Как сделать автоматический учет доходов и расходов проекта с помощью Битрикс24 Вайбкод

Строительный проект почти никогда не укладывается в первоначальную смету: во время ремонта заказчик добавляет установку кондиционеров, меняет отделку или согласовывает другие работы. Основная сумма остается в договоре, дополнительные соглашения и расходы учитываются отдельно, поэтому руководитель не видит реальную стоимость проекта, его себестоимость, прибыль и остаток внесенных клиентом денег.

О компании

«Отдел24» — партнер-интегратор Битрикс24, который настраивает CRM и создает приложения под процессы клиентов.

Для строительной компании, занимающейся ремонтами, интегратору нужно было связать финансовые данные из сделки и смарт-процессов. Первоначальная сумма находилась в договоре, а дополнительные работы оформлялись отдельными соглашениями.

Поэтому одна сумма сделки не показывала реальное положение дел. Руководителю требовалось учитывать все допсоглашения, связанные с ними расходы, поступления клиента и текущий остаток средств.

Как работает решение

Приложение получает первоначальную сумму договора из сделки и добавляет к ней стоимость дополнительных соглашений. Затраты по основным и дополнительным работам формируют себестоимость, после чего система рассчитывает прибыль проекта.

Сумма проекта

Основой расчета является первоначальный договор. Если во время ремонта клиент согласовывает дополнительные работы, каждое соглашение ведется в отдельном смарт-процессе.

Приложение собирает суммы всех связанных соглашений и прибавляет их к договору. Руководитель видит не только начальную стоимость, но и актуальную сумму проекта с учетом изменений.

Себестоимость и прибыль

Затраты фиксируются отдельно по договору и каждому дополнительному соглашению. Это могут быть закупки материалов, оплата рабочих и другие расходы по проекту.

После их учета приложение рассчитывает себестоимость и прибыль. Показатели обновляются по мере появления новых соглашений и затрат.

Остаток средств

Отдельный показатель отражает, сколько клиентских денег сейчас находится в распоряжении компании. Например, при договоре на 750 тыс. рублей заказчик перечисляет 375 тыс. Из этой суммы оплачиваются материалы и работа исполнителей. Каждая операция уменьшает доступный остаток.

К завершению проекта, после учета расходов и выплаты прибыли, показатель должен прийти к нулю.

История платежей

Во вкладке сделки хранится история всех финансовых операций. При добавлении записи сотрудник указывает:

• доход или расход;
• дату;
• сумму;
• статью;
• примечание.

Например, поступление от клиента фиксируется как доход по ремонту, а закупка материалов — как расход по соответствующей статье. Все операции остаются связаны с конкретной сделкой, поэтому финансовую историю не нужно собирать из отдельных таблиц.

Что получилось

Руководитель видит финансовое состояние каждого ремонта с учетом изменений, которые появляются уже после подписания договора.

Приложение умеет:

• получать первоначальную сумму из сделки;
• учитывать дополнительные соглашения;
• рассчитывать общую стоимость проекта;
• собирать затраты по договору и допработам;
• рассчитывать себестоимость и прибыль;
• вести историю поступлений и расходов;
• распределять операции по статьям;
• показывать остаток клиентских денег;
• хранить примечания к платежам.

«Отдел24» разработал решение на Битрикс24 Вайбкод примерно за два дня. Финансовые данные по проекту теперь находятся в сделке: от первоначального договора до последнего расхода.