Автоматизация управления проектами в строительной компании с помощью Битрикс24

ООО «ТИиС» — компания, успешно работающая в области транспортного строительства. Специализация — проектирование, инженерные изыскания, технический консалтинг, авторский надзор и аудит проектов автомобильных дорог, мостов, тоннелей и транспортных развязок.

Компания реализовала более 180 объектов по Центрально-Черноземному и Южному округам, является членом СРО, сотрудники внесены в Национальный Реестр Специалистов. Успешность деятельности подтверждается высоким профессиональным уровнем команды, современной технической базой и положительными отзывами клиентов.

Клиенту требовалось создать единую цифровую экосистему для автоматизации ключевых бизнес-процессов, включая управление проектами, контроль сроков, распределение задач и обеспечение прозрачности всех операций. 

Основная цель — повысить эффективность работы проектных команд и обеспечить своевременное выполнение задач. В условиях высокой загрузки и множества одновременно ведущихся проектов возникали проблемы с координацией между участниками, отслеживанием прогресса и централизованным хранением информации. Руководители не всегда имели полный обзор статуса проектов, а сотрудники тратили время на ручное распределение задач и поиск необходимых документов. Это снижало общую продуктивность и увеличивало риск пропуска сроков. 

Поэтому была поставлена задача внедрить систему, которая позволит не только автоматизировать процессы, но и создать удобную среду для взаимодействия, планирования и контроля.

В рамках проекта была внедрена CRM-система Битрикс24, которая позволила создать централизованную систему управления проектами. Внедрение включало следующие этапы:

1. Настройка структуры компании и регистрации портала.

— Создана корпоративная структура, приглашены сотрудники, распределены по отделам.

2. Настройка прав доступа.

— Разграничены права доступа для руководителей, ГИПов и участников проектов. Участники видят только задачи в своей группе, руководители — полную картину проекта.

3. Автоматизация создания проектов.

— При создании сделки автоматически формируется группа, в которую добавляются участники проекта. В зависимости от направления (мосты или дороги) назначается ГИП и подгружается соответствующий пул задач.

4. Интеграция диаграммы Ганта и диска.

— Каждой группе проекта привязаны инструменты для планирования (Ганта) и хранения документов (диск). Это позволяет участникам проекта работать в одном месте и видеть общий прогресс.

5. Создание шаблонов задач.

— Разработано более 30 шаблонов задач в конструкторе бизнес-процессов, соответствующих этапам проектов в разных направлениях.

6. Обучение сотрудников.

— Подготовлены текстовые инструкции и проведены практические занятия по работе с CRM и группами проектов.

После внедрения Битрикс24 компания получила значительный эффект от внедрения цифровой экосистемы, которая стала основой для эффективного управления проектами. Теперь все участники проекта работают в едином пространстве, где доступны задачи, документы, коммуникации и инструменты планирования. Это позволило исключить дублирование информации и повысить скорость обмена данными. При создании сделки автоматически формируются группы, в которые добавляются участники, назначаются задачи и создаются папки на диске — всё в соответствии с выбранным направлением (мосты или дороги). Руководители и генеральные исполнители получили возможность в режиме реального времени отслеживать статус проектов, контролировать сроки и управлять ресурсами. Сотрудники больше не тратят время на ручное распределение задач и поиск нужных документов — всё структурировано и доступно в одном месте. Внедрение шаблонов задач и унифицированных процессов позволило стандартизировать подход к выполнению проектов, сократить количество ошибок и повысить общую дисциплину.

В результате скорость реализации проектов увеличилась на 25%, а сроки выполнения задач стали более предсказуемыми. Компания получила не только инструмент для автоматизации, но и систему, которая способствует устойчивому развитию и масштабированию бизнеса.

• Единое пространство для управления проектами и коммуникации между участниками.

• Автоматизированное создание групп и задач при формировании сделки.

• Повышение прозрачности и контроля над проектами со стороны руководителей.

• Сокращение времени на ручное распределение задач и документооборот.

• Улучшение координации между отделами и проектными командами.

• Увеличение скорости выполнения проектов на 25% и снижение количества ошибок.

Отзыв:

«Битрикс24 стал для нас незаменимым инструментом для управления проектами. Теперь мы видим, на каком этапе находится каждый проект, кто за что отвечает и какие сроки. Особенно удобно, что при создании сделки автоматически формируется группа и назначаются задачи — это сэкономило нам много времени. Работа стала более структурированной и управляемой.»