Как строительная компания навела порядок в заявках, закупках и платежах с помощью Битрикс24

ЕГСК (Екатеринбургская градостроительная компания) — компания полного цикла в сфере складской недвижимости. Сдаёт в аренду собственные складские помещения, строит объекты в собственных логопарках и реализует проекты строительства складов «под ключ» на территории заказчика. Компания работает более 10 лет, управляет свыше 110 тысяч кв. м складских помещений и реализовала более 160 тысяч кв. м объектов. Среди клиентов — федеральные заказчики.

Компания обратилась с задачей навести порядок во внутренних процессах: собрать все заявки в одной системе, ускорить согласования и установить прозрачный контроль над закупками и платежами.

Компания росла, количество арендаторов увеличивалось, а объём заявок на ремонт, обслуживание и дополнительные услуги рос кратно. Единой системы не было: заявки фиксировались вручную или терялись в переписке, многоуровневые согласования проходили через звонки и почту, отклонённые счета нигде не сохранялись, а руководство не имело сводной картины по финансовому потоку без ручного сбора данных.

Отдельной болью был контроль исполнения. Ни у кого не было инструмента, который позволял бы видеть, на каком этапе находится каждая заявка, кто за неё отвечает и когда её должны закрыть. Инциденты на объектах фиксировались устно. Гарантийные случаи обрабатывались вручную. Заявки на поставку оборудования и платежи проходили длинный путь согласований без какой-либо автоматической фиксации.

Главная задача проекта — выстроить единую автоматизированную систему, которая собирала бы все обращения в одном месте, ускоряла согласования с контролем сроков, давала прозрачность по закупкам и платежам и позволяла руководителям управлять процессами без ручных отчётов.

Для ЕГСК спроектировали и настроили в Битрикс24 пять ключевых бизнес-процессов, покрывающих все основные направления операционной работы компании.

1. Ремонт и коммерческие услуги. Арендатор подаёт заявку с типом — аварийная, плановая или коммерческая. Система автоматически определяет объект. Начальник отдела назначает ответственных исполнителей и устанавливает сроки. Исполнители выполняют работы с обязательной фотофиксацией результата. Начальник проверяет выполнение, арендатор подтверждает принятие — только после этого заявка закрывается. Весь цикл проходит внутри системы: никаких лишних звонков и переписки в личных чатах.
2. Поставка дополнительного оборудования. Арендатор оформляет запрос. Начальник отдела формирует коммерческое предложение, согласовывает его с собственником и арендатором. Закупка передаётся в отдел снабжения, счёт согласовывается с руководителем и оплачивается бухгалтерией. Исполнители доставляют оборудование и прикрепляют фотоподтверждение. Каждый этап фиксируется в системе, и ни один шаг не может быть пропущен.
3. Гарантийный ремонт объектов. Ответственный регистрирует заявку, поступившую из письма. Главный инженер по гарантии классифицирует случай: гарантийный или нет. При подтверждении создаёт задачи для подрядчиков с установленными сроками выполнения. После завершения работ проверяет фотоотчёт и закрывает заявку. Система отслеживает сроки и напоминает, если что-то зависло.
4. Заявки на закупки, поставки и платежи. Инициатор создаёт заявку с указанием суммы, типа оплаты и номенклатуры. Заявка автоматически проходит цепочку согласований: ПТО → главный инженер → руководитель. Счета прикрепляются к карточке; отклонённые автоматически попадают в реестр с указанием причины. Утверждённые платежи оказываются в реестре плановых платежей, бухгалтер переводит их в статус «К оплате» и проводит оплату. Руководство впервые получило полную картину финансового потока в одном месте.
5. Инциденты на объектах. Рабочий фиксирует поломку или нештатную ситуацию прямо на объекте — с фото и описанием. Начальник отдела принимает решение: устранить своими силами, передать подрядчику или выставить счёт арендатору. После устранения прикрепляются фото «до» и «после», начальник проверяет результат и закрывает инцидент. Больше ничего не решается на словах и не теряется между сменами.

По всем пяти процессам настроены автоматические уведомления и контроль сроков. При просрочке на любом этапе система отправляет напоминание ответственному. Если ситуация не решается — уведомление уходит руководителю. Это позволяет вмешиваться точечно, не погружаясь в ежедневную операционку. Дополнительно настроили структуру компании с разграничением прав доступа и провели обучение сотрудников.

В результате ЕГСК получила единую управляемую систему работы с арендаторами, подрядчиками и внутренними подразделениями.

Все обращения — ремонтные заявки, запросы на оборудование, гарантийные случаи, инциденты — теперь фиксируются в Битрикс24 и проходят по понятным маршрутам с назначенными ответственными и контролируемыми сроками. Ни одна заявка не теряется в почте или мессенджерах.

Многоуровневые согласования закупок и платежей стали прозрачными: каждый счёт проходит через фиксированную цепочку утверждений, отклонённые сохраняются в реестр, а утверждённые автоматически попадают к бухгалтеру. Руководство видит полную картину финансового потока без ручного сбора информации - экономия до 5 часов в неделю на каждом руководителе.

Контроль исполнения работ подкреплён обязательной фотофиксацией на ключевых этапах — от выполнения до закрытия заявки. Автоматические уведомления при просрочках позволяют руководителям вмешиваться точечно: до 80% нарушений сроков выявляется и устраняется без ручного контроля. Сотрудники тратят на согласования и выяснение статусов намного меньше часов в неделю — это время идёт на результат.