Как автоматизировать программу адаптации на базе корпоративного портала за один месяц. Кейс ФСК

О компании

ГК ФСК – одна из крупнейших девелоперских компаний России, входит в десятку лучших девелоперов страны и пятерку наиболее социально ответственных строительных компаний. По версии делового издания Forbes, ГК ФСК занимает первое место в рейтинге уверенности российских застройщиков в сегменте массового жилья.

Помимо Санкт-Петербурга и Ленинградской области ФСК занимается строительством объектов в Москве и Московской области, Калужской области и Краснодарском крае.

ГК «ФСК Северо-Запад» появилась 10 лет назад. За это время компания добилась отличных результатов:

• Вошла в ТОП-10 Северо-Западного округа по объемам текущего строительства;
• Построила более 10 000 квартир и апартаментов (в совокупном портфеле более 1 500 000 кв.м общей площади);
• Приобрела застройщика Бонава (Bonava) в конце 2023 года, который теперь является частью группы компаний.

Сотрудники ФСК любят свою работу: 65% из них считают свои задачи интересными, ведут насыщенную корпоративную жизнь, ценят work&life balance и поддерживают атмосферу взаимопомощи, особенно по отношению к новым сотрудникам.

В компании внимательно подходят к адаптации новичков, стремятся сделать онбординг наиболее комфортным и эффективным, в том числе и с помощью технологий – об этом дальше.

Ситуация до старта проекта

Уже более 2 лет ГК ФСК СЗ активно растет, увеличивается количество проектов, команд, сотрудников. В 2024 году компания осуществляет свои амбициозные планы по расширению штата – за последний год к компании присоединилось более 200 сотрудников, и на сегодняшний день штат ГК ФСК СЗ составляет более 400 человек. Процесс адаптации новых сотрудников в компании ранее был выстроен, но не автоматизирован. Требовался постоянный контроль HR, своевременное направление опросов, напоминаний руководителям и проч. Важно было найти современное решение, чтобы HR-отдел справлялся с возрастающей нагрузкой, а новые сотрудники комфортно и успешно проходили первые непростые месяцы в непривычной обстановке.

Портал Битрикс24 на тот момент уже четвертый год «жил» в компании, помогая решать разные задачи и объединяя сотрудников. Причины выбора ГК ФСК СЗ комментирует так:

«Выбрали Битрикс24, так как с помощью этой платформы решалось сразу несколько задач компании: мы смогли оформить структуру и штатный состав на портале, управлять задачами и публиковать важную информацию. На первом этапе именно эти опции были первоочередными для развития. С 2021 года мы начали использовать Битрикс24 и как ПО для коммуникаций внутри коллектива, анализируя Пульс компании и предлагая интересные возможности для взаимодействия работников. Внутренний портал стал местом коммуникаций».

Было бы удобно автоматизировать онбординг здесь же. Только одно «но»: облачная версия продукта не позволяет проводить глубокую кастомизацию, поэтому решить задачу нужно было с помощью существующего инструментария Битрикс24.

К решению задачи подходили с разных сторон и не один раз, но тот самый вариант найти не получалось. Казалось, что все-таки придется подключать какие-то сторонние программы.

На помощь пришел сервис Customer Success Manager, доступный всем клиентам в облачной версии тарифа Битрикс24 Энтерпрайз. Персональный менеджер ФСК ознакомился с задачей и порекомендовал проверенного интегратора, который точно решит вопрос лучшим образом. Им оказался наш партнер WebMens.

Как автоматизировали онбординг в Битрикс24

Для реализации проекта решили адаптировать CRM-функциональность под процесс онбординга.

Если базово раздел CRM используют для автоматизации воронки продаж, то в данном кейсе воронку заменяют этапы онбординга, а двигается по ним не сделка с клиентом, а карточка нового сотрудника:

Карточка сделки в этом процессе переделана под досье сотрудника, которое содержит основную информацию о передвижении сотрудника по этапам онбординга. К концу онбординга в карточку прикрепляется результат работы сотрудника за весь испытательный срок, обратная связь в виде заполненных опросов от руководителя и самого сотрудника:

Функциональность позволяет настроить разный уровень доступов. Сотрудник видит только информацию о себе и своих задачах, руководитель – только своих сотрудников на адаптации, а HR – всю картину целиком: сколько всего сотрудников проходят адаптацию, кто, на каком этапе и как идут дела.

Каждый этап онбординга включает в себя оформленный список задач для сотрудника. Например, «Пройти Welcome-курс», «Заполнить опрос» и т.д. Для руководителя и HR-специалиста оформлены свои задачи относительно взаимодействия с новым сотрудником.

Чтобы не пропустить важные этапы в адаптации, для каждого участника процесса предусмотрены уведомления, которые настраиваются и отправляются с помощью Роботов. Они позволяют заранее спланировать сценарий действий, который должен воспроизводиться автоматически по заданному триггеру без вашего непосредственного участия. Например:

• Роботы отправляют напоминание руководителю, что он должен пройти опрос об адаптации своего сотрудника, когда тот перешел на определенный этап;
• Сотрудник получает уведомления о своих задачах, курсах и материалах, которые ему нужно изучить на данном этапе;
• HR получает уведомления о переходе сотрудников с этапа на этап – в компании настроили дублирование этих напоминалок на почту HR-специалистам для удобства.

Кстати, все курсы и опросы оформлены так же внутри портала Битрикс24, внешние сервисы для этого не нужны.

Дополнительные инструменты для адаптации сотрудников

В процессе онбординга важную роль играют интенсивность коммуникаций новичка с коллегами и доступность обучающей информации. Битрикс24 стал в этом отличным помощником.

Когда новый сотрудник приходит в компанию, важно помочь ему почувствовать себя своим. О каждом «новеньком» в Ленте новостей публикуется небольшая презентация и поздравление с выходом на работу:

Команда может сразу отреагировать и познакомиться с новым коллегой, понять, какова его зона ответственности, узнать предыдущий опыт человека и его ожидания от нового места работы.

Помимо этого Лента новостей помогает быстро оповещать всех о важных изменениях или мероприятиях, создавать возможность для дискуссий. Как будто вы собрались у кофемашины в офисе на 5 минут обсудить предстоящее культурное мероприятие. Такие моменты сближают людей и разрушают барьеры, вызванные удаленной работой:

Самый посещаемый раздел в первые месяцы работы сотрудника – это База знаний. Она позволила удобно оформить важные регламенты и обучение в одном месте, которое всегда под рукой. Можно не бегать от одного коллеги к другому, чтобы добыть ответы на волнующие вопросы. Вот что говорят об этом разделе в самом ФСК:

«У нас улучшились показатели по просмотру учебного адаптационного материала, сейчас примерно 95% работников на адаптации проходят курсы из Базы знаний. Мы оформили Welcome-курс, продолжаем выкладывать туда регламенты силами нашего бизнес-аналитика. Сейчас еще активно наполняем блок «вопрос-ответ», чтобы сотрудник мог по всем организационным вопросам найти информацию. Добавляем сюда и разные внутренние воркшопы, которые проводят руководители для всех сотрудников, можно в любой момент пересмотреть. Особенно нравится, как База знаний выглядит в стандартном мобильном приложении Битрикс24 – очень удобно и красиво».

Результаты и дальнейшие планы

Ранее процесс онбординга новых сотрудников требовал гораздо больше ресурсов, многое приходилось делать вручную: заполнять все данные о процессе адаптации в таблицах, отправлять новеньким материалы, объяснять одну и ту же информацию, чтобы человек не запутался.

Битрикс24 позволил автоматизировать рутину и выводить большее количество новых сотрудников на адаптацию одновременно:

• До автоматизации этапов онбординга на адаптации в среднем могло находиться около 25 сотрудников; сейчас эта цифра выросла до 100 при том же составе HR-отдела;
• 80% сотрудников успешно проходят адаптацию в компании;
• eNPS (показатель удовлетворенности сотрудников) относительно процесса адаптации в компании вырос на 25%.

Сейчас компания ГК ФСК СЗ активно занимается развитием своего корпоративного портала Битрикс24 и делится планами:

«До 2023 года для адаптации работников мы пользовались различным ПО с обучающим контентом, опросами, тестами, но всегда удобнее пользоваться одним окном для коммуникации. Теперь весь блок адаптации перенесен в Битрикс24.

Наиболее полезными для нас оказались разделы Задачи, Лента новостей, База знаний, Общий диск, Мессенджер. Сейчас мы осваиваем Календарь компании для информирования коллег о наших событиях. В новом релизе Битрикс24 нам интересны КЭДО+Госключ и Copilot Pro. Мы только изучаем эти продукты.

Далее мы хотим поработать над отчетностью по новым сотрудникам. Сейчас у нас уже есть возможность видеть всю информацию по новичкам на адаптации в одном окне, раньше такого не было, приходилось собирать данные по всем вручную. Следующим шагом мы попробуем решить, как выгружать единый сводный отчет, чтобы можно было быстро и удобно предоставить его руководству.

Помимо этого на корпоративном портале хотим оформить схему подразделений компании. У нас уже есть схема переговорок, это очень удобно. Здорово, если новый сотрудник получит карту всех подразделений нашего большого офиса и сразу будет знать, куда и к кому ему можно подойти для решения вопросов.

Еще мы хотим внедрить в процессы больше геймификации. Например, чтобы сотрудники могли получать внутрикорпоративную валюту за определенные достижения и тратить ее в магазине бонусов прямо на портале.

В общем, нашу фантазию не остановить, уверены, что Битрикс24 поможет нам реализовать многие планы».