Руководители компаний ежедневно решают множество задач. Большой поток документов и обращений — их ежедневная реальность. Если не держать бизнес-процессы под контролем, руководитель рискует запутаться и ошибиться. В итоге компания потеряет выгодные контракты, ценных сотрудников, а за ними и прибыль.
Держать работу компании под контролем поможет BPM-система. В статье расскажем, что это — BPM, и как внедрить систему управления бизнес-процессами.
Что такое BPM и BPMS
BPM (от англ. Business Process Management — управление бизнес-процессами) — это методологии, которые позволяют организовывать и контролировать работу отделов компании.
Чтобы автоматизировать управление бизнесом, разработчики создают специальное программное обеспечение — Business Process Management System она же BPMS, она же BPM-система .
Инструменты BPM представляют все процессы на одном экране. В программе поэтапно моделируют каждый бизнес-процесс, задают сроки. Сервис интегрируют с другим программным обеспечением, в котором хранятся нужные данные — системами аналитики, логистики, бухгалтерии.
Когда все настроено, система автоматизирует бизнес-процессы: отправляет документы и напоминания, отслеживает сроки и статусы. Это помогает увидеть каждый процесс как часть целого, проследить взаимосвязи между ними. Так, BPMS покажет, на каком этапе выпуска продукта должен подключиться маркетинговый отдел или какую работу должен выполнить отдел закупок.
Система BPM — это основной инструмент для компаний, которые пользуются технологией Process Mining, или процессной аналитикой. С ее помощью анализируют организацию на основе показателей производительности. По результатам Process Mining руководители и бизнес-аналитики ищут закономерности и слабые места, делают прогнозы. В BPMS содержится всесторонняя аналитика из всех бизнес-программ, поэтому она и выступает в качестве материала для Process Mining.
Из каких компонентов состоит BPM-система
Обычно в BPM-систему входят:
- Административная панель. В ней настраивают бизнес-процессы.
- Ядро (BPM-движок). Он управляет бизнес-процессами, заставляя их следовать заявленному алгоритму.
- Интерфейс пользователя. Через него пользователи взаимодействуют с системой. В нем отображается картина бизнес-процессов, а пользователи могут выполнять задачи: менять статусы, добавлять вложения, копировать данные.
Какие задачи помогает решать BPM
Системами управления обычно пользуется средний и крупный бизнес. Они нужны компаниям со сложной разветвленной структурой и большим количеством бизнес-процессов. Одним словом, тем, кому в работе не хватает системности и часто приходится что-то менять.
Вот некоторые сферы:
- Производство. BPMS — помощник для бизнеса, который следит за производством, доставкой и оборотом. Она систематизирует и контролирует все этапы выпуска продукции. В BPM-программе руководитель видит, какой статус у задачи, какие процессы «провисают». Исходя из этих данных, можно принять меры: привлечь новых работников, закупить сырье, проконтролировать поставки.
- Телекоммуникации. Наукоемкая отрасль, в которой постоянно происходят изменения. BPM-платформа помогает инициировать и внедрять новые разработки, обслуживать клиентов, держать документы в порядке. В BPMS видны все детали сделки. Руководители могут отследить, как быстро клиентам устанавливают оборудование, какими тарифами они пользуются, что из оборудования выходит из строя.
- IT. Системы управления бизнесом организуют процесс и контроль разработки программного обеспечения. Бизнес-процессы можно перестроить, но информация о том, что было сделано раньше, будет доступна тем, кто захочет поднять архивы. Так, IT-корпорация организует в BPMS работу над несколькими проектами, чтобы распределить ресурсы на каждый из них, проанализировать доходность и перспективы.
- Электронная коммерция. Есть примеры использования BPM-систем крупными интернет-магазинами. Они организуют через нее продажи, дистрибуцию товара, доставку, аналитику, заключают договоры с поставщиками. Все торговые процессы в одной системе, поэтому отделы работают синхронно.
- Банки и финансовые организации. Систему интегрируют с банковским ПО, чтобы проще работать с данными о клиентах. BPM-системы ускоряют принятие решения по кредиту. Специалист запрашивает информацию о кандидате. BPMS проводит скоринг, то есть оценивает надежность и платежеспособность. Остается только рассмотреть баллы и вынести решение.
- Страховые компании. Принципы работы BPMS здесь похожи на банковские. Каждому клиенту требуются свои условия страхования. Система проанализирует биографию, доходы, историю клиента и рассчитает страховые выплаты. Вручную это делать трудоемко, к тому же высок риск ошибок.
Цель внедрения BPMS — повысить эффективность управления. Рассмотрим, что именно станет эффективнее:
- Скорость и точность. Операции, которые раньше проводили сотрудники вручную, выполняет система быстрее и без ошибок.
- Структурность. BPMS задает стандарты работы: действует строго по алгоритму, рассчитывает ресурсы, обозначает сроки и следит за ними.
- Прозрачность. В системе видно, в чем суть задачи, на каком этапе она находится и кто за нее отвечает. Это дает общую картину. Руководитель знает все о компании: численность штата, объем ресурсов, обязанности специалистов.
- Ответственность. Сотрудники не просто знают, что их работа влияет на общий процесс, но и видят как. Обратная сторона — это видят и руководители. Это дополнительный стимул не затягивать сроки, общаться с коллегами и помогать им.
- Планирование. BPMS подсвечивает слабые места: недостаток кадров, ресурсов, лишние этапы в работе.
Если в вашей компании или отрасли частые и крутые изменения — норма, присмотритесь к адаптивным BPM-системам. В них можно изменить бизнес-логику и настроить работу по-новому самостоятельно, без участия IT-специалиста. Это важно компаниям, в которых процессы меняются быстро и основательно.
Одна из таких динамичных отраслей — digital. Там постоянно появляются новые тенденции. Чтобы оставаться в игре, разработчикам ПО или маркетологам требуется все время перестраивать работу и адаптировать продукт.
Чтобы отразить новую рабочую реальность, бизнес-процессы в BPM приходится настраивать заново практически с нуля. К счастью, в компании с самого начала использовали адаптивную BPM. Благодаря этому перестроить процессы получилось быстро и своими силами.
Преимущества BPM-систем
Вот некоторые из них:
- Экономия. BPM-системы обходятся недешево, но позволяют экономить на найме сотрудников и предупредить ошибки, которые стоят бизнесу больших сумм.
- Системность. Все процессы связаны, поэтому руководителям проще координировать работу. Отделы лучше сотрудничают как между собой, так и внутри себя.
- Контроль. BPM-система позволяет проверять, как отделы выполняют свои обязанности на разных этапах. Это помогает своевременно выявить проблемы и устранить их. Например, сервис может показать, что отделу продаж не хватает менеджеров. Руководитель поручит разместить вакансии на агрегаторах или внедрить автоматизацию процессов.
- Гибкость. Адаптивные BPM-системы легко подстроить под изменения. Компания сможет быстро реагировать на потребности клиентов и внешние обстоятельства.
- Совместимость и бизнес-сервисами. BPM-системы можно интегрировать с другими системами, такими как ERP или CRM, чтобы быстрее обрабатывать данные.
В некоторых компаниях в качестве BPMS выступает CRM-система. Так, гибкая CRM Битрикс24 содержит множество функций и позволяет выстраивать бизнес-процессы интернет-магазина, маркетингового агентства или службы такси. Программа автоматизирует работу компаний, в основе которых лежит коммуникация с клиентами.
Как внедрить BPM в компанию
BPM-системы внедряют в несколько этапов:
- Подготовка. Компания определяет, какие бизнес-процессы происходят в компании и что именно нужно автоматизировать. Проанализируйте работу каждого отдела. Определите, какие задачи выполняют специалисты, какова их очередность, какие сроки ставят руководители. Постройте связь между отделами и выясните, какие проблемы возникают чаще всего.
- Выбор BPM-системы. Отталкивайтесь от информации, которую вы собрали раньше. Определите бюджет на программу BPM, внедрение и поддержку. Сопоставьте разные варианты по набору функций, стоимости, простоте использования и возможностям интеграции.
- Настройка. Создайте схемы работы с этапами и задачами, зарегистрируйте ваших сотрудников, выдайте права доступа, добавьте интеграции.
- Обучение персонала. Разобраться во всех функциях BPMS с наскоку сложно. Внедряйте систему поэтапно: в первый месяц обучайте руководителей. Затем — остальных специалистов. Увеличивайте количество задач в BPMS постепенно. Давайте обратную связь разработчикам, пока учитесь сами и учите сотрудников. Так они смогут сразу доработать продукт или настроить его под ваши потребности.
- Окончательное внедрение системы. Переводите все бизнес-процессы в BPM-систему. Анализируйте результаты: динамику выполнения KPI, прибыли, уровень удовлетворенности сотрудников.
Частые вопросы
BPM-система — это программное обеспечение, которое автоматизирует управление бизнес-процессами в компании. Она охватывает работу всех отделов и связывает бизнес-сервисы компании в единую сеть.
Основные функции BPMS:
- постановка и контроль задач;
- всесторонняя аналитика;
- контроль документооборота, логистики, складских ресурсов и других элементов бизнеса;
- планирование изменений;
- отслеживания KPI и других метрик.
При выборе BPM-системы нужно учитывать, какие задачи выполняют отделы компании. Что касается самой BPMS, важна простота использования, стоимость, возможность интеграции с другими системами. Обратите внимание на отзывы, опыт использования системы в других компаниях. Узнайте, помогает ли разработчик с внедрением и обучением.
Если вам приходится часто вносить изменения в работу и перестраивать бизнес-процессы, выбирайте адаптивные BPMS. Их можно перенастроить без участия разработчика.
BPM-системы подходят для оптимизации практически любых бизнес-процессов. Это может быть управление проектами, обработка заявок, планирование задач, контроль их выполнения.
Да. BPM-системы можно интегрировать с другими IT-системами, такими как ERP, CRM, SCM, сервисами аналитики. Это нужно, чтобы управлять данными из одного интерфейса и сокращать время на их обработку. С настроенными интеграциями вы будете контролировать все, что происходит в компании.
Что в итоге
- BPM-система — это программа, в которой пошагово выстраивают бизнес-процессы. В ней можно планировать этапы, задачи и ресурсы, устанавливать сроки и контролировать работу.
- BPMS организует единое пространство, в котором наглядно представлен рабочий процесс.
- Адаптивные BPM-системы подходят компаниям, процессы в которых меняются основательно и регулярно. Такое ПО можно настроить без помощи программистов.
- Задачи BPMS: связывать бизнес-процессы в единую систему, уменьшать количество рутины, ускорять работу, делать ее понятной и прозрачной.
- Выбирая BPM-программу, важно отталкиваться от потребностей компании и специфики бизнес-процессов.
