Как автоматизировать учет фактически оказанных услуг в детском саду с помощью Битрикс24 Вайбкод

В компаниях с регулярными услугами итоговая сумма часто зависит от фактического посещения. Сотрудники ежедневно отмечают клиентов, администраторы проверяют данные, а бухгалтерия в конце месяца заново собирает их для расчета оплаты. В сети детских садов эту задачу усложняли наличие нескольких филиалов, дополнительные занятия, продленка и разные причины пропусков у детей.

О компании

KISELEV GROUP — платиновый партнер Битрикс24. Для одного из своих клиентов — сети детских садов — интегратору нужно было связать ежедневный учет посещений с ежемесячными начислениями.

Сеть объединяет несколько филиалов. В каждом работают основные группы, продленка, групповые и индивидуальные дополнительные занятия. На сумму оплаты влияют не только дни, в которые ребенок присутствовал на занятиях, но и причины отсутствия его отсутствия: больничный, отпуск, обычный пропуск или день с оплатой 50%.

Информацию о детях сеть вела в Битрикс24, поэтому переносить списки в отдельную систему не хотела. Однако стандартных инструментов портала не хватало, чтобы учесть разные типы занятий и причины пропусков, а также разделить работу между воспитателями, администраторами и бухгалтерией.

Потому команда KISELEV GROUP собрала с помощью  Битрикс24 Вайбкод приложение, которое использует карточки детей из CRM, передает отметки на утверждение и рассчитывает оплату по подтвержденным посещениям.

Как работает решение

Приложение получает из Битрикс24 списки детей и распределяет их по филиалам, основным группам, дополнительным занятиям и продленке.

Воспитатель отмечает отсутствующих и указывает причину пропуска. Администратор проверяет и утверждает сведения, после чего бухгалтерия использует их при расчете оплаты. В конце месяца на основании этих данных формируются платежные документы для родителей.

Филиалы и группы

На стартовой странице сотрудник выбирает филиал, а затем нужный тип занятий:

• основная группа;
• групповое дополнительное занятие;
• индивидуальное занятие;
• продленка.

Списки детей приложение берет из Битрикс24. Если ребенок уже добавлен в систему, создавать для него новую карточку не нужно. Администрация может перейти от общей структуры сети к конкретному филиалу или группе и проверить посещаемость по каждому ребенку.

Журнал посещений

В журнале видно, сколько дней ребенок посетил и сколько пропустил. Данные сгруппированы по филиалам и группам, поэтому администрация может посмотреть как общую картину, так и информацию по конкретному ребенку.

На отдельной вкладке собраны дополнительные занятия. Здесь сотрудник видит, какие группы посещает ребенок, может записать его на новое занятие или исключить из текущего.

Отметка отсутствующих

Большинство детей ежедневно приходят в сад, поэтому приложение заранее отмечает присутствующей всю группу. Воспитателю остается выбрать только тех, кто отсутствует. Также для каждого пропуска указывается причина:

• пропуск;
• больничный;
• отпуск;
• оплата 50%.

Так бухгалтерия получает не только количество пропущенных дней, но и основание, которое нужно учитывать при начислении. Если ребенок заболел на несколько дней, воспитатель ставит больничный сразу на весь период. Даты можно изменить, если ребенок вернулся раньше или продолжил болеть.

Подтверждение данных

Когда воспитатель заканчивает отмечать группу, он нажимает кнопку «Заполнить». После этого сведения переходят администратору детского сада. Администратор проверяет отметки и утверждает их. Такое разделение не дает неподтвержденным данным сразу попасть в расчет оплаты: воспитатель фиксирует фактическое посещение, а администрация отвечает за итоговую проверку.

Дополнительные занятия

Для групповых и индивидуальных занятий действует тот же порядок. Сотрудник открывает нужную группу, отмечает отсутствующих и передает данные на утверждение.

В дополнительных занятиях и продленке можно найти ребенка по фамилии. Это полезно, когда списки формируются не по основным группам и сотруднику нужно быстро проверить конкретного воспитанника.

Платежные документы

В конце месяца приложение собирает подтвержденные данные по группам. На основании расчета бухгалтерия формирует платежные документы. Их можно:

• распечатать;
• отправить родителям по электронной почте;
• отправить в мессенджере.

Роли и права

В приложении предусмотрено три уровня ролей:

• воспитатель, который отмечает посещения;
• администратор, который проверяет и утверждает данные;
• бухгалтер, который рассчитывает оплату и формирует платежные документы.

Каждый сотрудник видит только нужные ему разделы и действия.

Что получилось

Ежедневная отметка посещений и ежемесячный расчет оплаты стали последовательными этапами одного процесса.

На текущий момент в приложении можно:

• вести посещаемость по нескольким филиалам;
• разделять детей по основным группам, дополнительным занятиям и продленке;
• получать списки детей из Битрикс24;
• отмечать только отсутствующих;
• указывать причину пропуска;
• ставить больничный сразу на несколько дней;
• записывать ребенка на дополнительное занятие;
• передавать данные администратору на утверждение;
• рассчитывать оплату по подтвержденным сведениям;
• формировать платежные документы;
• отправлять их родителям по почте или в мессенджере;
• разграничивать доступ воспитателей, администраторов и бухгалтеров.