Одна из главных проблем руководителей и рядовых сотрудников — хроническая нехватка времени. Чтобы ее компенсировать, обычно стараются увеличить скорость работы, но в таком случае страдает качество.
В статье расскажем, какие методы тайм-менеджмента есть и как их использовать, чтобы расставлять приоритеты в своих и командных задачах.
Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен
Тайм-менеджмент — это система методов, которая помогает планировать время, расставлять приоритеты и выполнять задачи в нужные сроки.
Когда специалист не управляет своим временем, он работает в режиме постоянной реакции и отвлекается от важных дел на сиюминутные вопросы. Но чтобы продвигаться вперед, нужно сфокусировать внимание.
Методы и техники тайм-менеджмента помогают оценить срочность задач, присвоить им приоритеты и составить план на день или неделю. Предварительный анализ показывает, каким делам нужно посвящать большую часть дня, чтобы успеть вовремя, а какие просто нужно сделать, когда появится возможность.
Руководителю методики тайм-менеджмента помогают сразу на двух уровнях. Во-первых, он выстраивает собственный день так, чтобы срочные, но не слишком важные задачи не вытесняли более значимые. Во-вторых, он организовывает работу команды и создает условия, в которых все понимают приоритеты и не создают друг другу авралов. Такой подход снижает общий уровень тревоги и увеличивает предсказуемость.
Какие инструменты тайм-менеджмента помогают планировать день и расставлять приоритеты
Методы тайм-менеджмента из этого раздела помогают планировать и проводить день так, чтобы грамотно распределить ресурсы.
Метод Pomodoro
Название происходит от итальянского pomodoro — «помидор». Так автор метода Франческо Чирилло называл кухонный таймер в форме помидора.
Суть метода заключается в том, чтобы работать короткими интервалами с обязательными перерывами. Классическая схема: чередовать 25 минут работы с пятью минутами отдыха, а после четырех таких циклов делать длинный перерыв на 15-30 минут. Главное — засечь время и не отвлекаться до сигнала таймера.
Pomodoro подходит, когда нужно сконцентрироваться на сложной задаче и не отвлекаться, чтобы не тратить время на возвращение в контекст. Например, для того чтобы написать текст, составить финансовый отчет, подготовить презентацию или продумать стратегию. Иногда такие задачи растягиваются надолго просто потому, что требуют интеллектуальных усилий, которые ослабевают при долгой непрерывной работе. Pomodoro делает отдых обязательным: после него специалист приступает к процессу с новыми силами и сфокусированно идет к результату.
Метод не стоит использовать, если задачи появляются непредсказуемо — например, у менеджеров поддержки клиентов или у руководителей, которые постоянно должны быть на связи с командой. В таких случаях жесткие 25-минутные блоки будут создавать напряжение, а сотрудникам или клиентам придется долго ждать ответ.
Метод «Съешь лягушку»
«Лягушка» — это задача, которую не хочется делать. Например, обсудить с сотрудником его проблему, позвонить конфликтному клиенту или подготовить сложный квартальный отчет.
Суть метода состоит в том, чтобы делать такую задачу первой в самом начале рабочего дня, пока ресурс воли не исчерпан, а усталость от других дел не накопилась. Так «лягушка» не будет создавать напряжение и забирать энергию в течение всего оставшегося дня.
Если «лягушек» в списке несколько, их стоит выстраивать по степени неприятности и начинать с самой тяжелой. Определять ее лучше вечером — тогда утром не придется тратить время на выбор и не будет соблазна начать с чего-нибудь попроще.
Техника временных блоков
Суть метода: заранее выделить на каждую задачу фиксированный отрезок времени и работать только в его пределах. Когда время вышло — остановиться, даже если процесс не закончен.
- Во-первых, это помогает зарезервировать в календаре время для важных задач. Его часто отнимают уведомления, письма и вопросы коллег. Когда в календаре стоит слот, это снижает желание отвлекаться на сообщения во время подготовки презентации.
- Во-вторых, техника временных блоков ограничивает время, которое можно потратить на задачу. Это помогает перестать бесконечно улучшать результат и погружаться в ненужные детали.
Начинать удобно с одного слота в день — например, двух утренних часов. Когда техника входит в привычку, можно выстраивать весь день по блокам.
Принцип 1-3-5
Когда список дел длинный, все задачи выглядят равнозначными, и сотрудник интуитивно тянется к простому. Он выполняет мелкие дела одно за другим и чувствует себя продуктивным, а крупная задача остается нетронутой.
Принцип 1-3-5 решает эту проблему. Его суть в том, чтобы в план каждого дня включать одну большую задачу, три средних и пять мелких.
- Одна большая задача — это то, без чего проект или бизнес не приблизится к целям. Например: дописать стратегию на следующий квартал, закрыть сделку с крупным клиентом или сдать отчет инвестору. Если крупная задача слишком большая для одного дня, ее можно разбить на этапы и назначить их задачами разных дней.
- Три средних задачи — это дела, которые поддерживают текущие важные, но не слишком срочные процессы. Например: созвониться с тремя партнерами, подготовить коммерческое предложение или провести плановую встречу с командой.
- Пять мелких задач — это рутина, которая просто должна быть сделана. Например: ответить на несколько писем, перевыставить счет, заказать канцелярию или подтвердить встречу. Если задачи из этого списка в конце дня остаются невыполненными, это не страшно: главное, что самая большая и важная сделана.
Принцип 1-3-5 не подходит, если весь рабочий день состоит из большого количества однородных мелких задач — например, обработки заявок или проверки документов.
Матрица Эйзенхауэра
Метод помогает, когда задач много и непонятно, за что браться в первую очередь. Суть в том, чтобы распределить их в таблице из двух столбцов — «Срочное» и «Несрочное», и двух строк — «Важное» и «Неважное».
В результате получается четыре квадранта:
- Квадрант 1. Срочные и важные — дела, которые нельзя откладывать. Например, сдать отчет к завтрашнему утру, оплатить налоги в последний день срока или устранить аварию.
- Квадрант 2. Важные, но несрочные — то, что помогает развивать бизнес и свои компетенции. Примеры: распределить бюджет на следующий год, пройти повышение квалификации или продлить договор с клиентом.
- Квадрант 3. Срочные, но не важные — то, что отвлекает от ключевых целей. Примеры: написать рекомендательное письмо или помочь коллеге с его задачей. Их лучше делегировать или выполнять по остаточному принципу.
- Квадрант 4. Несрочные и неважные — пустая трата времени: посмотреть соцсети, прокомментировать мем от коллеги в чате или провести ненужную планерку. От таких дел лучше отказываться или сводить их к минимуму.
Подробнее о том, как работает матрица Эйзенхауэра и как ее применять, — в статье Журнала.
Метод ABC
Метод полезен, когда нужно быстро определить приоритеты. Например, в начале рабочего дня, когда список задач уже сформирован, но непонятно, с чего начать. Его суть в том, чтобы разделить все задачи на три категории по степени важности.
- А — самые важные задачи, которые приводят к результатам. Их нужно сделать в первую очередь. Например: закрыть сделку с ключевым клиентом, сдать отчет инвестору или устранить критическую ошибку на сайте.
- B — задачи средней важности. Их желательно сделать, но сдвиг на день-два не приведет к катастрофе. Например: подготовить коммерческое предложение для текущего клиента, провести плановое совещание или разобрать почту.
- С — задачи низкой важности. Их можно делегировать или сделать в свободное от важных задач время. Например: проверить и разослать типовые договоры или убрать неактивных клиентов из базы рассылки.
Но не стоит ставить слишком много задач в категорию A — когда их больше трех, часть лучше перенести в B.
Принцип Парето
Суть метода: определить 20% задач, которые приносят наибольшую пользу, и делать их в первую очередь, а остальные 80% выполнять в оставшееся время, делегировать или не касаться их вообще.
Метод полезен, когда есть ощущение, что работы много, а результатов нет. Чтобы определить, какие именно задачи входят в 20%, нужно раз в неделю анализировать, какие из них действительно принесли результаты. Такие задачи нужно запомнить и запланировать на следующую неделю в первую очередь, а остальные распределить по остаточному принципу.
Принцип Парето не подходит для операционной рутины, где все задачи примерно одинаково важны. Например, если сотрудник обрабатывает однотипные заявки клиентов, все они влияют на его результаты, и выделить из них 20% не получится.
Автоматизировать рутину можно в Битрикс24. Передайте искусственному интеллекту и роботам стандартные задачи в продажах, аналитике, документообороте.
GTD — Getting Things Done («доводить дела до конца»)
Иногда стресс на работе возникает не от объема задач, а от того, что нужно держать в голове все процессы, связанные с ними. Это создает фоновый шум и забирает ресурс, который мог бы уйти на работу.
Метод Getting Things Done решает проблему в три шага. Сначала нужно выгрузить из головы все, что нужно сделать: задачи, идеи, вопросы, обещания. Затем надо разобрать каждый элемент:
- в первую очередь сделать то, что можно выполнить за пару минут;
- часть задач отложить и поставить срок, в который они должны быть выполнены;
- часть декомпозировать на несколько шагов;
- часть делегировать;
- а часть не делать совсем.
И регулярно, раз в неделю, пересматривать и перебирать список целиком.
Метод особенно полезен тем, у кого много параллельных проектов и разнородных задач: руководителям, проджектам или предпринимателям. Если задач немного и они однородны, система может показаться избыточной.
Хронометраж
Суть метода — фиксировать, на что и сколько времени уходит в течение дня. В течение трех-пяти рабочих дней можно записывать все свои действия с привязкой ко времени: «10:00-10:30 — ответы на почту», «10:30-12:00 — работа над отчетом». Можно вести таблицу вручную в Excel или «Google Таблицах», можно отслеживать время автоматически — например, в Битрикс24, где данные получатся точнее.
После сбора данные нужно свести по типам задач, чтобы понять, сколько времени ушло на переписку и встречи, на интенсивную интеллектуальную работу и на поиск информации. Картина бывает неожиданной — задачи, которые считались недолгими, могут занимать часы.
На основе этого анализа можно осознанно поменять расписание: например, перенести интеллектуальную работу на утро, ограничить время на почту и сократить встречи. Хронометраж стоит повторять раз в несколько месяцев и быстро замечать, куда незаметно уходит время.
Канбан
Суть метода: визуализировать все задачи на доске с колонками, которые отражают этапы работы. Например: «Нужно сделать», «В работе», «На проверке», «Готово». Каждая задача — это карточка, которая перемещается по колонкам, когда меняется статус. Доску вешают на видном месте в офисе или создают виртуальную в таск-менеджере.
Сотрудник может использовать канбан-доску для того, чтобы контролировать свои ежедневные дела:
- заводить все новые задачи в колонке «Бэклог»;
- в начале недели перемещать карточки тех, что нужно сделать в течение нее, в колонку «На этой неделе»;
- в начале рабочего дня перемещать часть задач в колонку «Сегодня»;
- после того как задача сделана, двигать ее в колонку «Готово».
Руководитель может использовать канбан-доску для того, чтобы организовать работу команды. На ней он будет видеть, чем занят каждый сотрудник и на какой стадии находится каждая задача. Благодаря этому руководитель равномерно распределяет нагрузку и не тратит время на микроменеджмент. Также он заранее замечает, когда не успевает завершить проект в срок, и может перераспределить ресурсы, чтобы вовремя прийти к цели.
Как выбрать подходящий метод тайм-менеджмента
Универсального метода нет. Выбирайте исходя из конкретной проблемы, которая мешает работать. Таблица поможет сориентироваться.
| Проблема | Какая методика подходит | Почему она помогает |
| Сложно сосредоточиться и не отвлекаться | Pomodoro | Делит работу на короткие интервалы, помогает концентрироваться и вовремя отдыхать |
| Сложно начинать неприятные задачи | «Съешь лягушку» | Переносит самую тяжелую работу на утро, когда запас энергии и воли больше |
| Задачи растягиваются на часы, хотя можно сделать быстрее | Техника временных блоков | Ограничивает время выполнения задачи, чтобы избежать перфекционизма |
| Список дел огромный, но к вечеру ничего важного не сделано | Принцип 1-3-5 | Сохраняет фокус на главной задаче, а неприоритетные позволяет отложить |
| Непонятно, за какую задачу браться | Матрица Эйзенхауэра | Раскладывает задачи по четырем квадрантам и развеивает иллюзию срочности сразу всего |
| Все задачи кажутся одинаково важными, сложно выбрать главное | Метод ABC | Расставляет приоритеты |
| Множество задач и фоновых процессов, связанных с ними, перегружают голову | GTD (Getting Things Done) | Наводит порядок в хаосе и освобождает голову |
| Непонятно, куда уходит время | Хронометраж | Фиксирует неочевидные источники временных потерь в течение дня |
| В команде теряются задачи, нет общей картины загруженности | Канбан | Визуализирует этапы работы и загрузку каждого |
Частые вопросы
Да, можно подобрать связку методов в зависимости от потребностей. Например, утром «съесть лягушку» — выполнить сложную задачу, а затем работать по технике временных блоков. При этом использовать канбан-доску для организации своих задач.
Главное — не пытаться внедрить все сразу. Если включить пять новых методов одновременно, есть риск бросить все через неделю. Начните с одного метода, доведите его до привычки, затем добавляйте следующий, если почувствуете необходимость.
Начните с малого — не нужно внедрять сложные методы с первого дня. Один из самых простых — метод «Съешь лягушку». Каждое утро выделяйте одну самую неприятную или важную задачу и делайте ее первой.
Через неделю можно добавить еще один метод, например, принцип 1-3-5: выделять одну большую задачу, три средних и пять рутинных. И стараться придерживаться этого списка.
Это два метода не требуют специальных приложений, таблиц или долгой подготовки. Через две-три недели можно пробовать другие методы в зависимости от того, какие проблемы в организации времени сохранятся.
Сначала нужно понять, в чем проблема, а затем подобрать технику под нее. Например, если человек часто прокрастинирует и выбирает матрицу Эйзенхауэра — она ему не поможет.
Помимо этого, причина может быть в дисциплине. Например, если начать вести хронометраж, но постоянно забывать записывать задачи, данные будут неполными и бесполезными. Если выбрать принцип 1-3-5, но каждое утро хвататься за первое, что пришло в голову, — метод не принесет пользы.
Сотрудники могут бояться, что их будут жестко контролировать или добавят лишнюю бюрократию, либо не верить в пользу методов. Поэтому стоит объяснять на личном примере, зачем нужны техники тайм-менеджмента и как их использовать. Руководитель может показать, как сам планирует день и что это ему дает: меньше авралов и спокойные вечера.
Затем нужно выбрать один простой метод, который решает конкретную боль команды. Например, если все жалуются на то, что не в курсе командных задач, — предложить канбан-доску. Если сотрудники не расставляют приоритеты — показать, как пользоваться матрицей Эйзенхауэра. Команда сама может указать, какие процессы страдают больше всего, и вместе с руководителем подобрать инструмент.
Через неделю стоит запросить обратную связь. Если метод не помогает, нужно выяснить причины. Возможно, руководитель неправильно определил способ для решения проблемы или сотрудники не поняли, как использовать метод.
Что в итоге
- Тайм-менеджмент — это система методов, которая помогает планировать дела, расставлять приоритеты и успевать больше за то же время.
- Для личной эффективности выбирают методы планирования тайм-менеджмента под свою задачу. Например, Pomodoro — для концентрации, «Съешь лягушку» — если сложно браться за неприятные задачи. Техника временных блоков помогает бороться с излишним перфекционизмом. 1-3-5 нужен, чтобы не перегружать себя и успевать главное. Для расстановки приоритетов используют матрицу Эйзенхауэра, метод ABC или принцип Парето.
- К любой технике тайм-менеджмента нужно привыкнуть. Если через две недели нет улучшений, можно попробовать другой инструмент. Главное — не бросать попытки навести порядок в расписании.
