О клиенте

ООО «Ронко» (Ronco Group) — российская строительно-инженерная компания, специализирующаяся на проектировании, поставке, монтаже и обслуживании инженерных систем.

Основные направления деятельности компании:

• вентиляция и кондиционирование;
• проектирование инженерных систем;
• комплексные монтажные работы;
• реализация объектов «под ключ»;
• сервисное и постгарантийное обслуживание.

Более 10 лет компания успешно реализует проекты для частных и корпоративных заказчиков в Москве и Московской области. Среди реализованных объектов — административные здания, торговые центры, медицинские учреждения, производственные и коммерческие помещения.

Цели проекта

а) Внедрить единую систему управления

Создать централизованную цифровую среду, объединяющую продажи, проектирование и монтаж в рамках одного портала Битрикс24.

б) Настроить сквозной процесс реализации объектов

Обеспечить автоматизированную передачу объектов между подразделениями без потери информации и ручного контроля.

в) Оптимизировать управление сроками и ответственностью

Повысить прозрачность процессов, автоматизировать контроль выполнения задач и обеспечить объективную оценку эффективности сотрудников.

Задачи клиента

На момент обращения компания уже использовала Битрикс24, однако система выполняла лишь базовые функции CRM и не отражала реальную структуру бизнеса. Продажи, проектирование и монтаж существовали как отдельные процессы, между которыми отсутствовала прозрачная логика взаимодействия.

По мере роста компании это начало создавать сложности в управлении проектами и контроле исполнения работ. Передача информации между отделами происходила вручную, сроки контролировались частично, а руководству приходилось тратить значительное время на получение актуальной информации по объектам.

Основными проблемами стали:

• разрозненность процессов продаж, проектирования и монтажа;
• отсутствие единой схемы передачи объектов между подразделениями;
• ручной контроль сроков выполнения работ;
• непрозрачность зон ответственности сотрудников;
• сложности с оценкой эффективности работы персонала;
• отсутствие масштабируемой архитектуры для дальнейшего развития компании;
• ограниченные возможности существующей CRM-конфигурации.

Перед командой внедрения была поставлена задача создать единую цифровую среду управления, которая позволит связать все этапы реализации инженерного объекта — от первого обращения клиента до завершения монтажных работ и сдачи объекта.

В рамках проекта требовалось:

• внедрить Битрикс24 как единый инструмент управления продажами, проектированием и монтажом;
• настроить несколько специализированных воронок продаж;
• разделить процессы между подразделениями через смарт-процессы;
• автоматизировать контроль сроков и выполнение задач;
• повысить прозрачность работы сотрудников;
• внедрить систему KPI на основе объективных показателей;
• подготовить платформу для дальнейшего масштабирования бизнеса.

Этапы внедрения

Предпроектное исследование

Работы начались с детального анализа существующих бизнес-процессов компании. Были проведены встречи с руководителями подразделений и генеральным директором, в ходе которых определены основные проблемы взаимодействия между отделами, выявлены точки потери информации и узкие места в реализации проектов.

На основании полученных данных была разработана новая архитектура процессов, подготовлены блок-схемы будущей системы и сформировано техническое задание на внедрение.

Согласованная схема процессов:

Ключевой особенностью проекта стало сохранение привычной для сотрудников структуры CRM с последующим расширением функциональности. Это позволило внедрять изменения без остановки текущей работы компании.

Настройка CRM и процессов продаж

Воронка лидов

Для обработки входящих обращений был переработан раздел лидов.

Настроена единая схема регистрации обращений, поступающих через различные каналы связи: сайт, телефонные звонки, рекомендации и повторные обращения клиентов.

В карточках лидов добавлены обязательные поля квалификации, что позволило стандартизировать процесс первичной обработки и повысить качество передачи потенциальных клиентов менеджерам.

Настройка направлений сделок

Раздел сделок был полностью переработан и разделён на три самостоятельных направления:

Общая схема направлений:

Основные продажи

Используются для комплексных проектов по поставке и монтажу инженерных систем.

Для направления настроены специализированные стадии, отражающие полный цикл работы с крупными объектами.

Быстрые продажи

Используются для реализации продукции и услуг с коротким циклом сделки без этапа проектирования.

Это позволило существенно ускорить обработку типовых заказов.

Сделки на проектирование

Выделены в отдельное направление для продажи исключительно проектных работ.

Каждое направление получило собственную логику работы, стадии, автоматизации и аналитику, что обеспечило корректный контроль различных типов заказов.

Структурирование клиентской базы

Были переработаны карточки контактов и компаний.

Добавлены дополнительные поля для:

• сегментации клиентов;
• определения типа заказчика;
• закрепления ответственных сотрудников;
• хранения истории взаимодействий.

В результате компания получила полноценную клиентскую базу, пригодную для повторных продаж и аналитики.

в) Внедрение смарт-процессов

Для разделения ответственности между подразделениями и автоматизации работы были разработаны специализированные смарт-процессы.

Смарт-процесс «Проектирование»

Процесс охватывает деятельность проектного отдела.

Внутри системы реализованы этапы:

• разработка проекта;
• согласование;
• внесение корректировок;
• утверждение документации;
• передача проекта в монтаж.

На каждом этапе автоматически создаются задачи ответственным сотрудникам с контролем сроков выполнения.

Смарт-процесс «Монтаж»

Процесс предназначен для управления выполнением работ на объекте.

Настроены этапы:

• подготовка к работам;
• организация выхода на объект;
• выполнение монтажных работ;
• сдача объекта;
• закрытие проекта.

В карточках фиксируются ключевые даты, ответственные сотрудники и текущий статус выполнения.

Сквозная автоматизация процессов

Между сделками и смарт-процессами реализована автоматическая связь через бизнес-процессы Битрикс24.

После достижения определённых стадий сделки система самостоятельно запускает необходимые процессы:

Сделка → Проектирование → Монтаж

Благодаря этому исключены потери информации при передаче объекта между подразделениями, а руководители получили возможность отслеживать движение каждого проекта в режиме реального времени.

Автоматизация контроля и KPI

Для повышения исполнительской дисциплины были внедрены:

• роботы автоматизации;
• триггеры смены стадий;
• автоматическое создание задач;
• уведомления о просрочках;
• контроль заполнения обязательных полей;
• система напоминаний сотрудникам.

Дополнительно была разработана система балльной оценки выполнения задач, которая позволяет объективно оценивать эффективность сотрудников на основании соблюдения сроков выполнения работ.

Также настроена ролевая модель доступа, обеспечивающая прозрачность процессов и безопасность корпоративных данных.

Обучение сотрудников и запуск системы

После завершения настройки проведены демонстрации новой архитектуры работы для руководства и сотрудников компании.

Для каждого подразделения были подготовлены инструкции по работе с системой и проведено обучение с учётом специфики выполняемых функций.

После тестирования портал был переведён в полноценную промышленную эксплуатацию

Результаты и выводы

Сокращение времени обработки заявок на 30–40%

Автоматизация работы с обращениями позволила значительно ускорить квалификацию клиентов и запуск сделок в работу.

Снижение количества потерянных сделок более чем на 50%

Благодаря прозрачным воронкам и автоматическим напоминаниям существенно снизилось количество забытых и зависших обращений.

100% контроль объектов в системе

Все проекты теперь проходят через единый цифровой контур и находятся под постоянным контролем руководства.

Сокращение времени передачи объектов между отделами на 35%

Автоматизированная передача информации исключила необходимость ручного согласования этапов.

Снижение административной нагрузки на руководителей

Большая часть контроля сроков и задач была переведена на автоматические механизмы Битрикс24.

Минимизация человеческого фактора

Система самостоятельно контролирует выполнение ключевых действий и соблюдение регламентов.

Особенности проекта

Создание единой цифровой архитектуры, объединяющей продажи, проектирование и монтаж в рамках одного бизнес-процесса с автоматической передачей объектов между подразделениями.

Дополнительные особенности

• сохранение привычной структуры CRM без остановки работы компании;
• внедрение нескольких специализированных воронок продаж;
• автоматизация проектного и монтажного направлений через смарт-процессы;
• реализация KPI-системы на основе балльной оценки задач;
• настройка ролевой модели доступа;
• подготовка системы к дальнейшему масштабированию бизнеса.