Диагностика CRM

Диагностика CRM — приложение для регулярного контроля качества данных в Битрикс24. Помогает быстро понять, где в клиентской базе накопились проблемы, увидеть их количество по разным направлениям и отслеживать, становится ли CRM чище после наведения порядка.

Комплексная диагностика объединяет десять проверок в одном запуске:

1. Нормализация контактов;

2. Ошибки привязки;

3. Передача дел;

4. Клиенты без данных для связи;

5. Дубли контактов и компаний;

6. Сегментация клиентов;

7. Лишние пользователи;

8. Лишние поля CRM (NEW);

9. Единый ответственный (NEW);

10. Файлы уволенных (NEW).

После завершения отображается общее количество найденных проблем и результат каждой выполненной проверки.

Ваши данные в безопасности!

1. Учитываются права текущего пользователя. В зависимости от настроек доступа к сущностям CRM конфиденциальная информация скрывается. Сотрудник без доступа к CRM вообще не увидит никаких клиентов. Сотрудник, у которого права настроены только на «свои» – увидит только их. Сканирование по всем данным доступно только администраторам портала.

2. Локальная обработка данных. Данные обрабатываются только в вашем браузере и не передаются на сторонние серверы.

AI-диагностика (NEW) анализирует сделки и помогает найти одну конкретную точку внимания в продажах. Не абстрактный совет, а вывод на основе данных вашей CRM: что происходит, почему это важно, что стоит сделать и как потом проверить результат.

Если данных недостаточно или явной точки внимания нет, рекомендация не формируется. При необходимости можно выбрать, какие воронки считать продажами, и повторить анализ.

Нормализация контактов

Для правильного поиска дублей и других автоматических операций важно, чтобы контакты для связи в базе клиентов хранились в одинаковом и правильном формате. Диагностика CRM проверяет форматирование полей Телефон, Email и Сайт у компаний, контактов и незакрытых лидов. Найденные ошибки можно исправить в приложении Автоформат полей CRM

Ошибки привязки

Для того, чтобы полноценно работать с  B2B и B2C клиентами — сами данные должны быть актуальными: все нужные контакты привязаны к компаниям. Так бывает не всегда: менеджеры в запаре могут про это забывать, и в результате остаются «ничейные» контакты, которые найти вручную очень сложно, особенно на больших порталах.

Диагностика CRM ищет компании и контакты с совпадающими телефоном, email или сайтом, но без связи между записями, а также компании и контакты с email, но без сайта. Если такие найдены — в приложении Умная привязка контактов к компании можно будет автоматически привязать контакты к нужным компаниям.

Передача дел

При увольнении сотрудника в CRM могут остаться «бесхозные» клиенты, которых забыли передать новому менеджеру. В этой проверке анализируются не только контакты и компании, которые числятся на уволенных сотрудниках, но и их незакрытые сделки, задачи и другие сущности.

Если такие есть — приложение Передача дел поможет их делегировать их другому ответственному.

Клиенты без данных для связи

Это те контакты (или компании), в которых совсем нет контактов для связи: не заполнены поля Email, Телефон, Мессенджер или Сайт. Такие клиенты только мешают работе менеджеров и засоряют клиентскую базу, поэтому рекомендуется внимательно просмотреть их в приложении Очистка пустых клиентов — и либо заполнить данные в карточке сущности, либо заархивировать клиента или удалить.

Дубли контактов и компаний

Здесь происходит поиск дубликатов сразу по трем совпадениям полей: Название + Телефон + Почта.  После сканирования, если дубли будут обнаружены — вы можете объединить их вручную или настроить автоматический контроль дубликатов. А позже для этого будет отдельное удобное приложение.

Сегментация клиентов

Клиенты бывают разные и к каждому сегменту необходим свой подход. Подробнее об этом в бесплатном учебнике «Клиенты в порядке». А подсчитать точное количество ваших Клиентов и узнать, как они распределяются на B2B, B2C, с оплатами и без оплат — поможет приложение Сегментация клиентов.

Лишние пользователи

Практически на любом тарифе Битрикс24 есть ограничения по количеству пользователей. Для того, чтобы новые сотрудники не встали в «лист ожидания», потому что кончился лимит — необходимо эффективно управлять рабочими местами.

Приложение Лишние пользователивыявляет сотрудников, гостей и приглашённых пользователей, которые не заходили на портал более 90 дней.

Лишние поля CRM

Со временем в CRM могут накапливаться пользовательские поля, которые больше не используются. Диагностика CRM анализирует поля компаний, контактов, лидов и сделок и выявляет те, которые нигде не заполнены или не изменялись более года. Для дальнейшей работы используется приложение Лишние поля CRM.

Единый ответственный

В связанных сущностях одного клиента ответственные могут различаться. Тут анализируются цепочки «компания → контакт → лид → сделка → счёт» и выявляются расхождения между ответственными. Проверить связи более внимательно и привести их к одному стандарту можно в приложении Единый ответственный.

Файлы уволенных

После увольнения сотрудника на его личном Диске могут оставаться файлы и занимать место. Диагностика CRM выявляет те личные диски уволенных сотрудников, на которых сохранились данные. Скачать, удалить или скопировать их можно в решении Файл-менеджер.

Можно запустить как все проверки сразу, так и точечно, только необходимые, и закрыть приложение на десктопе — сканирование данных продолжится. По окончании диагностики формируется PDF-отчет с результатами и рекомендациями. Он сохраняется на Диске пользователя в отдельной папке, а чат-бот приложения присылает ссылку на файл.

В разделе «Динамика наведения порядка в CRM» сохраняется история завершённых проверок. Для каждого запуска видно количество найденных ошибок и изменение относительно прошлого результата: проблем стало больше, меньше или их количество не изменилось.

Рекомендуется проводить диагностику регулярно, чтобы видеть не только текущее состояние CRM, но и то, как меняется ситуация. Администратор портала может настроить автоматический запуск: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. При необходимости включается оповещение о начале запуска. Для выполнения регулярной диагностики портал Битрикс24 должен быть открыт на десктопе.

Обратите внимание: приложение работает и на мобильных телефонах, но ссылки на контакты, компании и подходящие приложения будут открываться в браузере. Мы рекомендуем не закрывать вкладку с приложением на мобильных устройствах, пока проверки не пройдут полностью. Кроме того, PDF-отчет на текущий момент открывается в десктоп-приложении и в браузерах.

Также в приложении есть База знаний — справочная информация, в которой собраны ответы на частые вопросы, и есть видео-инструкция.

Диагностика CRM помогает регулярно контролировать качество данных, находить проблемные места и видеть, как меняется состояние CRM после наведения порядка. А связанные решения «Создаватель» помогают подробнее разобрать и исправить отдельные типы проблем.

Обновления:

— 10.09.2026: AI-диагностика и три новые проверки

— 14.04.2025: новая проверка Лишние пользователи

— 09.01.2025: изменения логики регулярной диагностики

— 01.11.2024: фоновая диагностика

— 30.09.2024: PDF-отчет

— 06.03.2024: оптимизация загрузки

— 10.11.2023: mvp 1 версии