Как с помощью Битрикс24 Вайбкод заменить сложные бизнес-процессы ИИ-диспетчером задач

Бизнес-процессы хорошо справляются с типовыми задачами. Но когда у каждого клиента свои сроки, исполнители и правила работы, поддерживать такую систему становится все сложнее. Любое изменение приходится вносить вручную, а количество условий и исключений постоянно растет.

Поэтому компания «Финтерия» вместо очередной доработки бизнес-процессов я попробовала другой подход — разработала с помощью Битрикс24 Вайбкод собственного ИИ-ассистента для постановки задач.

О компании

«Финтерия» — небольшая компания, оказывающая услуги бухгалтерского аутсорсинга. В команде работают три-четыре сотрудника, которые сопровождают более 30 клиентов. Помимо стандартного бухгалтерского учета в спектр задач входит сопровождение продавцов на маркетплейсах и помощь клиентам с управленческим учетом.

Для автоматизации работы компания несколько лет использовала бизнес-процессы Битрикс24. Однако со временем система становилась все сложнее: требования клиентов постоянно менялись, появлялись новые исключения, менялись сроки и исполнители. Каждое изменение приходилось вносить вручную, а логика процессов становилась все более разветвленной. За несколько лет компания трижды привлекала интеграторов и потратила около 800 тысяч рублей на настройку автоматизации, но проблема так и не была решена.

Как работает решение

Вместо большого количества бизнес-процессов компания разработала собственного ИИ-диспетчера задач. Основой решения стало расписание, в котором для каждой задачи хранятся все необходимые параметры:

• название;
• описание;
• исполнитель;
• постановщик;
• дедлайн;
• чек-листы;
• периодичность выполнения.

По сути, расписание стало единым источником данных для постановки задач. Если параметры меняются, достаточно изменить одну запись — никаких новых веток бизнес-процессов создавать не нужно.

Автоматическая постановка задач

По заданному расписанию ИИ-диспетчер самостоятельно создает задачи в Битрикс24. Он берет данные из расписания и формирует задачу уже с нужными параметрами:

• правильным исполнителем;
• актуальным дедлайном;
• необходимым описанием;
• нужным чек-листом.

После выполнения операции агент отправляет отчет о том, какие задачи были созданы.

Изменение расписания через чат

Еще одна особенность решения — сотрудникам больше не нужно самостоятельно искать нужную запись в расписании. Достаточно написать ассистенту, например изменить дедлайн или добавить новую задачу для конкретного клиента. Далее ИИ проанализирует запрос, внесет изменения в расписание, после чего новые параметры автоматически будут использованы при постановке следующих задач.

Работа с расписанием и задачами

Через чат сотрудники могут не только изменять расписание, но и получать информацию по клиентам. Ассистент помогает:

• посмотреть все задачи конкретного клиента;
• проверить расписание;
• добавить новую задачу;
• изменить параметры существующей задачи.

Благодаря этому бухгалтерам больше не нужно обращаться к руководителю или разбираться в логике бизнес-процессов.

Использование языковой модели для «человечного» общения

Для общения с пользователями в приложение была встроена языковая модель. Вместо заранее прописанных команд сотрудники могут писать запросы обычным языком. При этом разработка продолжает развиваться: новые сценарии общения постепенно добавляются по мере использования системы.

Что изменилось после внедрения

На разработку решения ушло около трех недель (с учетом того, что у руководителя компании не было опыта в разработке). После запуска Финтерии удалось:

• отказаться от сложной системы ветвящихся бизнес-процессов;
• автоматизировать постановку задач с учетом индивидуальных параметров каждого клиента;
• дать сотрудникам возможность самостоятельно менять расписание через ИИ-ассистента;
• сократить время на поддержку автоматизации;
• заменить дорогостоящие доработки бизнес-процессов более гибким решением с помощью Битрикс24 Вайбкод.