Современный мир диктует высокий темп жизни. Мы спешим, пытаемся закончить множество дел и часто чувствуем, что ничего не успеваем. Здесь поможет тайм-менеджмент — искусство грамотно управлять временем.
Для чего нужен тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент — это техники, которые помогают планировать дела, повышать продуктивность и успевать больше за меньшее время.
Если грамотно использовать тайм-менеджмент, можно:
- повысить личную эффективность;
- легче и быстрее достигать целей;
- снизить уровень стресса;
- найти баланс между работой и личной жизнью;
- больше отдыхать и заниматься саморазвитием.
С чего начинается тайм-менеджмент
Если управление временем вам в новинку, попробуйте для начала следовать таким правилам:
- Планируйте. Составляйте список задач на день, неделю, месяц. Планирование в тайм-менеджменте поможет упорядочить дела и ничего не упустить.
- Расставляйте приоритеты. Определяйте степень важности и срочности задач. В первую очередь беритесь за наиболее значимые.
- Выделяйте главное. Сосредоточьтесь на одной задаче, не распыляйтесь.
- Избавляйтесь от «пожирателей времени». Начните замечать, на что вы тратите время впустую, и безжалостно отказывайтесь от таких занятий.
- Делегируйте. Передавайте часть задач коллегам или подчиненным.
- Не забывайте о биоритмах. Планируйте заниматься самыми сложными делами, когда вы на пике. Если знаете, что после обеда внимание обычно уплывает, оставьте на это время рутинные задачи.
- Помните об отдыхе. Время от времени делайте паузы, чтобы восстанавливать силы.
Эти шаги — база. Когда эти действия войдут в привычку и вы заметите первые результаты, можно переходить к методикам.
Какие есть методики тайм-менеджмента
Технологий тайм-менеджмента много. Рассмотрим наиболее распространенные.
Метод помидора
Суть — чередовать периоды интенсивной работы и короткие перерывы. Работайте 25 минут, пока не пропищит таймер. Затем отдохните пять минут. После четырех таких циклов сделайте длинный перерыв на 15-30 минут.
Метод помодоро помогает держать фокус и не переутомляться. Его удобно использовать, когда работаете над сложными проектами.
Пример. Дмитрий — копирайтер. Ему нужно написать большую статью для клиента. Он разбивает работу на циклы по методу помидора:
- 25 минут собирает информацию и составляет план → 5 минут отдыхает;
- 25 минут пишет черновик → 5 минут отдыхает;
- 25 минут дальше работает над текстом → 5 минут отдыхает;
- 25 минут продолжает писать статью → 5 минут отдыхает;
- 30 минут отдыхает;
- 25 минут вычитывает то, что получилось → 5 минут отдыхает;
- 25 минут редактирует материал.
Матрица Эйзенхауэра
Методика учит расставлять приоритеты. Все задачи распределяются по четырем квадратам:
- A — важные и срочные;
- В — важные и несрочные;
- С — неважные и срочные;
- D — неважные и несрочные.
Задачи из квадрата А нужно выполнить немедленно. Квадрат B — это стратегически важные дела, которые требуют внимания в первую очередь. Задачи С по возможности стоит делегировать. От дел из квадрата D лучше вообще отказаться.
Пример. Елена — руководитель отдела маркетинга. С помощью матрицы Эйзенхауэра она распределила свои задачи.
A: сделать до завтра отчет для совета директоров; согласовать макет рекламных баннеров, который подготовила типография.
B: разработать стратегию продвижения на следующий год; изучить тренды в digital-маркетинге.
C: заказать канцтовары для всего отдела; составить график отпусков сотрудников.
D: разобрать старые рабочие файлы на компьютере; обновить фото в рабочем профиле.
Благодаря тому, что Елена распределила дела по важности и срочности, она может сосредоточиться на главных и не тратить время на мелкие.Система Agile Results
В основе системы — правило трех. Определите три ключевые задачи на год, месяц, неделю и день. Запишите их в ежедневник или заметки и регулярно просматривайте. Каждый день начинайте именно с них, а потом делайте все остальное.
Система тайм-менеджмента помогает уделять внимание действительно важным целям и оценивать, как каждый шаг приближает к ним.
Пример. Мария — фрилансер. По Agile Results она расписала цели так:
- На год: увеличить доход на 30%, развить личный бренд, выучить испанский язык до уровня В2.
- На месяц: привлечь двух новых клиентов, создать сайт-портфолио, пройти интенсив по испанскому.
- На неделю: позвонить трем потенциальным клиентам, написать две статьи для своего блога, выучить 50 новых испанских слов.
- На день: созвониться с клиентом и обсудить проект, доделать дизайн главной страницы сайта, позаниматься испанским 30 минут.
Каким принципам следовать, чтобы научиться тайм‑менеджменту
Чтобы начать применять методики тайм-менеджмента и не запутаться, придерживайтесь таких принципов.
Выбрать какой-то один инструмент. Не пытайтесь объять необъятное и применять сразу все методики. Лучше начните с одного метода и проверьте на практике, как он работает. Например, если вы разрабатываете приложение для фитнес-тренировок, используйте матрицу Эйзенхауэра. В течение проекта отмечайте результаты и в конце оцените, удалось ли добиться цели. Если нет, попробуйте другой метод тайм-менеджмента.
Выделять время на незапланированные дела. Во время работы могут появляться непредвиденные задачи. Если в списке дел оставить небольшое пространство для маневра, стресса станет меньше. И не нужно будет ничего переносить на завтра.
Учитывать, когда вы продуктивны. Настройте биологические часы и сверяйте с ними рабочие Жаворонки бодрее в первой половине дня, совы — во второй.
Чтобы определить, в какое время лучше работать, ведите дневник и в течение дня отмечайте уровень энергии по 10-балльной шкале. Это поможет выяснить, какие дела и когда забирают много сил, а еще — в какие периоды любая сложная задача по плечу.
Делать важное сразу. Принцип «Важное — сейчас, неважное — потом или никогда» описал Максим Дорофеев в книге «Джедайские техники». Он подходит для любого дела: когда нужно ответить на электронные письма, разработать прототип лендинга или провести анализ целевой аудитории.
Чем больше нерешенных задач, тем сложнее сосредоточиться. Непонятно, с чего начать и когда закончить. Чтобы упорядочить дела, поделите их на три типа:
Важные — их лучше сделать сразу. Например, проверить статью, которую нужно опубликовать сегодня.
Несрочные — внести в список. Над такими задачами нужно много думать, а времени на это не хватает.
Неважные — задачи, которые можно отложить. Или отказаться от них совсем.
Как внедрить систему тайм-менеджмента
Один из помощников — таск-менеджер. Они будут особенно полезны руководителям. Рассмотрим на примере Битрикс24.
Шаг 1. Спланировать работу в Задачах и Проектах
Создавайте проекты, разбивайте их на конкретные задачи и подзадачи, чтобы следить, как сотрудники выполняют каждый этап. Также можно использовать чек-листы для пошаговых инструкций — они помогут не упустить важное и удостовериться, что задачу можно закрывать.
Шаг 2. Расставить приоритеты
Используйте теги, чтобы отмечать важность задач. Если для каждого дела заранее определять приоритет — высокий, средний или низкий, — будет проще понять, за что браться в первую очередь, и правильно распределить ресурсы.
Шаг 3. Установить дедлайны
Указывайте, когда нужно начать и завершить задачу — это поможет поддерживать темп работы. Используйте таймер, чтобы отслеживать, сколько времени уходит на разные проекты, и в будущем планировать точнее.
Шаг 4. Делегировать
Когда распределяете задачи в команде, учитывайте загрузку и компетенции каждого. Поручайте дела тем, у кого достаточно знаний и навыков, чтобы справиться. Старайтесь распределять рабочую нагрузку равномерно между сотрудниками, чтобы не получилось перекосов.
Шаг 5. Обсудить детали
Общайтесь в комментариях к задачам и чатах, чтобы быстро уточнять непонятное, решать вопросы и давать участникам нужную информацию. Так будет понятно, кто чем занят и за что отвечает. Вдобавок никто из команды не будет чувствовать себя не у дел.
Или созванивайтесь, чтобы обсуждать более сложные вопросы и вместе принимать решения.
Шаг 6. Оценить прогресс
Битрикс24 автоматически рассчитает показатель эффективности — так вы увидите, насколько хорошо планируете и достигаете целей.
В Битрикс24 также можно найти информацию о том, как дела с задачами у ваших коллег.
Попробуйте организовать работу команды и следить за прогрессом на проектах в Битрикс24. Это бесплатно.
Какие ошибки возможны в тайм-менеджменте
Когда начинаете внедрять систему тайм-менеджмента, ошибок не избежать. Помните, что это нормально и может случиться с каждым. Собрали список основных, чтобы вы были к ним готовы.
Пытаться успеть все
Если стараться втиснуть в день максимум дел, можно получить противоположный результат — ничего не успеть и начать тревожиться. О том, как решить, что важнее и за что браться в первую очередь, написали подробнее в предыдущих разделах.
Не расставлять приоритеты
Все задачи не могут быть одинаково важными. Научитесь ставить цели и определять, какие действия приблизят вас к ним. Этим и занимайтесь.
Быть многозадачным
Не пытайтесь закончить несколько дел одновременно. Лучше заниматься одной задачей, пока не закончите ее.
Стараться делать все идеально
Делайте не идеально, а достаточно хорошо. Так вы потратите на задачу меньше времени и получите результат.
Прокрастинировать
Не откладывайте важные дела на потом. Учитесь преодолевать внутреннее сопротивление и браться за сложные задачи.
Не делать перерывы
Без отдыха невозможно создавать яркие проекты, и даже просто справляться с обычными задачами — сложно. Делайте перерывы и не забывайте о хобби — так вы восстановите силы после тяжелого дня.
Что в итоге
- Эффективный тайм-менеджмент — не просто набор техник, а целая философия, которая помогает успевать больше за меньшее время. Главная характеристика — тайм-менеджмент учит расставлять приоритеты и отсекать лишнее.
- С тайм-менеджментом вы будете успевать больше, переживать меньше, найдете баланс между работой и личной жизнью.
- Важно помнить, что нет универсального рецепта управления временем. Пробуйте разные методики, экспериментируйте, анализируйте результаты. Со временем вы найдете то, что подходит именно вам.
