Автоматизация процесса проверки статусов

1.Краткая информация о клиенте

Компания является крупным ИТ-интегратором решений для проведения видео и аудио конференций, а также комплексного оснащения как программным обеспечением, так и оборудованием для создания внутренней ИТ-инфраструктуры.
Работает более чем с 30 крупнейшими мировыми вендорами HARD&SOFT'а. Для работы с ними необходимо поддерживать актуальность сертификации и статусов.
На портале на сегодняшний день работают 194 сотрудника

2. Что было, когда пришли к клиенту?

Проверка статусов (сертификации сотрудников) осуществляется по 5-ти разным параметрам. При этом для некоторых статусов могло быть до 4 разных вариантов таких параметров. При этом необходимо было всё это проводить за 90 дней до окончания срока статуса.
Сотрудник тратил на процесс проверки актуальности статусов до 3 часов в день.
Внедрив БП по проверке статусов полностью убрали ручную, рутинную работу сотрудника на проверку и направили на более эффективные действия связанные с сертификацией и актуализацией Компании по работе с Вендорами

Такой же процесс по актуализации сроков был по сертификатам сотрудников. Количество сертификатов для отслеживания превышало 700 штук.
После внедрения БП вся работа сводилась к контролю задач на актуализацию статусов и сертификатов.

• 5 разных параметров для проверки статуса и сертификата;
• 4 варианта одного параметра (Только по некоторым параметрам);
• 3 часа в день тратил сотрудник на проверку актуальности.

3. Процесс внедрения. Что было сделано:

• Обсуждение задачи. С Заказчиком провели несколько встреч, на которых собрали всю необходимую информацию по текущему процессу и бизнес-цели;
• Разработано техническое задание На основании встреч было составлено техническое задание на разработку БП (схема в нотациях BPMN 2.0);
• Обработали все списки. Для реализации проекта необходимо было модернизировать все списки, с которыми работал специалист Заказчика. Выгрузили все списки в Excel, переработали их (убрали дубли, привели к одному стандарту) и загрузили на портал;
• Связали списки между собой. Для оптимизации данных мы связали существующие списки с пересекающимися данными. Добавили новые списки с данными и связали с существующими;

4. Работа с решением. Достигнутые результаты

• Автоматизация процессов. Разработали несколько бизнес-процессов (основной, который запускался по расписанию; вспомогательные, которые выполняли все необходимые проверки);
• Тестирование. После разработки бизнес-процессов проведено тестирование с различными вариантами параметров и требований;
• Внедрение. После завершения тестирования вся работа была перенесена с тестового портала на рабочий.

5. Преимущества от внедрения

• сокращение времени сотрудника на проверку задач из бизнес-процесса до 15 минут в день;
• за счёт реструктуризации списков и их связки сократились затраты на внесение новых данных;
• необходимые сертификаты сотрудников, сертификаты статусов от Вендоров автоматически распределялись по папкам, прикреплялись к нужным записям и переименовывались по необходимому формату;

6. Пример использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента приведён на одном из скриншотов. В результате сформированного бизнес-процесса клиент мог сформировать отчёты по актуальным сертификатам и статусам тремя нажатиями кнопок.

В качестве отзыва по результату выполненной работы продолжение сотрудничества в течение 3-х лет.
На текущий момент выполняются работы по доработке модулей портала для Департамента HR.