Как перенести управление проектами из Excel в Битрикс24 без дорогостоящей разработки

Во многих компаниях Excel остается главным рабочим инструментом даже после внедрения CRM. Особенно если речь идет о сложных проектах, где необходимо учитывать десятки взаимосвязанных параметров: себестоимость, маржинальность, состав команды, оборудование, подрядчиков, логистику и финансовые показатели. Такие файлы постепенно превращаются в полноценную систему управления проектами, отказаться от которой становится практически невозможно.

О компании

Business Upgrade — платиновый партнер Битрикс24, который специализируется на автоматизации бизнес-процессов и разработке решений под задачи клиентов.

Одним из проектов стала автоматизация процессов крупного поставщика программного обеспечения. Компания уже использовала коробочную версию Битрикс24, однако управление проектами по-прежнему велось в большом Excel-файле, который сотрудники заполняли вручную.

Как работает решение

Для каждой сделки автоматически создается собственный паспорт проекта, который повторяет структуру привычного Excel-документа. В нем сотрудники заполняют все необходимые данные:

• параметры проекта;
• состав команды;
• используемых подрядчиков;
• стоимость оборудования;
• финансовые показатели;
• сведения по поставке;
• дополнительные параметры проекта.

Автоматический пересчет показателей

Все разделы приложения связаны между собой. Если сотрудник меняет стоимость оборудования, количество часов специалистов или другие параметры проекта, приложение автоматически пересчитывает:

• себестоимость;
• итоговую стоимость проекта;
• маржинальность;
• другие финансовые показатели.

Благодаря этому сотрудникам больше не приходится проверять формулы вручную или искать ошибки в связанных таблицах Excel.

Работа с данными внутри CRM

Вся информация хранится непосредственно в Битрикс24 и связана со сделкой.

При необходимости паспорт проекта можно открыть, отредактировать или выгрузить в Excel без потери структуры документа.

Основа для аналитики

После переноса паспорта сделки команда приступила к следующему этапу проекта — построению BI-аналитики.

Поскольку вся информация теперь хранится в структурированном виде внутри Битрикс24, руководители смогут анализировать показатели сразу по всем проектам: отслеживать финансовые результаты, сравнивать сделки между собой и получать сводную аналитику без ручной подготовки отчетов.

Что изменилось после внедрения

После запуска приложения компания отказалась от использования отдельных Excel-файлов как основного инструмента управления проектами. В результате удалось:

• перенести паспорт сделки непосредственно в Битрикс24;
• объединить все проектные данные внутри CRM;
• автоматизировать пересчет финансовых показателей;
• получить актуальную себестоимость и маржинальность проекта в режиме реального времени;
• сохранить возможность выгрузки данных в Excel при необходимости;
• подготовить основу для построения единой BI-аналитики.

По словам команды Business Upgrade, еще несколько лет назад реализация подобного проекта потребовала бы полноценной разработки стоимостью в несколько миллионов рублей и заняла бы несколько месяцев. С использованием Битрикс24 Вайбкод первую рабочую версию удалось создать за считанные часы, а затем доработать совместно с заказчиком.