Как с помощью Битрикс24 Вайбкод автоматизировать планирование проектов и загрузки команды
Когда в компании одновременно идет несколько проектов, руководителю недостаточно видеть только список задач. Нужно понимать, какие работы связаны между собой, кто их выполняет, укладываются ли они в сроки и сколько времени у конкретного сотрудника уже занято в других проектах.
О компании
Вебфлай — партнер-интегратор Битрикс24 с опытом автоматизации проектных компаний и медицинских организаций. Команда внедряет корпоративные порталы, интегрирует Битрикс24 с внешними системами и разрабатывает приложения под задачи конкретных компаний.
Новое решение Вебфлай разработала для собственных проектных команд. Оно дополняет стандартные возможности Битрикс24 и связывает планирование задач с фактической загрузкой сотрудников (ресурсное планирование с диаграммой Ганта).
Как работает решение
Приложение собирает данные из проектов и задач Битрикс24 и показывает их в отдельном интерфейсе. Руководитель может перейти от общего плана проекта к конкретным задачам, а затем посмотреть, как их выполнение влияет на загрузку команды.
Планирование задач
В основе приложения — обновленная диаграмма Ганта. В ней отображаются основные задачи и подзадачи, сроки, статусы и исполнители. Задачи, связанные со сделками, отмечаются отдельным индикатором: руководитель сразу видит, какие работы относятся к коммерческим проектам.
Для разных сценариев предусмотрено два представления. В первом отображаются сроки и статусы, во втором — только взаимосвязи между задачами и ход выполнения работ. Задачу можно открыть прямо из диаграммы, а оттуда — перейти к ее редактированию или создать новую с привязкой к проекту.
Контроль сроков и фактических часов
При планировании руководитель задает дедлайн и количество часов, которое должно уйти на работу. После начала выполнения приложение сопоставляет план с фактом.
Например, на написание технического задания запланировали 64 часа, а по трекингу сотрудник уже потратил 66. Система отмечает перерасход и показывает, сколько времени было затрачено и сколько осталось. Если задачи пересекаются или не укладываются в заданные сроки, это также отображается непосредственно на диаграмме.
Загрузка сотрудника
Отдельный блок показывает, сколько времени сотрудник уже занят задачами. Причем приложение учитывает не только выбранный проект: руководитель видит активные задачи этого человека и в других проектах.
Например, если сотруднику планируют загрузку на восемь часов, система может показать, что два часа из этого времени уже заняты другой задачей. Руководитель понимает реальную доступность человека еще до того, как назначит ему новую работу.
Учет рабочего графика и отсутствий
Доступную емкость сотрудника приложение получает из его рабочего графика в Битрикс24. В расчет попадают персональные графики, графики отделов и общие настройки. Если сотрудник уходит в отпуск или на больничный (поддержка функционала «График отсутствий» Битрикс24), его доступное время автоматически уменьшается. Поэтому план строится не от условных восьми часов в день, а от фактической доступности человека.
Система также показывает свободные часы и переработку. Для контроля используют заданный диапазон загрузки: если нагрузка выходит за установленную границу, это сразу видно в интерфейсе.
Перенос задач между сотрудниками
Если задача не помещается в график или исполнитель недоступен, ее можно перетащить на другого сотрудника. Новый исполнитель автоматически подставляется в задачу, после чего руководитель сразу видит его обновленную загрузку.
Для задач из чужого проекта предусмотрен отдельный сценарий. Руководитель видит название работы и может отправить постановщику запрос на освобождение сотрудника в нужный период. Ответственный получает сообщение непосредственно в задаче и может согласовать перенос либо отказаться от него.
Выравнивание нагрузки
Когда в графике появляется перегруз, руководитель может запустить автоматическое выравнивание. Система учитывает приоритеты задач и переносит работы так, чтобы освободить перегруженные периоды.
Изменения также можно отменить, если руководителю нужно сохранить первоначальный план.
Работа при потере соединения
В приложении предусмотрено кеширование. Если связь с сервером временно пропадает, сотрудник видит последние загруженные данные, а внесенные изменения сохраняются. После восстановления соединения информация синхронизируется с сервером.
Что получилось
Руководитель может увидеть не только сроки отдельных задач, но и их влияние на общий график сотрудника, включая работы из других проектов и периоды отсутствия.
В приложении уже можно:
- планировать задачи и подзадачи на несколько месяцев;
- видеть связи задач со сделками;
- сравнивать плановые и фактические часы;
- учитывать загрузку сотрудника по всем проектам;
- учитывать отпуска, больничные и рабочие графики;
- переносить задачи между исполнителями;
- отправлять запросы на освобождение сотрудника;
- автоматически выравнивать перегруженный график;
- разграничивать представления для руководителей и сотрудников.
Первую рабочую версию команда собрала примерно за полторы-две недели. Сейчас инструмент уже используют внутри Вебфлай и продолжают дорабатывать по обратной связи. Следующий этап — добавить отчетность по ресурсам и затратам, а также показатели эффективности сотрудников с отработкой заработной платы и бонусам по проектам.
