Тысячи задач, четыре системы и контроль сроков: проектный модуль на Битрикс24 Вайбкод
У крупного застройщика может быть много проектов в работе, а значит большое количество одновременных задач. Одни подразделения работают в Битрикс24, другие используют 1С, различные системы документооборота и т.д. Но что делать, если руководителям нужно видеть общее положение дел в компании: какие проекты идут по плану, где приближается срыв сроков и на что стоит обратить внимание в первую очередь?
О компании
Smart Business — партнер-интегратор, который более семи лет работает с экосистемой Битрикс24. Команда внедряет корпоративные порталы, связывает их с другими продуктами и разрабатывает приложения под процессы конкретных компаний.
Для одного из своих клиентов — крупного застройщика — интегратору нужно было объединить управление большим портфелем проектов, так как среди большого количества задач трудно быстро определить, где возникает задержка и какой проект требует вмешательства.
Для решения этой проблемы команда Smart Business разработала с помощью Битрикс24 Вайбкод полноценное приложение, которое позволяет руководителям в режиме одного окна следить за положением дел на всех проектах.
Как работает решение
Приложение собирает сведения из Битрикс24, 1С, системы документооборота и Microsoft Project. Руководитель открывает общий обзор портфеля, а затем может перейти к конкретному проекту, контрольной точке или задаче.
Искусственный интеллект анализирует собранные данные, отмечает риски и готовит рекомендации. Если срок или предполагаемая задержка меняются, прогноз можно пересчитать и посмотреть, как новый сценарий повлияет на проект.
Обзор портфеля
На главном экране руководитель видит состояние всех проектов: процент готовности, отклонения от плана и ближайшие контрольные точки. Отдельно отображаются проекты, которым требуется внимание.
Список можно отфильтровать и оставить только проблемные проекты либо, наоборот, посмотреть те, которые идут по графику. Так руководителю не приходится последовательно открывать каждый проект и проверять его задачи. Из общего обзора можно перейти к нужной контрольной точке и посмотреть, почему она оказалась под угрозой.
Контрольные точки
Для каждого проекта задаются контрольные точки. Модуль показывает их состояние: работа идет по плану, срок находится под угрозой, точка уже просрочена или готова к закрытию. Если появляется риск невыполнения, контрольная точка выделяется в интерфейсе. Руководитель сразу видит, к какому проекту она относится и сколько времени осталось до срока.
Так внимание переключается с уже зафиксированных просрочек на события, которые еще можно предотвратить.
Реестр задач
В отдельном разделе собраны задачи из Битрикс24 и других подключенных систем. По каждой видно состояние выполнения, наличие просрочки и возможные риски. Руководитель может перейти от портфеля к проекту, а затем — к конкретной задаче, которая влияет на срок. Это помогает разобраться в причине отклонения, не собирая сведения по нескольким программам.
Подразделения при этом продолжают вести работу в привычных продуктах. Новый модуль не заменяет их, а собирает данные для общего контроля.
Анализ рисков
Искусственный интеллект проверяет состояние задач и контрольных точек. Например, до окончания согласования документации осталось шесть дней, а степень готовности все еще низкая. Модуль подсвечивает такую ситуацию до наступления просрочки.
Риски видны как в карточках отдельных проектов, так и в специальном разделе. Руководитель получает не общий сигнал о проблеме, а объяснение: какой этап задерживается, сколько времени осталось и почему срок оказался под угрозой.
ИИ также готовит рекомендации по проблемным участкам. Их можно использовать как отправную точку для решения: проверить согласование документации, уточнить состояние задачи или вмешаться в работу конкретного проекта.
Сценарии задержки
Для задачи или контрольной точки можно проверить несколько вариантов развития событий. Например, посмотреть, что произойдет с проектом при задержке на пять, семь или четырнадцать дней. После изменения срока система пересчитывает прогноз и обновляет рекомендации. Руководитель видит не только текущую проблему, но и возможные последствия разных сценариев.
Такой расчет особенно важен для связанных проектов: задержка одного этапа может повлиять на последующие работы и итоговый срок.
Что получилось
Руководителям больше не нужно просматривать проекты по очереди и отдельно сопоставлять данные из нескольких программ. В одном модуле они видят состояние портфеля, ближайшие контрольные точки, просроченные задачи и участки, где сроки только начинают оказываться под угрозой.
В приложении уже можно:
- просматривать состояние всего портфеля проектов;
- отделять проблемные проекты от тех, которые идут по плану;
- контролировать готовность и сроки контрольных точек;
- работать с общим реестром задач;
- собирать данные из Битрикс24, 1С, документооборота и Microsoft Project;
- находить риски с помощью искусственного интеллекта;
- получать рекомендации по проблемным участкам;
- рассчитывать сценарии задержки на разные сроки;
- пересчитывать прогнозы при изменении исходных условий.
Первую версию с интеграцией Битрикс24 команда Smart Business подготовила практически за день. Расширенный вариант с данными из других систем и анализом рисков собрали за два-три дня с помощью Битрикс24 Вайбкод.
