Отчёт PRO Активность в CRM

Отчёт PRO Активность в CRM — это инструмент контроля работы менеджеров в CRM. Позволяет руководителю видеть реальную загруженность команды, скорость обработки и качество ведения данных. В одном отчёте собраны ключевые показатели: активность сотрудников, структура нагрузки и соблюдение сроков. Это позволяет управлять не только результатами, но и самим процессом работы с клиентами.

По умолчанию в отчёте отображаются дела, созданные за последний год. Для получения полной картины рекомендуется установить фильтр с даты создания портала.

1. Период — выборка дел по фильтру «Дата создания» (по умолчанию: Сегодня −365 дней).

2. Месяц — последний календарный месяц Периода, с 1-го числа (по умолчанию: Текущий месяц).

3. Старых — дела, созданные до начала месяца.

4. Новых — дела, созданные с начала месяца.

5. Закрытых — дела в любых финальных стадиях.

6. Открытых — дела в любых промежуточных стадиях.

7. Прогноз — Сумма успешных / Сегодняшнее число * Дней в месяце.

Отчёт PRO Активность в CRM состоит из восьми вкладок: Дашборд, Динамика, Нагрузка, Активность, Скорость, Сроки, Качество и Анализ. Каждая вкладка отвечает за отдельный аспект работы с делами в CRM.

Позволяет быстро оценить текущее состояние CRM:

• Динамика: по годам — общее количество дел за каждый год.

• Нагрузка: за месяц — дела, участвующие в работе за последний месяц.

• Динамика: количество по статусам — «Завершено», «Ожидается» и «Завершено автоматически»

• Нагрузка: дела по компаниям — сколько открытых и закрытых дел находятся на клиентах.

• Активность: забытых, активных, горячих — круговая диаграмма анализа работы над делами.

• Активность: закрытые — дела, завершенные в текущем месяце.

• Скорость: закрытых — средняя длительность завершенных дел.

• Сроки: открытых — просрочено и вовремя.

• Качество: ошибки.

Отвечает на вопрос «Сколько всего дел на портале?».

Все дела разделяются на Старые закрытые (созданные и завершенные до начала месяца) и Нагрузку (то, что участвовало в работе в течение месяца).

• Все дела — полный объём данных.

• Самое раннее дело — начало периода анализа.

Графики помогают увидеть влияние маркетинга и рост нагрузки.

Отвечает на вопрос «Какие дела участвуют в работе за месяц?».

Дела делятся на Старые открытые (создано до начала текущего месяца и не закрыто на начало этого же месяца) и Новые (создано в этом месяце).

График динамики по месяцам позволяет оценить, накапливаются ли старые дела, успевают ли менеджеры их обрабатывать и как проявляется сезонность.

Отвечает на вопрос «Кто активно работает с делами, а кто забывает?». Категориями оценки являются:

• Забытые >30 дней — нет активности более 30 дней.

• Активные от 4 до 30 дней — дела с активностью за 30 дней кроме горячих.

• Горячие за 3 дня — есть активностью за последние 3 дня.

• Закрытые — дела завершены с начала месяца.

• Нагрузка — дела, участвующие в работе в течение месяца.

Это позволит увидеть потерянные точки контакта и дисциплину команды.

Отвечает на вопрос «Где задержки при обработке дел?». Под длительностью подразумевается промежуток от даты создания до сегодня — для открытых, и до даты завершения — для закрытых

Для руководителя это инструмент поиска узких мест: сколько дней дела находятся на стадии «Ожидается», почему теряется время, и как нужно перераспределить нагрузку, чтобы улучшить ситуацию.

Отвечает на вопрос «Как соблюдаются сроки в открытых делах?». Дела делятся на  Просроченные (срок прошел, а дело еще не закрыто) и Вовремя (срок еще не наступил). Это поможет выявить нарушения дедлайнов и системные задержки.

Эта вкладка показывает возможные ошибки в делах CRM:

• Ранний срок — дела со Временем завершения дела < Дата создания.

• Поздний срок — дела со Временем завершения дела > Сегодня.

• Забытые — дела без активности >30 дней

• Без менеджера — открытые дела с уволенным ответственным.

• Нет времени завершения — закрытые дела с незаполненным полем «Время завершения дела»

Эти ошибки напрямую влияют на точность аналитики.

• Сотрудники — как распределяется работа между менеджерами, кто перегружен, а кто имеет свободный ресурс.

• Сущности — где сосредоточена основная нагрузка: в лидах, сделках, контактах или компаниях.

• Компании — с какими клиентами связано больше всего активности менеджеров

• Типы активности — что превалирует: письма, звонки или пользовательские действия.

«Рейтинг влияния» в таблицах поможет быстро понять, на что нужно обратить внимание и на что тратится рабочее время отдела продаж.

Анализ

Таблица с полным списком дел. Она позволяет сортировать данные и быстро находить нужные строки с помощью поиска. Стоит отметить, что прямой ссылки на дело CRM нет, но можно открыть страницу «Мои дела», это будет полезно для детального разбора и оперативных проверок.

Для уточнения данных можно воспользоваться фильтрами:

• по дате создания, сущности, приоритету и статусу дела;

• по ответственному сотруднику и его статусу (работает или уволен);

• по компании, типу активности и ее направлению (входящее или исходящее);

• метрикам Динамики (Нагрузка / Старые закрытые) и Нагрузки (Новые и Старые открытые);

• метрикам Активности (Активные / Горячие / Забытые / Закрытые);

• метрикам Сроков (Вовремя / Закрытые / Просроченные);

• и метрикам Качества (Без менеджера / Забытые / Нет суммы / Поздний и ранний срок / Без ошибок).

Фильтры гибкие — можно выбрать сразу несколько значений, чтобы получить более точную картину. Это особенно удобно, если нужно получить отчет только по конкретному сотруднику или проекту.

Отчет можно сохранить в JPEG, PDF либо сразу отправить в чат — достаточно выбрать фильтры и нажать кнопку в правом верхнем углу.  Данные в отчете кэшируются на один час с момента его первого открытия. Чтобы их обновить, перейдите в BI Конструктор, откройте Настройки → Общие настройки. Нажмите «Обновить данные». Данные обновятся во всех отчетах.

Отчёт PRO Активность в CRM предназначен для руководителей, которым важно видеть реальное движение и управлять отделом продаж системно.

Для глубокого анализа лидов используйте Отчёт PRO Лиды. Когда возникает необходимость глубже разобраться в процессах продаж, подойдёт Отчёт PRO Сделки — более 100 метрик по воронке, конверсии и эффективности.  А чтобы понять, как эта нагрузка реализуется в ежедневной работе команды, используйте Отчёт PRO Задачи.

Анонсы обновлений, короткие видео-гайды и практичные подсказки по работе с отчётами в Битрикс24 в Telegram.