У поставщика есть карточка: контакты, ответственный менеджер, условия поставки, договоры, счета и коммерческие предложения. История переговоров лежит там же.
Закупочная заявка идёт по статусам от потребности до поставки, к ней прикрепляются задачи и комментарии. Поиск, фильтры и сегменты по категориям достают нужного поставщика за секунды.
В процессе участвуют инициатор заявки, закупщик, юрист, бухгалтерия и руководитель — у каждого своя роль и свои права доступа. Маршрут согласования описывает, кто и в какой момент подключается.
Уведомления о новых заявках и задержках приходят ответственным, а руководитель видит статусы и результаты работы отдела в общих отчётах.
Тендер заводится карточкой: заказчик или площадка, сумма и условия, ответственный менеджер, срок подачи заявки, этап участия и пакет документов.
Задачи по подготовке распределены между юристом, бухгалтерией и закупщиком, комментарии и история изменений хранятся рядом. Результат фиксируется в той же карточке — вместе с причиной.
Этапы участия выстроены в воронку, и каждый тендер стоит на своей стадии:
- Тендер найден и внесён в работу
- Оценка участия: сумма, условия, ресурсы
- Подготовка и согласование пакета документов
- Подача заявки и ожидание результата
- Итог: выигран или проигран, с записанной причиной
Закупочная заявка, счёт и участие в тендере идут по заданному маршруту: юрист проверяет условия, бухгалтерия смотрит оплату, руководитель утверждает сумму.
Роботы ставят задачи участникам, напоминают о дедлайне и подсвечивают просрочку. Маршрут собирается в визуальном конструкторе под реальные правила компании, а не под чужой шаблон.
Договоры, счета, коммерческие предложения, тендерная документация, уставные документы и сертификаты хранятся у карточки поставщика, заявки или тендера.
Договор и счёт собираются по шаблону с подстановкой реквизитов, у файлов остаётся история версий, а доступ к папке определяется ролью сотрудника.
Отчёты показывают число заявок и их статусы, активные тендеры, выигранные и проигранные с причинами, просроченные задачи и загрузку ответственных.
Поставщики группируются по категориям, суммы закупок считаются по тем данным, которые ведутся в карточках. Разбор проигрышей перестаёт быть разговором по памяти.
Пока закупка живёт в трёх местах, единой картины нет. В системе она собрана в одну карточку:
- Поставщики, заявки и тендеры в общей базе
- Задачи, сроки и ответственные у каждого шага
- Документы рядом с закупкой, а не в чужой почте
- Согласования и уведомления вместо звонков
- Отчёты по статусам, результатам и причинам отказов
Порядок, который отдел проходит на старте:
- Опишите процесс: от заявки до результата
- Настройте карточки закупки и тендера: поля, статусы, сроки
- Назначьте роли: закупщик, юрист, бухгалтерия, руководитель
- Добавьте документы и обсуждение к каждому этапу
- Включите напоминания, согласования и отчёты
Список, по которому систему проверяют до внедрения в отделе:
- База поставщиков и карточки закупок и тендеров
- Статусы, этапы и контроль сроков подачи
- Хранение документов рядом с процессом
- Задачи, ответственные и напоминания
- Настраиваемые маршруты согласования
- Отчёты, роли и права доступа
- Возможность доработать процесс под правила компании
в Битрикс24 Маркетплейс
В Маркетплейсе есть готовые конфигурации под закупочный и тендерный процесс: карточка тендера, этапы участия, статусы заявок и роли уже собраны.
Рядом — конструкторы договоров и счетов, шаблоны маршрутов согласования, наборы отчётов по поставщикам.
В Маркетплейсе доступны обмен с 1С и учётными системами, электронный документооборот и электронная подпись, сервисы поиска тендеров и загрузки их в карточки, почта, телефония и BI‑отчёты.
Через API и приложения закупочный контур достраивают под правила компании, а нужное решение находится поиском по каталогу.
Битрикс24 под закупки и тендеры
Специалисты настроят Битрикс24 под ваши процессы: учтут структуру компании, этапы работы и требования отрасли. Вы получите готовую систему, которая соответствует задачам бизнеса.
9 000+ сертифицированных компаний‑партнеров по всей стране — можно работать онлайн или с интегратором в вашем регионе. Тысячи реализованных проектов и глубокая отраслевая экспертиза.