Внедрение цифровой платформы управления для «Академии Тепла» на Битрикс24

ООО «Академия Тепла» — специализированная подрядная организация, выполняющая ключевые работы по строительству и реконструкции теплотрасс для крупных промышленных предприятий г. Новороссийска. Для компании было важно выстроить единое цифровое пространство, в котором коммуникации, задачи, документы и договорная работа находятся в одной системе и не теряются между мессенджерами, почтой и устными договоренностями.

До внедрения Битрикс24 бизнес-процессы компании были разрознены: общение велось в смеси мессенджеров и почты, задачи ставились устно, документация согласовывалась вручную, что приводило к потере информации, срыву сроков и сложностям в управлении. 

Задачи клиента для внедрения Битрикс24:

1. Коммуникации

• Централизовать внутренние и внешние коммуникации;
• Уйти от разрозненного общения в разных каналах;
• Снизить риски потери важной информации.

2. Задачи и проекты

• Внедрить единую систему постановки и контроля задач;
• Организовать работу по проектам;
• Повысить прозрачность исполнения и контроль сроков.

3. CRM и обработка обращений

• Организовать системный прием и обработку входящих обращений;
• Настроить воронку от первичного обращения до заключенного контракта;
• Закрепить в карточках всю историю взаимодействия и связанные документы.

4. Реестр договоров

• Создать единый защищенный реестр договоров;
• Структурировать ключевые данные по договорам;
• Обеспечить централизованное хранение файлов и контроль статусов.

5. Согласование документации

• Автоматизировать процесс согласования проектной и исполнительной документации;
• Исключить потери документов и затягивание сроков;
• Сохранить историю комментариев, версий и маршрутов согласования.

Детальное описание реализации проекта внедрения Битрикс24:

1. Организационная структура и права доступа.
В системе была настроена иерархическая структура компании с распределением прав доступа для руководителей, менеджеров проектов, сотрудников снабжения, бухгалтерии и строительных бригад. Это позволило разграничить доступ к рабочей информации и одновременно сохранить управляемость процессов на уровне руководства.

2. Чаты и рабочие коммуникации.
Для проектной и внутренней работы были созданы групповые и индивидуальные чаты. Это позволило перевести ключевые обсуждения в единое корпоративное пространство и упростить ежедневное взаимодействие между участниками проектов.

3. Задачи и проектная деятельность.
Настроены проекты с задачами, контролем времени, чек-листами и связанными документами. Для типовых работ внедрены шаблоны повторяющихся задач, что сократило объем ручной постановки и упростило контроль исполнения на всех этапах проекта.

4. CRM: лиды и сделки.
Была настроена воронка продаж от первичного обращения до успешно завершенного контракта. Подключена общая почта компании: входящие письма автоматически создают лиды в CRM. В карточках сделок фиксируются этапы, ответственные сотрудники и связанные документы, благодаря чему работа с клиентами и контрактами стала более прозрачной и управляемой.

5. Централизованный реестр договоров.
На базе смарт-процессов создан единый реестр договоров с клиентами и поставщиками. Для каждого договора сформирована карточка с ключевыми данными: сроки, суммы, статус, ответственный. Все сопутствующие файлы хранятся в привязанной папке, что упростило поиск документов и контроль актуального статуса договорной работы.

6. Согласование проектной и исполнительной документации.
Реализован сквозной процесс согласования техзаданий, чертежей, актов и смет. Маршрут построен по цепочке ответственных: инженер → руководитель проекта → юрист → генеральный директор. В системе сохраняется история комментариев, изменений и версий документов, что обеспечивает прозрачность согласования и снижает риски спорных ситуаций. 

Результаты внедрения:

Внедрение Битрикс24 позволило компании «Академия Тепла» перейти от разрозненной работы к единой цифровой платформе управления проектами, обращениями, договорами и документацией.

• Существенно снизилась зависимость от личных мессенджеров и устных договоренностей;
• Появилась единая система постановки, контроля и сопровождения задач;
• Снизился риск потери поручений и срыва сроков;
• Обработка обращений стала системной;
• Создан единый защищенный реестр договоров;
• Снижен риск потери документов и несогласованных версий файлов.
• Процесс согласования стал прозрачным и управляемым;
• Все действия, комментарии и версии документов фиксируются в системе;

В результате получили рабочий инструмент для управления внутренними процессами, проектной деятельностью и договорной работой. Это повысило исполнение, прозрачность взаимодействия и надежность контроля документов и сроков.