Как автоматизировать повторяющиеся задачи

Какие задачи можно отнести к повторяющимся

Повторяющаяся задача — это дело, которое сотрудник выполняет по одинаковому сценарию и сдает через похожие промежутки времени.

Вот четыре признака, по которым можно определить такую задачу:

• Регулярность — дело возникает по расписанию: ежедневно, раз в месяц или квартал. Например, каждую пятницу руководитель собирает отчет за неделю.
• Предсказуемость — всегда одинаковый порядок действий. Бухгалтер выставляет счет контрагенту по одному и тому же алгоритму.
• Однотипный результат — на выходе сотрудник получает одинаковый документ, отчет или действие. Например, для сотрудничества с блогерами используют один и тот же договор и заявку.
• Низкая творческая составляющая — исполнителю не нужно каждый раз принимать новое решение. У HR-специалиста есть четкие правила для онбординга новых сотрудников. Он встречается с ними лично, подробно рассказывает о компании, затем передает материалы, которые нужно прочитать новичкам, и знакомит с офисом и командой.

Когда сотрудник выполняет такие задачи вручную, ему приходится держать в голове десятки нюансов и тратить на них когнитивные ресурсы. А если он упускает хотя бы одну деталь, ошибка может привести к проблеме. Автоматизировать рутину нужно для того, чтобы специалисты занимались работой, а не пытались уместить в голове всю возможную, в том числе и незначительную, информацию.

Когда компания автоматизирует рутину, у сотрудников появляется больше ресурсов на более сложные задачи. В Битрикс24 есть широкий набор инструментов для удобной совместной работы.
Попробуйте бесплатно →

С чего начать автоматизацию рутинных задач

Первый этап — регламент: нужно разобраться, как работает процесс, и описать его.

Регламент — это документ, который фиксирует, из каких шагов состоит процесс, в какие сроки он должен быть выполнен, кто и в какой последовательности отвечает за каждый шаг.

В отличие от инструкции, которая объясняет, как выполнять работу, регламент описывает, что нужно делать и в какой очередности. Вот шаги, которые помогут создать его для любого дела:

1. Опишите процесс. Зафиксируйте, из каких действий он состоит и в какой последовательности их надо выполнять. Сформулируйте понятный результат, которым должен заканчиваться каждый этап работы.
2. Создайте единые правила. Когда каждый сотрудник действует по сценарию, процесс проходит одинаково и приводит к нужному финалу вне зависимости от того, кто его выполняет. А еще унификация сокращает ошибки.
3. Назначьте ответственных. Иногда задачу выполняет один человек, иногда несколько. В этом случае важно обозначить зону ответственности участников процесса. Так каждый сотрудник будет понимать, к какому результату он должен прийти, чтобы передать дело следующему исполнителю.
4. Установите сроки. Определите время, за которое ответственный должен выполнить задачу, и зафиксируйте контрольные точки. Это места на стыке этапов, по которым отслеживают ход работы: встречи, созвоны, промежуточные отчеты. Они помогают команде соблюдать график, а руководителю — вовремя замечать отклонения и корректировать работу.

Если пропустить этап с регламентом и действовать без него, можно столкнуться с такими проблемами:

• Непонятно, кто отчитывается за конкретный этап, и сотрудники перекидывают ответственность друг на друга.
• Все делают по-своему и каждый использует планировщик задач не так, как надо.
• Когда специалист увольняется, новичку приходится долго разбираться в процессах.

Как составить шаблон повторяющейся задачи

После того как вы описали процесс, перенесите его в шаблон задачи. В Битрикс24 шаблоны находятся в разделе «Задачи и Проекты» — «Создать» — «Задачу по шаблону» — «Создать шаблон».

Здесь можно один раз настроить параметры, которые будут повторяться в каждой новой задаче: ответственный, чек-лист, теги, привязка к проекту и структура задачи. Часть параметров может меняться — например, сроки. А в названии и описании можно оставить места для данных, которые сотрудники будут заполнять перед стартом работы: имя клиента, номер договора или название проекта.

Обычно в шаблоне настраивают:

• Название и описание — постоянную часть текста и поля, которые сотрудник заполнит перед началом задачи.
• Постановщика и исполнителя — того, кто принимает результат, и того, кто выполняет работу.
• Срок — не конкретную дату, а правило расчета. Например, «через два рабочих дня после создания задачи» или «за день до окончания проекта». Тогда срок всегда будет актуальным независимо от даты запуска.
• Чек-лист — последовательность действий внутри задачи.
• Теги и проект — чтобы задача сразу попала в нужную группу, проект или воронку.

После того как вы сохраняете шаблон, новые задачи создаются с уже готовой структурой. Сотруднику остается только добавить переменные данные, если они нужны, и приступить к работе.

Если процесс состоит из нескольких этапов, можно создать шаблон с подзадачами. Например, когда HR-специалист проводит онбординг нового сотрудника, он оформляет документы, выдает доступы, назначает наставника и организовывает встречу по итогам первой недели. Вместо того чтобы вручную создавать и описывать процесс со всеми подзадачами, сотрудник запускает его одним действием.

Как составить расписание для автоматизированных задач

Шаблон избавляет от ручной постановки задач, но кто-то все равно должен его запускать. Чтобы автоматизировать и этот этап, к шаблону подключают расписание.

При настройке расписания важно определить, как часто должна создаваться задача и когда именно это должно происходить. Например, если сотрудник каждый день открывает магазин в 9:00, задачу нужно создавать в 8:45, а не просто «ежедневно». Поэтому в расписании задают периодичность, день недели или месяца, время запуска и при необходимости дату окончания повторений.

Обычно используют такие варианты:

• ежедневно — проверить входящие заявки в начале рабочего дня;
• еженедельно — подготовить отчет в пятницу;
• ежемесячно — сверить документы первого числа;
• ежегодно — продлить договор или лицензию;
• по собственному графику — например, каждый второй вторник месяца.

После настройки расписания система сама создает задачи по шаблону в нужный момент. Исполнитель получает их со сроками, чек-листами и ответственными, а руководитель контролирует выполнение в таск-менеджере.

Для регулярных задач также стоит настроить уведомления: например, заранее напоминать исполнителю о том, что подходит срок, или предупреждать руководителя, если работа не будет сделана вовремя.

Как автоматизировать задачи

Следующий шаг — автоматизировать процесс. Если одной повторяющейся задачи недостаточно, подключите роботов, триггеры или бизнес-процессы. Они сами создадут нужные задачи, назначат исполнителей, отправят уведомления, поменяют статусы и запустят следующий этап работы. Эти инструменты связывают процесс в единую систему, для работы которой нужно минимум ручного участия.

Что такое роботы и триггеры

Роботы и триггеры помогают автоматизировать разные сценарии работы с клиентами и сотрудниками. Разница между ними в том, на что они реагируют. Робот запускается, когда задачу перемещают на новую стадию, а триггер сам переводит задачу на нужную стадию, когда происходит определенное событие.

Роботы и триггеры обычно закрывают линейные сценарии. Но, если в процессе есть согласования и кросс-командные задачи, одних шаблонов мало — тогда подключают бизнес-процессы.

Что такое бизнес-процесс

Бизнес-процесс — это постоянная последовательность рабочих действий, которая приводит к нужному результату.

Бизнес-процесс подходит там, где маршрут задачи состоит из нескольких этапов и зависит от сотрудников из разных подразделений.

Как выбрать, что автоматизировать первым

Руководитель отдела может запросить у сотрудников список повторяющихся задач и вместе оценить их по критериям. Чем выше значимость, тем раньше стоит автоматизировать. Вот основные критерии:

• Частота — как часто повторяется задача.
• Трудозатраты — сколько нужно времени, чтобы поставить задачу вручную и выполнить ее.
• Риск ошибки — насколько дорого будет стоить промах: например, забытый счет или сорванный дедлайн.

Каждый параметр оценивают по шкале от одного до пяти, а затем перемножают. Получается индекс приоритета — по нему и выстраивают очередь.

Рассчитаем значимость для пяти повседневных задач.

Из расчета видно: начинать стоит с выставления счетов — это частая задача с высокой ценой ошибки. Продлевать лицензии нужно реже, поэтому они подождут своей очереди.

Отдельно стоит рассчитать выгоду в часах. Если менеджер тратит 15 минут в день на то, чтобы поставить задачу на счета вручную, за месяц это забирает около пяти часов рабочего времени. Автоматизация задач в компании высвобождает время для работы, которую системе не передать: переговоров, развития, разбора сложных обращений.

Когда автоматизация не нужна

Существуют ситуации, когда автоматизировать рано. Вот несколько примеров:

• Процесс еще не устоялся. Если порядок действий меняется каждый месяц, шаблон устаревает и становится бесполезным для работы.
• Много исключений. Если большинство задач уникальны и требуют отдельных решений, сотрудники все равно будут делать их вручную.
• Нет ответственного за процесс. Руководитель должен следить, чтобы регламент и шаблоны всегда оставались актуальными. Если в реальности процесс изменился, а в системе нет, автоматизация теряет смысл.

Как внедрять автоматизацию задач в компании

Подготовили чек-лист о том, как правильно автоматизировать процессы.

1. Соберите повторяющиеся однотипные задачи, которые сотрудники выполняют по одинаковому порядку действий.
2. Выберите процесс по матрице приоритизации. Начните с задачи, у которой самый высокий индекс: частая, трудоемкая, с высокой ценой ошибки.
3. Опишите регламент. Зафиксируйте шаги и ответственных, сроки и точки контроля. Создавайте правила вместе с теми, кто работает с этим процессом постоянно.
4. Соберите шаблон задачи на основе регламента. В карточке должны быть описание, исполнители, дедлайн, опционально — чек-лист, теги и привязка к проекту.
5. Создайте шаблон задачи с подзадачами. Тогда не придется добавлять связанные дела вручную.
6. Настройте расписание. Сделайте так, чтобы задача повторялась, если она регулярная, и проверьте дату старта.
7. Подключите напоминания. Например, уведомления за день до срока, в день дедлайна и если срок истек.
8. Добавьте роботов и триггеры, чтобы автоматизировать более сложные сценарии работы.
9. Проверьте, как работает автоматизация, на одном цикле. Запустите процесс вживую, посмотрите, все ли поля и исполнители подставляются верно.
10. Назначьте ответственного за автоматизацию. Передайте доступ на редактирование человеку, который будет обновлять шаблоны, когда процесс меняется.

Частые вопросы