Настройка портала Битрикс24 в ИТ-интеграторе

Внедрение Битрикс24 в компании SalesFriends.

Мы хотели бы рассказать, как происходило внедрение Битрикс24 в компании SalesFriends, которая является сертифицированным партнером компании 1С-Битрикс. Позволю себе вести повествование от первого лица, а именно Генерального директора SalesFriends Мещанкина Михаила Вячеславовича. 

    Компания SalesFriends существует с 2021 года. Она фокусируется на внедрении CRM, интеграции 1С и разработке сайтов. В 2021 году мы начали свой путь с Amo CRM, но спустя 3 месяца работ мы пришли к выводу, что нам не хватает корпоративного портала, задач, конструктора сайтов и видеоконференций, т.к. большое количество сотрудников работает удаленно. На текущий момент наш штат насчитывает более 30 сотрудников и агентов. Организовать общение, обучение, контроль выполнения задач и поручений на Амо было просто невозможно. Мной было принято решение о переходе на Битрикс24, к этому моменту у нас уже было несколько просьб текущих клиентов на внедрение Битрикс24. Буквально за 1 неделю нам удалось получить статус и провести минимальное обучение сотрудников. 

    Передо мной, как перед генеральным директором и человеком, который на момент внедрения настраивал Битрикс24 в 8 компаниях, включая ABBYY, SkyEng, Denis' School, Parallels и других стояла вполне понятная задача:
      1. Организовать работу удаленных сотрудников
      2. Настроить телефонию и почту
      3. Создать сайт
      4. Контролировать работу и исполнение задач
      5. Бережно вести всех клиентов и партнеров
      6. Общаться с клиентом теми способами, которые они любят (на данный момент это уже не почта, а WhatsApp и Telegram) 
      7. Контролировать качество общения с клиентом
      8. Вести проекты 
      9. Создать базу знаний 
      10. Создать общие папки для подразделений

  Т.к. это было не первое мое внедрение, на настройку большинства из указанных задач потребовалось не более 2-3 недель. Спасало то, что согласовывать действия приходилось только с собой сам. Безусловно, настроенные модули тестировались на сотрудниках и дорабатывались. Даже спустя 8 месяцев с момента запуска мы продолжаем улучшать и настраивать систему. 

  Позвольте теперь остановиться на каждой из задач более подробно: 

      1. Организация работ более чем 30 сотрудников, была бы невозможна без удобного новостного портала, на котором мы начали делиться внутренними новостями компании, достижениями и поздравлять сотрудников с днями рождений и общими праздниками. Это позволило сплотить команду и находиться в едином информационном поле. 

      2. Раньше, наши сотрудники общались по рабочим вопросам в WhatsApp, Telegram, Viber, FB, почте, личной почте, по мобильным телефонам, в Zoom, Телемост, Meets, Skype и прочих, что приводило к хаусу и невозможности поднять всю хронологию общения. Мы полностью отказались и запретили использование сторонних мессенджеров, введя правило - вся рабочая переписка в чатах или задачах Битрикс24. Это существенно улучшило поиск договоренностей и документов. 

      3. Похожая ситуация наблюдалась и с почтой и телефонией. Звонки и письма клиентам могли быть сделаны через личные почты и телефонию. С клиентами могли общаться п личным мессенджерам. Для нас стало открытием, на сколько же удобно пробрасывать WhatsApp и Telegram. Удобнее стало всем, и клиентам, и менеджерам. Скорость реакции существенно возросла, а спорные вопросы стали решаться быстрее.

      4. Мы сталкивались с проблемами, когда сотрудники между собой передавали задачи и просьбы устно или по средствам разным мессенджеров и систем. Это приводило к тому, что задачи ставились не четко, не было ответственного и четких сроков. Мы ввели простое правило - Если вы что-то хотите от сотрудника - ставьте задачу. Нет задачи - вы не имеете право, что-то спрашивать с человека. За неделю все перестроились и исполнение задач существенно возросло, а я как руководитель смог видеть, чем занимаются сотрудники и на сколько они заняты. Сейчас мы внедряем проектный подход и СКРАМ к работе с клиентами. 

      5. На данный момент наши базы насчитывают более 5000 клиентов и компаний. Благодаря Битрикс24 нам удалось разделить клиентов по потребностям и организовать планомерный подход к работе с ними. Раньше были Excel таблицы и рандомный подход. Возможность хранить все данные со всех систем общения в одном удобном месте стало большим подспорьем в работе. Я уже молчу о том, что в случае отпуска или болезни сотрудника, мы не теряем клиентов и знаем, что мы ему обещали и должны сделать. 

      6. Менеджеры, работающие удаленно очень хорошо оценили «Единое окно Битрикс24» в котором они проводят всю работу. Почта, телефония, задачи, проекты, новости, информация по клиентам, хранилище и офисный пакет, стали замечательным рабочим инструментом для всех нас.

      7. Настройки отчетов в Битрикс24 позволили мне как Генеральному Директору SalesFriends отслеживать качество и количество общения с клиентами, честно и с учетом навыков распределять нагрузку и задачи, считать премии с проектов и KPI.

      8. Информация и полезные знания по работе и проектам раньше хранились локально на дисках сотрудников или в облаке. Это приводило к потере данных, долгому поиску и невозможности контроля данных при увольнении сотрудников или найме новичков. Благодаря общим папкам с разными уровнями доступа эта проблема была решена.

      9. Достаточно простой конструктор сайтов Битрикс24 позволил быстро с ним разобраться и создать сайт www.salesfriends.ru буквально за несколько вечеров, а удобству его настройки позавидуют Wix и Tilda.