Как связать процессы отделов продаж, снабжения и производства с помощью Битрикс24 Вайбкод

Когда продажи, снабжение и производство работают отдельно, сложно отследить, что происходит с заказом: закуплены ли материалы, готовы ли изделия, какая часть уже отгружена и оплачена. Команда партнера-интегратор «KISELEV GROUP» с помощью Битрикс24 Вайбкод связала все эти процессы в одной системе — с автоматическими задачами сотрудникам и учетом отгрузок, маршрутных карт и оплат по каждому заказу.

О компании

KISELEV GROUP — платиновый партнер Битрикс24. Один из клиентов интегратора — компания, которая изготавливает металлические конструкции под заказ. От обращения клиента до отгрузки готовых изделий работу последовательно выполняют несколько подразделений: менеджеры ведут сделку, технический директор проверяет возможность изготовления, снабженцы закупают материалы, производственники выпускают конструкции, а бухгалтерия готовит документы. Поскольку продукцию могут отправлять несколькими партиями в разное время, компании нужно было наладить передачу задач между сотрудниками и отдельно контролировать каждую отгрузку.

С помощью Битрикс24 Вайбкод команда KISELEV GROUP настроила воронки лидов и сделок, отдельные рабочие пространства для снабжения и производства, а также смарт-процессы для отгрузок, маршрутных карт и оплат.

Как работает решение

Заказ последовательно проходит через продажи, снабжение, производство, отгрузку и оплату. На каждом этапе Битрикс24 ставит задачи сотрудникам: проверить возможность изготовления, рассчитать трудозатраты, закупить материалы, подготовить документы или проконтролировать доставку.

Обращения клиентов

Лиды создаются автоматически при звонке с неизвестного номера или заявке с сайта. Сотрудники также могут добавить обращение вручную или загрузить холодную базу для прозвона.

В воронке предусмотрены три рабочих этапа:

• «Не обработан»;
• «Холодная база»;
• «В работе».

В карточке лида хранятся ФИО, телефон, электронная почта, адрес, бюджет и запрос клиента. После квалификации обращения сотрудник преобразует лид в сделку и компанию.

Карточка заказа

В сделке предусмотрено поле для внутреннего номера заказа. Когда сотрудник заполняет его, название сделки автоматически меняется на этот номер. Так заказ проще найти в CRM и сопоставить с производственными и бухгалтерскими документами.

Этапы сделки и задачи сотрудникам

Воронка сделок повторяет путь заказа: выяснение потребностей, подготовка, расчет, подготовка и отправка коммерческого предложения, оформление документов, ожидание оплаты, подготовка маршрутных листов, изготовление изделий и закрытие актов.

При назначении ответственного система отправляет ему уведомление и ставит задачу связаться с клиентом. Затем к работе подключаются другие сотрудники:

• технический директор проверяет, можно ли изготовить заказ;
• исполнитель рассчитывает трудозатраты;
• снабженец при необходимости проверяет наличие сырья;
• менеджер готовит коммерческое предложение.

Если сделка не двигается три дня, руководитель отдела продаж получает напоминание. Если подготовка коммерческого предложения занимает больше трех дней, система напоминает об этом менеджеру. На следующий день после отправки предложения ему ставится задача связаться с клиентом.

На последующих этапах автоматически создаются задачи подготовить и подписать документы, напомнить об оплате счета и подготовить маршрутные листы. Бухгалтер получает задачу занести ресурсные спецификации в 1С, а перед закрытием сделки система ставит задачу проверить документы.

Снабжение

Снабженец работает в отдельном пространстве. Закупка проходит через мониторинг, выбор поставщика, предоплату, доставку и входной контроль.

Задача «Приобрести ТМЦ для заказа» создается автоматически. Если материалы поступают несколькими партиями, бизнес-процесс формирует основную задачу и подзадачи на каждую поставку. Это позволяет отдельно контролировать поступление материалов для заказа.

Отгрузки по партиям

Когда сделка переходит на этап «Изготовление изделий», система создает элемент отгрузки и ставит задачи «Запустить производство» и «Закупить ТМЦ». Каждую партию можно отслеживать отдельно. Если заказ отправляют частями, сотрудники видят ход работы по отдельным отгрузкам.

Для изделий, которые изготавливает подрядчик, предусмотрен бизнес-процесс «Приём изделия от подрядчика». Он последовательно ставит три задачи:

• проконтролировать поступление;
• проверить изделия;
• проверить документы.

На этапе отгрузки бухгалтерия получает задачу подготовить документы, а менеджер — проконтролировать доставку. На этапе получения оплаты менеджеру ставятся задачи сообщить клиенту о готовности заказа и напомнить о постоплате.

Маршрутные карты и производство

Маршрутные карты ведутся в отдельном смарт-процессе и прикрепляются к отгрузке. В каждой карте сотрудник выбирает виды работ и указывает сделку, клиента, внутренний номер заказа и документы.

Чтобы запустить производство, сотрудник использует бизнес-процесс «Сформировать партию на производство»: задает номер партии, срок изготовления и маршрутную карту. После этого система ставит задачи по каждому виду работ — например, на резку, слесарные или токарные работы.

Производственники работают в отдельном проекте, где видят поступающие задачи. Перед закрытием актов все маршрутные карты по сделке доступны в одном списке.

Учет оплат

Оплаты принимаются в 1С, а в Битрикс24 учитываются отдельно — без интеграции между системами. Для этого настроен смарт-процесс. В запись об оплате вносятся название, дата, сумма, комментарий, клиент и связанный заказ. По каждой сделке сотрудники могут проверить, какие оплаты уже учтены в CRM.

Роли и работа сотрудников

Участники процесса получают задачи в соответствии со своей ролью:

• менеджер ведет сделку, общается с клиентом, готовит коммерческое предложение и контролирует доставку;
• руководитель отдела продаж получает напоминания о сделках без движения;
• технический директор проверяет возможность изготовления заказа;
• снабженец контролирует наличие сырья и закупку материалов;
• производственники выполняют задачи по маршрутным картам;
• бухгалтерия готовит документы и заносит ресурсные спецификации в 1С.

Для снабжения и производства предусмотрены отдельные рабочие пространства. Задачи между участниками создаются автоматически по мере прохождения заказа.

Что получилось

Продажи, закупка материалов, изготовление и отгрузка стали этапами одного процесса в Битрикс24. Задачи передаются между сотрудниками автоматически, а сведения об оплатах и маршрутные карты связаны с конкретным заказом.

В приложении можно:

• собирать обращения из звонков, с сайта и холодной базы;
• вести заказ от первого контакта до закрытия сделки;
• искать сделки по внутреннему номеру заказа;
• автоматически ставить задачи сотрудникам на разных этапах;
• получать напоминания о сделках без движения и затянутой подготовке КП;
• контролировать закупки по отдельным партиям поставки;
• отслеживать частичные отгрузки и приемку изделий от подрядчиков;
• запускать производство по маршрутным картам;
• учитывать оплаты с привязкой к заказу;
• собирать маршрутные карты по сделке для проверки перед закрытием актов.