Как Группа «Эталон» создала единую корпоративную среду для 7 500 сотрудников
Группа «Эталон» работает в 12 регионах и объединяет около 7 500 сотрудников разных функций – от девелопмента и проектирования до строительства и сервисных подразделений. В такой структуре корпоративный портал должен не только транслировать новости, но и помогать людям ориентироваться в компании: находить документы, коллег и рабочие сервисы, понимать контекст бизнеса и помогать каждому получать информацию с учётом своей роли.
Прежнее решение уже не позволяло развивать эти сценарии. Вместе с «КОРУС Консалтинг» компания создала новую корпоративную среду на базе Битрикс24 с расширением в виде K-Team HRM. Платформа стала единой точкой доступа к корпоративной информации и сервисам, а также основой для дальнейшей автоматизации всех внутренних процессов.
Когда информационного портала стало недостаточно
Прежний портал использовался около десяти лет и продолжал выполнять информационную функцию. Однако поддерживать и дорабатывать его становилось всё сложнее, а новые задачи компании требовали другой технологической основы.
«Мы хотели усовершенствовать корпоративный портал и создать “ядро”, из которого сотрудник сможет перейти во все необходимые ресурсы. На реализацию проекта у нас было всего три месяца: за это время предстояло настроить интеграции, перенести контент и запустить новый портал. Если честно, мы и сами сомневались, что успеем, но совместными усилиями запустили портал в установленный срок».
Владимир Османкин, директор департамента подбора, обучения и развития персонала Группы «Эталон»
Переход на Битрикс24 + K-Team не стали растягивать: прежний портал отключили в день запуска нового. Параллельная работа двух систем могла затянуть миграцию – сотрудники продолжали бы обращаться к привычному инструменту, а компании пришлось бы поддерживать сразу две среды. Чтобы упростить переход, команда сохранила основную структуру контента и заранее перенесла большую часть материалов.
Портал не заменяет все системы, а связывает их в понятный маршрут
Внутри Группы «Эталон» уже существует множество специализированных решений, связанных с документооборотом, обучением сотрудников, юридическими и ИТ-сервисами и т.д. Переносить все эти функции на одну платформу не было задачей проекта.
Портал стал единой точкой входа в корпоративную среду. Сотруднику не нужно разбираться во всём ИТ-ландшафте: он начинает путь на портале Битрикс24, находит нужную информацию и оттуда переходит к действию в другой системе, если это необходимо.
Контент организован на нескольких уровнях:
- функциональные базы знаний объясняют правила и процессы отдельных подразделений;
- пространства для разных ролей собирают информацию вокруг задач сотрудника;
- сервисные разделы содержат навигацию по доступным сценариям и ведут сотрудника к конкретному действию в нужной системе.
Благодаря этому корпоративный портал работает не как набор разрозненных страниц, а как карта компании с понятной логикой.
Как устроен корпоративный портал сейчас
Главная страница показывает контекст бизнеса
На главной странице собраны новости компании, объявления, информация о проектах и ключевые показатели из BI-системы. Например, сотрудники могут видеть данные коммерческого блока. Показатели сделали доступными по инициативе президента компании. Идея состояла в том, чтобы сотрудники разных функций понимали, что происходит в бизнесе и как их работа влияет на общий результат.
На портале также размещены стратегия, информация о достижениях компании, материалы для инвесторов и публичная отчётность. Таким образом, портал не только сообщает о внутренних событиях, но и формирует общий информационный контекст для распределённой команды.
Скрины с главной страницы
Структура компании помогает находить коллег и ответственных
На портале представлена организационная структура с подразделениями, руководителями и сотрудниками. Здесь же можно найти информацию о проектах компании и командах, которые с ними работают. Для сотрудника это способ понять, к кому обратиться с конкретным вопросом.
Скрин структуры компании
Новичок получает информацию в контексте первого рабочего дня
Для новых сотрудников создано отдельное пространство. В нём собраны приветственные видео, чек-листы первого дня и первой недели, информация о графике работы, зарплатной карте, необходимых доступах, электронной подписи и корпоративных сервисах.
Сопровождение сотрудника по задачам на период испытательного срока ведётся в специализированной системе – портал не дублирует эту функциональность. Он отвечает за справочную и организационную часть маршрута, чтобы новичку не приходилось собирать сведения по частям у HR, руководителя и коллег.
Скрин пространства для нового сотрудника
Руководителю доступна собственная «настольная книга»
У руководителей другой набор регулярных задач и вопросов. Поэтому для них создано отдельное пространство с инструкциями по основным управленческим сценариям.
Здесь можно узнать, как сформировать или изменить структуру команды, внести изменения в штатное расписание, подобрать нового сотрудника, оформить командировку, провести премирование или решить кадровый вопрос.
Информация организована не вокруг структуры подразделений, а вокруг действий руководителя. Ему не нужно определять, какая функция отвечает за каждый этап процесса, и искать правила в нескольких разделах.
Подразделения компании ведут собственные базы знаний
Функциональные подразделения получили отдельные базы знаний с инструкциями, правилами и ответами на типовые вопросы. Они помогают сотруднику разобраться в процессе до обращения к специалисту и самостоятельно решить часть стандартных задач.
После обучения подразделения сами управляют своими материалами. Ответственность за содержание не замыкается на администраторах портала: владелец функции отвечает за полноту и актуальность информации в своём разделе.
Такой принцип важен для жизнеспособности корпоративной среды. Если весь контент обновляет одна команда, документы быстро устаревают, а портал постепенно перестаёт быть источником достоверной информации.
Скрин из базы знаний
Для нормативных документов создали отдельную базу
Стандартного файлового хранилища было недостаточно для работы с нормативными документами. Компании требовалось не просто разместить файлы, а зафиксировать их статус и принадлежность.
Поэтому на портале создали отдельную базу, в которой каждый документ представлен собственной карточкой. В ней можно указать номер документа, владельца, необходимые атрибуты, а также разместить актуальные версии в форматах Word и PDF. Такая организация помогает отличать действующую редакцию от устаревшей и понимать, кто отвечает за содержание документа.
Скрин базы документов
Портал поддерживает корпоративную вовлечённость
На портале сотрудники могут задавать вопросы топ-менеджменту, участвовать в опросах, отправлять обратную связь, быть в курсе обучающих и корпоративных мероприятий.
Есть и инструменты внутреннего признания. Например, компания отмечает «героев года», а информация о наградах сохраняется в профиле сотрудника.
Таким образом, портал поддерживает не только движение информации «сверху вниз». Компания получает обратную связь, а сотрудники – возможность задавать вопросы, сообщать о проблемах и участвовать во внутренней жизни организации.
Скрин доски почета
Что изменилось после запуска и дорожная карта проекта
Главная ценность корпоративного портала на базе Битрикс24 и K-Team для Группы «Эталон» в том, что он связывает информацию, людей и сервисы в понятный для сотрудника маршрут.
Часть типовых вопросов сотрудники теперь решают самостоятельно. HR и другим функциям реже приходится объяснять, где находится документ, как устроен процесс или к кому нужно обратиться.
Цифры проекта
64% участников стартового опроса положительно оценили портал;
более 3500 сотрудников хотя бы один раз вошли на портал после запуска;
более 5 подразделений самостоятельно ведут и обновляют свои базы знаний;
более 30 обращений от сотрудников поступило через форму обратной связи в первый месяц,
до 5 обращений в месяц поступает сейчас.
Создание информационной и сервисной среды стало первым этапом развития портала. Следующий шаг – автоматизация рабочих сценариев.
В дорожную карту проекта входит внедрение функциональности по оценке сотрудников. Кроме того, компания рассматривает возможность использования ИИ в закрытом контуре, чтобы снизить время сотрудников на рутинные задачи. Всё это можно будет реализовать с Битрикс24 и K-Team.
«В первый месяц работы нового портала мы получали до 30 обращений в день от сотрудников: люди осваивали новую структуру, задавали вопросы и показывали, какие сценарии требуют доработки. Теперь мы анализируем повторяющиеся запросы и оцениваем каждое изменение с точки зрения его пользы для сотрудников и доступного бюджета. При этом развитие портала не замыкается на одной команде: корпоративные коммуникации отвечают за новости, подразделения – за содержание своих разделов, ИТ – за инфраструктуру и интеграции. Такой подход позволяет нам развивать систему на основе реального опыта пользователей и сохранять её актуальной по мере изменения бизнеса».
Владимир Османкин, директор департамента подбора, обучения и развития персонала Группы «Эталон»
