бюджет, счёт
- Создайте роли: заявитель, снабженец, руководитель, бухгалтерия, склад
- Подключите документы и обсуждение к каждому этапу закупки
- Добавьте напоминания, маршруты согласования и отчёты
Что проверить до перевода отдела в систему:
- Реестр заявок со статусами, сроками и ответственными
- База поставщиков, договоры, счета и накладные
- Согласование заявок и счетов по маршруту
- Уведомления о задержках поставки
- Мобильное приложение для объекта и дороги
- Роли заявителя, снабженца, бухгалтерии и руководителя
- Отчёты по закупкам и просрочкам
в Битрикс24 Маркетплейс
В Маркетплейсе есть готовые конфигурации под закупочный процесс и работу с поставщиками: реестр заявок, статусы, роли и маршруты согласования уже собраны.
Рядом — решения для строительных и производственных компаний с объектами и материалами, конструкторы договоров и счетов, наборы отчётов по закупкам.
В Маркетплейсе доступны обмен с 1С и учётными системами, складские и ERP‑коннекторы, электронный документооборот и электронная подпись, загрузка спецификаций из XLS, телефония и мессенджеры.
Через API и приложения контур снабжения достраивают под правила компании, а нужное решение находится поиском по каталогу.
Битрикс24 под ваше снабжение
Специалисты настроят Битрикс24 под ваши процессы: учтут структуру компании, этапы работы и требования отрасли. Вы получите готовую систему, которая соответствует задачам бизнеса.
9 000+ сертифицированных компаний‑партнеров по всей стране — можно работать онлайн или с интегратором в вашем регионе. Тысячи реализованных проектов и глубокая отраслевая экспертиза.