Передача дел

Передача дел — приложение, которое сделает вашу жизнь проще и приятнее. Позволяет передавать дела от уволенных или временно отсутствующих сотрудников в несколько кликов. Невероятная экономия нервов, времени и денег.

Решение позволяет быстро назначить нового ответственного для:

— Контактов и Компаний.

— Лидов, Сделок, Предложений и Счетов.

— Дел CRM, Универсальных дел и Задач.

— Элементов смарт-процессов (NEW).

Видео про приложение и анонсы релизов

Приложение закрывает два самых распространенных сценария работы:

• Поиск забытых дел у уволенных из компании сотрудников (есть и в мобильной версии!).

• Передача дел от одного сотрудника другим. Это может быть: отпуск, больничный, декрет или смена профиля деятельности — например, больше не занимается Сделками данного типа.

Какую бы из задач вам не предстояло решить, делать это в рамках стандартного функционала Битрикс24 крайне трудоёмко. С уже уволенными сотрудниками — особенно сложно. Там выстраивается целая череда действий с временным возвращением уволенного в действующие, и с ручным переносом сущностей.

Все это приходится делать потому, что CRM Битрикс24 не контролирует закрытие Сделок, Лидов и других дел в момент увольнения сотрудника. Именно поэтому накапливаются объекты, в которых ответственным остался уволенный сотрудник.

Тут и приходит на помощь — Автоматический поиск, который позволяет вовремя найти и быстро передать забытые дела.

Важно! Для каждой сущности можно выбрать сотрудника, которому будут переданы дела. Например, вы можете передать Контакты одному человеку, Лиды другому, а Компании третьему, что очень удобно. Более того, вы можете выбрать сразу несколько сотрудников для передачи. В этом случае дела равномерно будут распределены между выбранными сотрудниками.

Приложение позволяет открыть список дел и сущностей CRM. Кликнув на выбранную строчку, вы сможете перейти к любой заинтересовавшей вас Задаче, Лиду, Сделке или Компании. В мобильной версии приложения по умолчанию выбраны все дела во всех сущностях — для того, чтобы передавать было еще проще и быстрее. А также там более удобный поиск по сотрудникам.

Временная передача дел с возвратом по работающим сотрудникам.

Почти ничем не отличается от автоматического поиска по уволенным. С той лишь разницей, что сначала вам нужно выбрать сотрудника, чьи дела и задачи вы собираетесь передавать.

В строке поиска введите Фамилию, Имя и должность сотрудника — и приложение в несколько секунд формирует список Компаний, Лидов, Сделок, Счетов и прочих задач. Выбираем преемника или преемников и передаем дела.

После того как сотрудник возвращается из отпуска, командировки, или выходит с больничного — вы можете одним кликом вернуть временно переданные дела.

В Истории хранится вся информация по передачам и возвратам с сортировкой по сотрудникам, дате и количеству переданных дел.

Чат-бот с уведомлениями.

Для того, чтобы новый ответственный вовремя обработал переданные ему дела – ему направляется сообщение с информацией о том, сколько сущностей ему было передано, от кого, а также ссылка на детализацию передачи дел в приложении. При временной передаче и возврате дел — сообщение придет обоим участникам.

При каждом запуске приложение анализирует оргструктуру компании, и, если были изменения (увольнение, новая должность, смена руководителя отдела или структуры отделов) — сообщает об этом непосредственному руководителю отдела. Это позволяет вовремя узнать о необходимости перераспределить дела.

При увольнении сотрудника приложение повторяет напоминания руководителю, пока не будут разобраны все «хвосты». Это помогает избавиться от потерянных дел и поддерживать порядок на портале. Частоту напоминаний можно регулировать в Настройках. Обратите внимание- по умолчанию уведомления отключены!

Ещё один важный момент! Доступен поиск Задач не только по Ответственному, но и по Постановщику или Наблюдателю. При ручной передаче в Битрикс24 ищут только по Ответственному.

Чек-бокс «Связанные сущности» позволит передать родительские сущности Компания и Контакт вместе со всеми дочерними. Для чего это нужно:

1. Одним кликом передавать от уволенных их Компании, в которых остались их Контакты, Сделки, Задачи и так далее.

2. Навести порядок в ведении клиентской базы — чтобы в B2B-компаниях был единый ответственный везде.

Еще раз подчеркнем — при передаче Связанных сущностей не учитывается текущий ответственный, и сущности передаются полностью, вместе с родительской. Пример: на уволенном есть Сделка с Контактом, но сам Контакт привязан к Компании — а у нее ответственный другой, действующий сотрудник. Открыв Связанные сущности — вы получаете возможность передать одним кликом эти сущности. Приложение покажет те связи, которые касаются данного сотрудника, но не «вообще всё» — для этого пришлось бы перебирать всю CRM, а это слишком долгий запрос. Учитываются те дела и задачи, которые есть в родительской сущности — Контакте или Компании, а также задачи в Сделках. Кроме того, мы рекомендуем передавать по 1 связи за раз (например одну Компанию, в которой несколько Сделок, Счетов, Задач и так далее) 1 преемнику.

Мобильная Передача дел.

Для того, чтобы разбирать дела после уволенных стало еще проще и быстрее — доступна мобильная версия приложения с двумя режимами: Поиск забытых дел уволенных и Завершение задач. Поиск забытых дел практически не отличается от десктоп-версии, но с более удобным интерфейсом, а Завершение — совершенно новый режим, который на текущий момент доступен только на смартфонах.

В нем можно увидеть, сколько у вас на портале осталось ненужных задач, в которых уволенные были Ответственными или Постановщиками и завершить их в пару кликов. Само завершение не отображается в истории, но при этом в каждой такой задаче появляется комментарий “Завершено через приложение Передача дел”. Теперь не нужно искать и вручную закрывать какие-то невостребованные задачи, достаточно открыть мобильный телефон — и просто и быстро их все завершить!

Приложение решает проблему массовой передачи дел другим сотрудникам. Также его можно использовать для поиска потерянных дел на портале. Больше никаких утомляющих действий по смене ответственного и многих часов труда. Всего 2 клика и все решено!

Подробнее про права доступа читайте на странице о приложении.

Анонсы приложений и обратная связь