КСИ

1. Краткая информация о клиенте

ЗАО Калининградстройинвест было создано в 1996 году и сегодня является частью крупнейшего в области промышленно-строительного объединения. Всего в компании работает более 200 сотрудников, из них почти половина сегодня пользуется Битрикс24.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

Основные проблемы до внедрения CRM: 
-долгое согласование Договоров между отделами
-дублирование броней на один и тот же объект
-отсутствие фиксации обращений и оперативной информации об изменении статуса объекта/этапа сделки

В качестве инструмента для решения данных проблем компания решила выбрать Битрикс24 из-за набора необходимого функционала.

Наше агентство было выбрано Заказчиком в качестве подрядчика по внедрению портала:

- в силу досконального подхода к решению задач

- наличию положительного опыта сотрудничества в другой компании,

- поддержки и обучению пользователей.

3. Процесс внедрения, особенности проекта

В процессе работы Заказчика со своими клиентами задействованы:

Отдел маркетинга, Отдел продаж (9 менеджеров и руководитель), Агентства недвижимости (более 100), Юридический отдел (5 сотрудников), Финансовой отдел ( 2 сотрудника), Бухгалтерия ( 5 бухгалтеров)

В работе отдела продаж около 30 объектов (домов) и более 1000 помещений (квартиры, кладовки, парковки и т.п.). Процесс продажи начинается с момента обращения клиента, далее осуществляется бронирование выбранного объекта, оформление документов, регистрация и оплата сделки.

В первую очередь был проанализирован процесс продажи, описаны и зафиксированы основные этапы и участники сделки. Определены основные задачи внедрения:

- Равномерное распределение и фиксация заявок на помещения для продажи с сайтов, социальных сетей, телефонных номеров

- Внедрение единой клиентской базы и синхронизация статусов помещений между сайтом, отделом продаж и агентствами недвижимости

- Создание единого портала коммуникаций между сотрудниками, сокращение внешних чатов, согласование всех этапов сделки внутри Битрикс24.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты

Первым этапом работ после проектирования, утверждения и тестирования проекта стало подключение всех коммуникационных каналов к Битрикс24.

Далее был написан и реализован бизнес процесс по равномерному распределению всех заявок между менеджерами отдела продаж.

В случае успешного итога работы с заявками, менеджеры создают сделку в соответствующей воронке продаж. Для удобства все помещения для продажи были занесены в специальную базу данных – «шахматка», которая интегрирована с сайтом компании и Битрикс24 с помощью виджета Skyneex. Данная интеграция позволяет оперативно отслеживать статус помещения (свободно, бронировано, продано и т.п.) в зависимости от стадии сделки, и избегать ошибок и неприятных ситуаций в работе с клиентами. Так же к данной интеграции сделан отдельный доступ для партнерских Агентств недвижимости, которые могут предоставлять всю необходимую и актуальную информацию своим клиентам.

Реализован процесс бронирования помещений: после истечения срока- бронирование или продлевается через согласование с руководителем или автоматически снимается и помещение переходит в статус «свободно»

Реализован процесс согласования всех Договоров непосредственно из карточки сделки. Менеджеру Отдела продаж достаточно выбрать необходимый вид из списка доступных, приложить необходимую информацию в специально разработанном интерфейсе и система запустит согласование между всеми отделами (сначала утверждение у Руководителя отдела продаж, далее Юридическим отделом и после Финансовым директором). На каждом этапе прохождения согласования все его участники получают задания и уведомления о ходе выполнения непосредственно в системе Битрикс24.

При движении сделки по стадиям к процессу продажи подключаются бухгалтера, которые в зависимости от объекта (дома) отмечают оплату по сделкам.

Помимо стандартных, создан ряд специальных отчетов (отчет по количеству установленных/ снятых броней за сутки, согласованные договора по определенной дате, суммарная площадь в бесплатной брони и т.д. и т.п.) которые позволяют оперативно отслеживать, анализировать и вносить корректировки в работу отдела продаж.

На каждом этапе было проведено обучение пользователей в различных форматах:

-общая презентация

-работа в отделах

-индивидуальное обучения

Создан и поддерживается механизм поддержки пользователей внутри портала.

5. Преимущества от внедрения

На данный момент Битрикс24 позволил закрыть насущные проблемы компании при продаже объектов и активно используется в работе. Внедрение полностью оправдало ожидание и проектируется новые задачи, которые будут решаться с помощью Битрникс24.

После внедрения процесса согласования Договоров пользу от внедрения Битрикс24 ощутили уже не только менеджеры Отдела продаж, но и остальные отделы. А руководители юридического и финансовых отделов были просто счастливы что над ними больше не стоят менеджеры с распечатанным Договорами и просят как можно скорее согласовать! )

6.  Отзыв заказчика о проделанной работе