От задач и оплаченных счетов — к зарплате: расчет мотивации с помощью Битрикс24 Коворк/Код

Каждой компании важно, чтобы система вознаграждения была понятной и работала автоматически. Приложение, созданное с помощью Битрикс24 Коворк/Код, рассчитывает вознаграждение по данным из задач и счетов. С помощью него руководитель видит результаты команды и может ими управлять, сотрудник понимает связь между работой и доходом, а бухгалтер получает точные начисления с учетом налогов. Автоматизация упрощает масштабирование и найм и исключает споры о выполнении KPI.

Партнер-интегратор «Решение24» занимается внедрением и сопровождением Битрикс24. В команде работает до пяти человек — часть в штате, часть на подряде. Среди основных направлений — автоматизация процессов, создание сайтов, интеграция с разными конфигурациями 1С и проекты для строительных компаний.

Внутри компании сотрудники не ограничиваются одним типом работы. Одни выполняют клиентские задачи, другие связаны с продажами и сопровождением, а кто-то совмещает оба направления. Поэтому фиксированный оклад не показывал реальный вклад каждого человека.

Команда решила перейти к модели, в которой вознаграждение зависит от выполненных задач и оплаченных счетов. Но для запуска такой системы нужно было сделать расчет понятным всем участникам: сотруднику, руководителю и бухгалтеру.

Как работает решение

Приложение получает данные из задач, записей рабочего времени и оплаченных счетов Битрикс24. Для каждого вида работы заранее задаются правила: ставка за час, коэффициент сложности задачи или процент от продажи.

Сотрудник видит начисления в своем профиле. Руководитель проверяет время и параметры задач, после чего данные попадают бухгалтеру. Тот фиксирует аванс и другие выплаты, а приложение рассчитывает остаток к выдаче.

Расчет по задачам

Задача ставится сотруднику стандартным способом. Единственное дополнительное поле — уровень сложности:

• легкая;
• средняя;
• сложная.

Для каждого уровня в настройках указывается своя ставка. После выполнения сотрудник добавляет запись времени и отмечает, сколько часов потратил на работу.

Например, специалист закрыл три часа по сложной задаче. Запись поступает руководителю на проверку, а после подтверждения участвует в расчете вознаграждения.

Приложение учитывает, что задачи могут длиться по-разному. Для коротких работ начисление можно запускать только после завершения. Если проект растянут на несколько недель, оплату считают по подтвержденным записям времени, не дожидаясь полного закрытия задачи.

Отбор задач

Помимо клиентских работ, сотрудники участвуют во внутренних проектах и развитии компании. Чтобы такие активности не попадали в расчет автоматически, используются теги. Администратор указывает, какие задачи участвуют в начислении, а какие остаются за его пределами.

Это дает возможность сохранить обычную работу с задачами, не создавая для системы мотивации отдельный процесс.

Расчет по продажам

Вознаграждение менеджеров зависит от оплаченных счетов. Процент можно настроить отдельно для каждой категории выручки: продажи лицензии, сопровождения, настройки или другой услуги.

Когда счет оплачен, приложение определяет его статью и рассчитывает долю сотрудника. Из карточки начисления можно перейти к самому счету и проверить его данные.

Проценты разрешено менять, но новые настройки не пересчитывают закрытые периоды. Приложение хранит историю ставок, чтобы прошлые отчеты оставались неизменными.

Прогноз заработка

В личном профиле сотрудник видит не только уже начисленную сумму. Приложение также показывает:

• выполненные задачи;
• подтвержденное время;
• оплаченные счета;
• открытые задачи;
• счета, которые еще не оплачены;
• фактические выплаты;
• остаток к выдаче.

Открытые задачи и неоплаченные счета формируют «живой план». Сотрудник может оценить, сколько заработает, если завершит текущую работу или доведет продажи до оплаты. Данные доступны за отдельный месяц или более длинный период, например за текущий год.

Проверка времени

Все записи времени сначала поступают руководителю. Он видит задачу, сотрудника, количество часов и ставку, по которой будет сделано начисление. Если при постановке задачи забыли указать сложность, руководитель может добавить ее прямо из приложения. После этого сумма пересчитывается по нужной ставке.

Так сотрудник не может самостоятельно внести часы и сразу превратить их в выплату: между записью времени и начислением остается этап проверки.

Начисления и выплаты

После подтверждения руководителем данные переходят бухгалтеру. Для каждого сотрудника отображаются:

• часы по легким, средним и сложным задачам;
• сумма начислений за работу;
• вознаграждение по оплаченным счетам;
• общая сумма;
• НДФЛ;
• аванс и другие выплаты;
• остаток на конец периода.

Бухгалтер может смотреть данные по сотрудникам или отчетным периодам и вручную фиксировать выплаты. В дальнейшем приложение планируют связать с 1С, чтобы получать сведения из зарплатных ведомостей автоматически.

Если сотруднику выдали больше, чем он заработал по настроенным правилам, остаток становится отрицательным. Руководитель видит расхождение и может разобраться, почему человек не выполняет план: например, не закрывает задачи или не доводит выставленные счета до оплаты.

Роли и доступы

Интерфейс зависит от роли пользователя.

Сотрудник видит собственные начисления, выплаты, текущий остаток и прогноз.

Руководитель проверяет записи времени, подтверждает их и при необходимости меняет сложность задачи.

Бухгалтер рассчитывает сумму к выдаче, фиксирует авансы и смотрит отчеты по сотрудникам и периодам.

Владелец или администратор управляет ставками, процентами, сотрудниками, правилами расчета и системными настройками.

Так финансовые параметры и данные других сотрудников остаются закрытыми для обычного пользователя.

Типы сотрудников

Ставки можно разделить для штатных специалистов и подрядчиков. В настройках также учитывается статус человека: активный сотрудник или уволенный.

При первой установке запускается мастер, в котором администратор указывает начальные остатки. Они нужны, чтобы новый отчет продолжил расчеты с правильной суммы, а не начал историю с нуля.

Закрытие периода

После завершения месяца администратор может закрыть период. Данные в нем блокируются, поэтому последующее изменение ставок или правил не влияет на уже подготовленный расчет.

История настроек также сохраняется. Если процент по продаже лицензий изменился, новое значение применяется дальше, а предыдущие месяцы остаются рассчитанными по старым условиям.

Это особенно важно для системы оплаты: сотрудник и бухгалтер должны видеть одну и ту же сумму независимо от текущих настроек.

Синхронизация данных

Не все события Битрикс24 можно передать приложению сразу после изменения. Например, для новой записи рабочего времени нет отдельного события, на которое можно подписаться. Поэтому команда добавила регулярную загрузку. Администратор выбирает ее периодичность, включает автоматический режим или запускает обновление вручную.

В статусном окне отображается время последней синхронизации. Пользователь понимает, насколько актуальны суммы в отчете и успели ли новые записи попасть в расчет.

Модульная архитектура

Базовая часть приложения рассчитывает начисления, НДФЛ, фактические выплаты и остатки на начало и конец периода. Источники заработка подключаются отдельными модулями.

Сейчас используются два:

• задачи и записи времени;
• оплаченные счета.

Но в другой компании KPI может зависеть от сделок, смарт-процессов или количества выполненных операций. В таком случае ненужные модули можно отключить, а вместо них собрать новый через Битрикс24 Коворк/Код.

Например, один бизнес начисляет премию за фактически затраченное время, а другой — за плановое количество часов независимо от результата. Базовую архитектуру не придется переписывать: меняется только логика конкретного модуля.

По оценке команды, адаптация готового приложения под новый сценарий займет несколько дней.

Что получилось

Приложение связывает работу сотрудника с конкретными начислениями: исполнитель видит стоимость закрытых задач, менеджер — процент от оплаченных счетов, а бухгалтер — итоговую сумму с учетом налогов и фактических выплат, руководитель - результат работы всей команды.

Приложение уже умеет:

• рассчитывать вознаграждение по задачам и продажам;
• учитывать сложность и длительность работы;
• разделять ставки штатных сотрудников и подрядчиков;
• исключать из расчета задачи по тегам;
• согласовывать записи времени;
• показывать прогноз заработка;
• фиксировать авансы и другие выплаты;
• рассчитывать НДФЛ и остаток к выдаче;
• хранить историю ставок;
• блокировать закрытые периоды;
• обновлять данные по расписанию;
• ограничивать доступ в зависимости от роли.

Решение уже работает с реальными данными и сейчас адаптируется под процессы клиентов партнёра и их собственные системы мотивации.