Оптимизировали и сократили рутинные процессы в ООО "ТПС-Рус"

ООО "ТПС-РУС" — компания, зарегистрированная 30 апреля 2021 года в Смоленске. Основной вид деятельности — консультативная деятельность и работы в области компьютерных технологий.
Численность сотрудников в 2023 году — 10 человек.

К нам обратился клиент с запросом на помощь в настройке системы управления сделками в Битрикс24. Основные задачи включали:

• Оптимизацию и автоматизацию рутинных процессов.

• Настройку уведомлений для своевременного информирования сотрудников.

• Организацию и структурирование клиентской базы.

• Определение прав доступа для пользователей.

• Разработку и настройку воронки продаж.

Выполненные работы: 

1. Оптимизация рутинных процессов. Автоматизировали выполнение повторяющихся задач, что позволило снизить нагрузку на сотрудников и повысить эффективность работы.

2. Настройка уведомлений. Сконфигурировали систему оповещений, чтобы сотрудники своевременно получали информацию о статусах и изменениях в сделках.

3. Организация клиентской базы. Импортировали и структурировали контакты, обеспечив их централизованное хранение и удобный доступ к данным.

4. Настройка прав доступа. Разграничили уровни доступа для сотрудников, что повысило безопасность данных и улучшило контроль над операциями в системе.

5. Настройка воронки продаж. Разработали и адаптировали воронку продаж под специфику бизнеса клиента, что позволило эффективнее управлять процессом сделок и анализировать ключевые этапы взаимодействия с клиентами.

Проект по оптимизации работы ООО "ТПС-РУС" в Битрикс24 состоял из нескольких ключевых этапов:

1. Анализ текущих процессов.

Что сделали:

• Провели аудит бизнес-процессов клиента.

• Определили узкие места в системе управления сделками.

• Выяснили, какие задачи занимают наибольшее количество времени у сотрудников.

Какие отделы затронули:

Отдел продаж – менеджеры сталкивались с хаотичным управлением сделками и недостатком контроля.

Руководство – не имело прозрачной картины по воронке продаж и статусам сделок.

2. Оптимизация рутинных процессов.

Что сделали:

• Настроили автоматизацию действий, таких как:

• Назначение ответственного за сделку.
  
• Перемещение сделки по воронке при выполнении условий.
  
• Отправка напоминаний о запланированных задачах.

• Внедрили сценарии авто-создания задач для менеджеров по продажам.

Какие отделы затронули:

Отдел продаж – снизилась нагрузка на менеджеров, уменьшилось количество забытых задач.

Отдел администрирования – получили возможность контролировать выполнение задач.

3. Настройка уведомлений.

Что сделали:

• Настроили триггерные уведомления в Telegram и email о:
• Новых сделках
• Смене статуса сделки.
• Просроченных задачах.

Какие отделы затронули:

Отдел продаж – теперь менеджеры моментально получают информацию о важных изменениях.

Руководство – оперативно отслеживает динамику сделок.

4. Организация клиентской базы

Что сделали:

• Импортировали все имеющиеся контакты в CRM.Очистили и унифицировали данные (добавили категории, убрали дубли).Настроили карточки клиентов с важными атрибутами (история взаимодействий, комментарии, ответственный менеджер).

Какие отделы затронули:

Отдел продаж – менеджеры получили структурированную клиентскую базу.

Отдел маркетинга – доступ к сегментированной базе для рассылок и анализа.

После внедрения решений в Битрикс24 для ООО "ТПС-РУС" мы зафиксировали следующие улучшения:

Снижение трудозатрат: Рутина менеджеров по продажам сократилась на 40% за счет автоматизации повторяющихся задач. Время на обработку сделки уменьшилось в среднем с 2 часов до 1 часа.

Рост дохода: Благодаря прозрачности воронки и оперативному управлению сделками конверсия выросла на 25%. Количество закрытых сделок увеличилось на 30% за 3 месяца. Выручка компании выросла на 15% за счет более эффективной работы отдела продаж.

Дополнительные улучшения: Сокращение количества забытых и потерянных сделок на 50%. Средний чек увеличился на 10% за счет улучшенной стратегии взаимодействия с клиентами.

Вывод

После оптимизации бизнес-процессов ООО "ТПС-РУС" стало работать эффективнее: менеджеры тратят меньше времени на рутину, продажи растут, а система позволяет оперативно контролировать и анализировать бизнес-результаты.

Обратились за помощью в настройке Битрикс24, так как работа с клиентами и сделками была хаотичной, а сотрудники тратили слишком много времени на рутинные задачи. В результате внедрения автоматизации нам удалось сократить трудозатраты почти вдвое, сделки стали проходить быстрее, а управление клиентской базой стало намного удобнее. Особенно порадовала гибкость настроек и оперативность внедрения – все процессы были оптимизированы под наши потребности. Уже через три месяца увидели рост выручки на 15% и увеличение числа закрытых сделок. Спасибо за проделанную работу!