Как строительно-ремонтная компания внедрила Битрикс24 и оцифровала управление 70+ объектами в реальном времени

Клиент: ООО “Большая Строительная Компания” ( ООО “БСК”)

Город: Уфа

Сфера работы: Капитальный ремонт и отделочные работы (B2C, B2B) 

Годовой оборот:  ~ 566 тыс.руб.

Тариф Битрикс24: Битрикс24 - Профессиональный

Количество сотрудников: 20 

Компания “БСК” (Большая Строительная Компания) специализируется на капитальном ремонте и отделочных работах в сегментах B2C и B2B. География деятельности охватывает Республику Татарстан и Башкортостан, с активными планами по выходу в новые регионы. В штате компании работают около 20 человек административного и инженерного персонала, а строительные бригады привлекаются на условиях субподряда под конкретные задачи. Компания демонстрирует высокие темпы роста, одновременно управляя десятками объектов.

Стремительное масштабирование бизнеса привело к росту операционной нагрузки на руководство. До начала проекта Битрикс24 использовался лишь на базовом уровне в отделе продаж. Главной “болью” компании являлось отсутствие единого пространства для ведения проектов. Коммуникация с клиентами и подрядчиками велась стихийно: у генерального директора в стороннем мессенджере было открыто порядка 140 чатов (по два на каждый из 70+ объектов). Информация о закупках, требованиях клиентов и устных договоренностях регулярно терялась в личных переписках.

В производственном блоке отсутствовал системный документооборот. Руководители проектов (РП) часто игнорировали заполнение регламентированных чек-листов. Отдел снабжения вел собственную обособленную кассу, что осложняло сведение финансовых планов. В компании возникали кассовые разрывы, отсутствовал платежный календарь, а ручная сборка управленческих отчетов занимала у маркетологов и аналитиков до нескольких дней в месяц.

Что было важно:

• Разработать архитектуру связанных смарт-процессов для стадий производства и снабжения материалами.

• Внедрить автоматический контроль дисциплины сотрудников при подписании еженедельных и промежуточных актов выполненных работ.

• Организовать инструмент для прозрачного согласования смет и счетов с клиентами внутри CRM.

• Настроить систему сбора и фиксации оценок удовлетворенности клиентов (NPS).

• Подготовить интерактивную Базу знаний для минимизации рисков при смене или расширении штата сотрудников.

Что было сделано во время реализации проекта:

Для реализации задач проекта базовая лицензия компании была обновлена до тарифа “Профессиональный”, что позволило задействовать сложные сценарии автоматизации, смарт-процессы и гибкое управление правами доступа.

1. Смарт-процесс “Производство” и контроль этапов работ. В рамках проекта настроена выделенная производственная воронка, состоящая из 10 строго регламентированных стадий — от назначения команды до финальной сдачи объекта. Теперь при передаче проекта из отдела продаж замерщики вручную создают карточку производства и заполняют обязательные стартовые поля: прикрепляют скан-копии договоров, первичные сметы, фиксируют точный адрес и психологический портрет клиента.

Чтобы исключить устные споры и нарушения технологий, в систему внедрен жесткий автоматический фильтр: руководитель проекта не имеет технической возможности перевести сделку на следующий строительный этап (например, перейти от демонтажа к черновым работам), пока не прикрепит в обязательное поле подписанный промежуточный акт выполненных работ.

2. Циклическое “Смарт-Снабжение” и реформа процесса возвратов. Процесс снабжения был отвязан от линейной схемы и превращен в циклический смарт-процесс, интегрированный с производством. Когда на объекте формируется потребность в материалах, в снабжении автоматически создается заявка, куда копируются только нужные данные: ссылки на корзины магазинов-партнеров, фото и артикулы. Установлен жесткий SLA: у снабженца есть 24 часа на оценку полноты реализации заказа и формирование предзаказа.

3. Единая среда коммуникаций (“Коллабы”). Для решения проблемы со 140 чатами в WhatsApp* был задействован инструмент “Коллабы” от Битрикс24. Теперь клиенты приглашаются по SMS или Email в закрытые рабочие группы, где ведется вся переписка по объекту. Параллельно для каждого проекта система генерирует закрытый внутренний чат для РП, снабженца и прораба, автоматически добавляя туда сотрудников из полей карточки.

4. Подготовка к BI-аналитике и Складской учет. На финальных стадиях производства система собирает обратную связь. РП обязан заполнить шкалу оценки NPS от 1 до 10 и зафиксировать отзыв клиента. При успешном закрытии проекта эти данные автоматически мигрируют в “Реестр оценок” , формируя базу данных для встроенной BI-системы.

Для предотвращения повторных ошибочных закупок материалов, которые уже есть на физическом “мини-складе” компании, был полностью очищен и перенастроен штатный инструмент “Каталог товаров”. Снабженцы получили регламент оприходования остатков, что позволяет видеть доступные ресурсы перед формированием новых заказов.

Использованные инструменты Битрикс24

• CRM и Смарт-процессы: Созданы изолированные сущности и канбан-доски для Производства, Снабжения и Реестра оценок.

• Бизнес-процессы и Роботы: Настроена автоматическая постановка задач с жесткими дедлайнами, генерация чатов и автоматические напоминания (SLA 1-3 дня).

•  Коммуникации: Внедрен инструмент “Коллабы” для внешних клиентов и автоматические связанные чаты для проектных команд.

• Каталог товаров: Использован для организации виртуального складского учета излишков строительных материалов.

• Задачи и Проекты: Контроль выездов на объекты, фотофиксация установки информационных табличек.

Что было сделано:

• Полностью ликвидирован хаос в коммуникациях. Руководство компании избавилось от необходимости ручного мониторинга сотен чатов в личных мессенджерах. Вся история взаимодействия по 70+ объектам теперь хранится внутри карточек Битрикс24. Экономия ~20-25% рабочего времени на коммуникациях. 

• Появилась “доказательная база” и жесткий контроль качества. Запрет на продвижение этапов ремонта без промежуточных актов дисциплинировал руководителей проектов и снизил риски компании при спорах.

• Оптимизированы складские и логистические затраты. Оцифровка остатков на виртуальном складе исключила дублирующие закупки материалов, которые уже есть в наличии в офисе.

• Создан фундамент для прозрачной аналитики. Фиксация входящих и исходящих параметров в снабжении подготовила систему к бесшовному запуску BI-дашбордов по маржинальности стилей ремонта и эффективности каждого сотрудника.

Внедрение Битрикс24 позволило строительной компании “БСК” совершить качественный переход от стихийного управления “в папках” и мессенджерах к прозрачной цифровой экосистеме. Автоматизация рутинных проверок сняла колоссальный объем операционной нагрузки с генерального директора. Компания получила гибко настраиваемую платформу, полностью готовую к дальнейшему масштабированию бизнеса и открытию запланированных 16 региональных филиалов.

Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• Комфорт взаимодействия — клиент максимально высоко оценил процесс коммуникации с проектной командой, оперативность и удобство совместной работы.

• Глубина понимания бизнес-процессов — команда продемонстрировала экспертный подход, детально погрузилась в специфику строительного бизнеса и точно учла все внутренние нюансы компании.

• Ясность реализации — предложенная архитектура и логика настройки Битрикс24 оказались интуитивно понятными, прозрачными и логичными для заказчика.

• Высокая ценность автоматического контроля — собственник отдельно выделил пользу от внедрения жестких инструментов контроля за действиями линейного персонала, которые автоматизируют надзор и снижают человеческий фактор.