Как перенести управленческую отчетность из дашбордов в чаты с помощью Битрикс24 Коворк

Компания устанавливает видеонаблюдение и домофоны, продает ключи и выполняет другие сервисные работы. За день сотрудники могут закрыть десятки коротких задач и сделок, поэтому руководителям важно каждое утро видеть результаты отделов и отдельных мастеров. Открывать несколько отчетов и самостоятельно искать нужные показатели они не хотели — данные должны были приходить прямо в рабочие чаты.

О компании

«Решение24» — партнер-интегратор Битрикс24. Команда настраивает CRM, автоматизирует рабочие процессы и разрабатывает приложения под задачи клиентов.

В этом проекте заказчиком стала сервисная компания, которая занимается видеонаблюдением, домофонами и другими техническими работами. Ее подразделения ведут сделки и задачи в Битрикс24, а сотрудники ежедневно закрывают большое количество заявок с относительно небольшим средним чеком.

Данные в CRM уже были, но руководителю было неудобно каждый раз открывать дашборды и настраивать отчеты. Он хотел получать готовую сводку по работе сотрудников в чате: сколько задач выполнил каждый отдел, кто из мастеров закрыл больше сделок и сколько денег они принесли компании.

Как работает решение

«Решение24» разработала с помощью Битрикс24 Коворк чат-бота, который каждый день в 8:00 бот отправляет отчеты в групповые чаты соответствующих подразделений. Сотрудникам не нужно запускать отчет или напоминать системе о его подготовке.

Например, в чат отдела приходит сводка за предыдущий день: сколько сделок завершено, в том числе неудачно, на какую сумму и с каким средним чеком. Команда открывает сообщение во время утренней планерки и обсуждает результаты по готовым цифрам.

Для разных подразделений настроены свои каналы. Отчет получает именно та команда, которой нужны содержащиеся в нем данные.

Четыре вида отчетов

Бот готовит четыре типа отчетов:

• сводку по сделкам;
• сводку по отделам;
• сводку по мастерам;
• детальный отчет.

Сводка по отделам показывает количество завершенных задач и сделок, общую сумму и средний чек. В отчете по мастерам видно, сколько работ закрыл каждый специалист и какую сумму они принесли компании. Детальный отчет нужен, когда общей цифры недостаточно и руководитель хочет подробнее изучить результаты за выбранный период.

Отчет по запросу

Ждать следующей автоматической сводки необязательно. Руководитель может написать боту, какой отчет ему нужен, например: «Подготовь отчет по отделу за сегодня». Если данных недостаточно, бот задаст уточняющие вопросы: попросит выбрать период, подразделение или тип работ. После этого он обращается к данным Битрикс24, рассчитывает показатели и отправляет готовый ответ в тот же чат.

Типы работ

Общая сумма по отделу не всегда показывает, за счет каких услуг сложился результат. Поэтому отчет можно построить по конкретному типу работ. Руководитель выбирает направление и видит количество выполненных заявок, закрытые сделки и финансовые показатели только по нему.

Результаты мастеров

Отдельная сводка показывает работу каждого мастера. Руководитель видит, сколько задач специалист завершил за день и на какую сумму закрыл сделки.

Это важно для компании с большим количеством коротких заявок. Один сотрудник может выполнить несколько задач, другой — закрыть за тот же день несколько десятков. Ежедневный отчет помогает заметить такую разницу до планерки и обсудить причины с командой.

Отправка сотруднику

Сформированный отчет можно переслать конкретному сотруднику. Руководитель выбирает получателя с помощью кнопки или пишет его имя обычным текстом. Если бот не находит человека или не может однозначно определить адресата, он просит уточнить данные. После подтверждения отчет отправляется сотруднику в Битрикс24.

Запросы обычным текстом

BitrixGPT помогает боту разбирать сообщения, написанные в свободной форме. Руководителю не нужно искать нужную кнопку или вводить команду по шаблону: он описывает запрос так же, как сформулировал бы его для сотрудника.

Если в сообщении упоминаются отчет, подразделение или другой заданный параметр, бот запускает соответствующий сценарий и обращается к данным CRM. На общие вопросы он отвечает в роли финансового аналитика.

Что получилось

ИИ-агент уже умеет:

• готовить отчеты по сделкам, отделам и мастерам;
• формировать детальные сводки;
• показывать выполненные задачи, суммы сделок и средний чек;
• разделять результаты по типам работ;
• отправлять отчеты по расписанию в групповые чаты;
• собирать данные за выбранный период по запросу руководителя;
• понимать команды, написанные обычным текстом;
• пересылать готовый отчет конкретному сотруднику.

Что добавят дальше

Сейчас бот сообщает о том, что уже произошло. Следующий этап — научить его сравнивать фактические показатели с KPI сотрудников.

Например, если мастер должен закрыть 100 задач за месяц, агент сможет рассчитать его текущий результат и сообщить, сколько задач осталось до плана или премии. Такие уведомления планируют отправлять каждому сотруднику лично.

Еще один сценарий связан с распределением нагрузки. Бот будет сравнивать количество открытых задач у сотрудников и предупреждать руководителя, если у одного мастера их 25, а у другого — четыре. После этого руководитель сможет перераспределить работу, не проверяя загрузку команды вручную.