«От хаоса к прозрачности»: как «ПРОМТЕХНОЛОГИИ» автоматизировали ключевые процессы в Битрикс24

О клиенте

Название: ООО «ПРОМТЕХНОЛОГИИ»
Локация: Санкт-Петербург
Сфера: поставки и сервис судового оборудования, адаптация бизнеса к условиям импортозамещения.
Компания занимается подбором и поставкой оборудования для судоходной отрасли, обеспечивает гарантийное и постгарантийное обслуживание, а также помогает предприятиям находить аналоги импортной продукции.
Главная миссия — решать вопросы снабжения и сервиса так, чтобы клиенты могли сосредоточиться на своем бизнесе.

Вызовы: когда бизнес-процессы работают не вместе, а друг против друга

К моменту обращения в нашу команду у «ПРОМТЕХНОЛОГИЙ» сформировалась типичная для активно развивающихся компаний ситуация: процессов много, сотрудников много, а системы, которая объединяет всё в единое целое, нет. Главный бизнес-процесс — «выполнение контрактных обязательств» — требовал особого внимания. В нём участвовало сразу семь подразделений, каждое из которых работало в своём темпе и по своим правилам. Где-то задачи шли параллельно, где-то пересекались, а в некоторых точках зависели друг от друга. Из-за этого общая логика часто ломалась: терялись сроки, возникали накладки и путаница в ответственности.

Отдельной болью были согласования документов. Они отнимали огромное количество времени, потому что шли вручную: сотрудники пересылали файлы по почте, напоминали коллегам звонками и сообщениями. В результате документы могли «застрять» у одного человека, а руководителю приходилось тратить силы на выяснение, где именно процесс остановился.

Не менее критичной задачей стало хранение информации. Договоры, техническая документация, переписка с заказчиками — всё это хранилось в разных местах: на компьютерах сотрудников, в облачных сервисах и даже в личной почте. Найти нужный документ в нужный момент было настоящим квестом.

Все эти вызовы мешали компании двигаться быстрее и требовали системного решения: прозрачной и автоматизированной платформы, которая позволит работать как единому механизму, а не как набору разрозненных отделов.

Решение: перевод бизнес-процессов в Битрикс24

Чтобы справиться с вызовами, мы внедрили облачную версию Битрикс24 (тариф «Профессиональный») и построили систему «под ключ».

Этап 1. Предпроектная аналитика

• Изучили текущие процессы и отрисовали детальные схемы.
• Совместно с клиентом оптимизировали узкие места.
• Подготовили техническое задание с учётом специфики бизнеса.

Этап 2. Настройка портала

• Настроили воронку главного бизнес-процесса.
• Создали смарт-процессы согласования.
• Организовали единое хранилище документов с привязкой к проектам.
• Автоматизировали создание проектов и шаблонов предложений — сотрудники больше не тратят время на копирование и рутину.

Этап 3. Обучение и сопровождение

• Провели серию обучающих сессий для сотрудников и руководства.
• Оставались на связи в корпоративном чате, помогая адаптироваться к новой системе.