Из письма — в сделку с товарами: как автоматизировать обработку заявок с помощью Битрикс24 Вайбкод
Заводы присылали поставщику инструментов заявки по электронной почте: списки товаров приходили в Excel-вложениях или прямо в тексте письма. Менеджеры вручную переносили позиции в сделки, а часть запросов пропускали среди другой корреспонденции. Партнёр-интегратор «BAIRON» разработал с помощью Битрикс24 Вайбкод приложение, которое распознаёт заявки, создаёт сделки и заполняет в них список товаров.
О компании
«BAIRON» занимается внедрением Битрикс24 и автоматизацией рабочих процессов. Команда преимущественно работает с производственными компаниями: настраивает передачу заказов из продаж в производство, учёт этапов изготовления, создает управленческие дашборды.
Один из клиентов интегратора получает большое количество писем от заводов с запросами на покупку инструментов. Ранее сотрудникам приходилось просматривать входящую почту, отделять заявки от остальных сообщений и переносить данные в CRM. Особенно много ручной работы требовали обращения с длинными перечнями товаров.
Как работает решение
Приложение подключается к почтовому ящику компании и разбирает поступающие сообщения. Целевые обращения превращаются в сделки Битрикс24, нецелевые учитываются отдельно. Если система не может уверенно определить, что делать с письмом, его передают на проверку сотруднику.
Отбор заявок среди входящих писем
ИИ анализирует содержание сообщения и определяет, относится ли оно к запросам на покупку. По целевому письму приложение создаёт сделку, а также передаёт содержание обращения в CRM. Менеджер видит суть запроса внутри сделки. Ему не нужно отдельно открывать письмо, чтобы понять, с чем обратился заказчик. Если клиент прислал письмо-уточнение, то оно прикрепляется ровно к той сделке, к которой надо, по номеру заказа в теме письма.
Перенос товаров из письма и вложений
Если заказчик прислал перечень инструментов, приложение извлекает позиции из текста письма или вложенного файла и добавляет их во вкладку «Товары» в сделке.
Это закрывает одну из основных задач проекта: сотрудникам больше не требуется вручную переносит весь список из Excel или сообщения. Если товарных позиций в обращении нет, приложение создаёт сделку с контактными данными и содержанием запроса.
Проверка неоднозначных обращений
Для писем, которые ИИ не смог однозначно классифицировать, предусмотрен отдельный раздел «Проверка». Сотрудник просматривает обращение и решает, нужно ли создавать по нему сделку.
Перевод сообщений
В приложение добавили функцию перевода: у клиента есть партнёры, которые пишут на иностранных языках. Менеджер может прочитать перевод в том же интерфейсе, не перенося текст в отдельный сервис.
Эту возможность предусмотрели для дальнейшего использования — основной задачей на старте оставалась обработка заявок от заводов.
Контроль обработки почты
На обзорном экране отображается, сколько сделок создано, сколько писем признано нецелевыми и сколько обращений ожидает проверки. Сообщения также доступны списком с обозначением результата обработки. Сотрудники могут отдельно просмотреть спорные обращения, а администратор — управлять настройками и доступом к приложению.
Что получилось
От идеи до прототипа, который передали клиенту на тестирование, прошла примерно неделя. Сотрудники осваивали приложение параллельно с внедрением Битрикс24: учились работать с созданными из писем сделками и проверять исключения. По оценке интегратора, полный цикл внедрения занял около двух недель.
На текущий момент приложение создало почти 1 500 сделок и отнесло около 1 600 писем к нецелевым. Ещё 22 обращения ожидают решения сотрудника.
