Автоматизация бизнес-процессов: с чего начать и как внедрить автоматизацию
CRM
создать бесплатно

Автоматизация бизнес-процессов: с чего начать и как внедрить автоматизацию

Автоматизация бизнес-процессов: с чего начать и как внедрить автоматизацию
Анна Кот
25 марта 2022
Обновлена: 1 июля 2022
493

Чтобы избавить сотрудников от рутины и повысить их эффективность, многие бизнес-процессы автоматизируют. Для этого используют специальные системы, которые решают вопросы практически по всем направлениям от документооборота до производства. Также эти системы повышают прибыль и гибкость компании на рынке — особенно в условиях быстро меняющихся показателей.


Что такое автоматизация бизнес-процессов


Автоматизация — это полное или частичное взаимодействие ваших сотрудников через различное программное обеспечение. За счет этого у персонала высвобождается время на действительно важные дела, повышается производительность труда, нет перегрузок и выгорания.


Цели и задачи автоматизации бизнеса


Главная цель автоматизации — перевести часть или все повторяющиеся рабочие циклы в программы. С помощью этих систем можно организовать оперативную бизнес-среду, в том числе в удаленном формате, выявить слабые места в работе сотрудника, отдела или всей компании и подобрать подходящий способ решения этих проблем.

Главные задачи автоматизации бизнеса:

  • повышение эффективности в учете, контроле и другой деятельности компании;
  • упрощение документооборота между сотрудниками и партнерами;
  • освобождение персонала от рутины;
  • безопасность хранения информации и возможность подготовить отчет по любому периоду;
  • улучшение качества обслуживания клиентов.

Какому бизнесу нужна автоматизация


Автоматизировать можно любой бизнес вне зависимости от его специфики и масштаба. У каждой фирмы свои цели, планы, потребители, но польза от внедрения автоматизации у всех одна:

  • Экономия. Однажды купив и установив программное обеспечение, компания экономит дальше и время и деньги, при этом оборот и прибыль увеличиваются.
  • Организация и ускорение процессов. Человеческий ресурс ограничен во времени, какой бы хороший специалист не был. У программ больше возможностей на быстрое выполнение одинаковых задач и циклов. К примеру, на формирование десятка бумаг сотрудник потратит час, а программа сделает это за пять минут по шаблону. К тому же четкое распределение задач поможет избежать недопониманий среди коллег и их ошибок.
  • Прозрачность процессов. Если клиент видит все отчеты в одном файле, папке или программе, его лояльность повышается. Также увеличивается и работоспособность сотрудников, если они находятся в единой информационной среде.

Какие направления можно автоматизировать


При внедрении обращайте внимание не на структуру фирмы, а на происходящие в ней процессы. У каждой компании свои направления автоматизации, но есть общие подразделения.


Управление


Автоматизация управления помогает руководителю отслеживать эффективность работы сотрудников. В автоматизацию управления входит:

  • контроль доходов и расходов компании;
  • безопасность информации;
  • менеджмент;
  • юридическая поддержка.

Маркетинг и продажи


Отношения с клиентами тоже можно автоматизировать. Для увеличения продаж настраивают рассылку электронных писем с новинками компании, акциями и новостями. Эти задачи решают с помощью программы Битрикс24.


Производство


При большом объеме товаров для ускорения процесса вводят автоматизацию проверки запасов и работоспособности техники. Всю логистику можно оптимизировать и ускорить.


Качество


Машины идеально отслеживают качество выполняемых работ и могут занимать эту позицию вместо человека. Также боты могут собирать и обрабатывать обратную связь от клиентов.


Персонал


В работе команды нужно следовать не только личной мотивации, но и коллективной. Системы показывают KPI каждого сотрудника, позволяют поощрять эффективных и не премировать тех, кто отстает от плана. При необходимости саморегулирующие системы могут отправлять на обучение и проводить тестирования.


Финансы


Все доходы и расходы компании должны собираться в одной системе, чтобы их можно было легко и быстро получить и проанализировать. Программы автоматизируют бюджет, налоги, бухгалтерию, отчетность, зарплаты, выплаты поставщикам и другие стандартные процессы компании.


Организация работы предприятия


Весь документооборот и секретариат организации лучше автоматизировать. Можно автоматизировать все процессы компании или отдельное направление. На рынке программного обеспечения есть системы, которые автоматизируют бизнес сразу по нескольким направлениям.


Преимущества автоматизации бизнес-процессов


Несмотря на главную цель инструмента, не значит, что всех сотрудников нужно уволить и заменить роботами. Преимущество автоматизации в том, что вы освобождаете свою команду от рутины, составления отчетов, рассылок, переложив цикличные процессы на работу системы.

К примеру, можно напрямую импортировать данные из почты или каталога в рабочую базу данных. Как только на почту приходит новый документ, ПО его анализирует, заполняет по шаблону и переносит в БД.


Этапы


Чтобы автоматизация стала эффективной:

  • Проанализируйте каждый бизнес-процесс компании и работу каждого сотрудника. Здесь нужно понять, какие действия в дальнейшем может контролировать система. Найдите проблему и составьте план ее решения.
  • Выпишите задачи, которые хотите решить с помощью программного обеспечения и у вас будет техническое задание для конкретного поиска.
  • Подготовьте сотрудников и компьютеры к внедрению системы, а также проведите тестовый период использования. При необходимости обучите персонал работе в новом ПО.
  • Проверьте работоспособность системы лично — это лучше делать в присутствии разработчиков, чтобы сразу сообщить об ошибках.
  • Внедрите систему в эксплуатацию полностью.

Как выбрать программное обеспечение


Когда проведен анализ и есть техническое задание, на их основе можно подобрать программное обеспечение. Опирайтесь на собственные пожелания, но учитывайте:

  • возможность донастройки программы под нужды компании;
  • понятный интерфейс и необходимый функционал;
  • интеграцию с другими сервисами и ПО;
  • качественную и быструю техническую поддержку.

Сегодня есть различные категории систем для автоматизации бизнес-процессов. Рассмотрим самые популярные из них.


Электронные таблицы


Это доступные и простые инструменты для начинающих. С помощью формул и макросов проводят расчеты, формируют отчеты. Функционал подойдет для небольшого документооборота, но средним и крупным компаниям лучше использовать более мощные сервисы.


Системы управления проектами


Внедрение систем управления проектами позволяют руководителям отслеживать этапы работ, ставить дедлайны, назначать ответственных и вносить изменения в технические задания. Каждое действие и задача фиксируется в программе, что помогает достигать общих лучших результатов без дополнительных правок и вопросов.


Системы управления рабочим временем и персоналом


Такие системы чаще внедряют при работе с удаленными сотрудниками, но и в офисах они пригодятся. Программы отслеживают настоящее начало и окончание рабочего времени каждого работника, его перерывы и, при необходимости, действия на компьютере в режиме реального времени или в записи.


CMS


Система управления контентом позволяет просматривать, вносить правки и комментировать один и тот же проект нескольким людям одновременно. ПО разработано на базе скриптов и помогает верстать типовые сайты из блоков, как в конструкторе. Компании часто используют CMS для создания лендингов или интернет-магазинов.


ERP


ERP позволяет создать из бизнеса единый процесс с одной целью и планом достижения, при этом автоматизация возможна от производства до бухгалтерии. Преимущество системы — модульность, поэтому ее можно внедрять этапами. К примеру, начать с автоматизации контроля качества, затем добавить производство и только потом внедрить в документооборот.


CRM


CRM-система автоматизирует работу с клиентами и улучшает качество обслуживания. Необходима для каждого менеджера продаж, который хочет не только взаимодействовать с аудиторией, но и проводить анализ маркетинга, оптимизировать работу над проектами.

В России универсальной CRM считают Битрикс24 , в которую включены все инструменты для организации работы компании, роста продаж и автоматизации бизнеса. Ее легко настроить без программистов и можно использовать как в облаке, так и на компьютере. Есть бесплатный тариф с минимумом инструментов для начала работы, специальные и бизнес-тарифы.



Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов


Провести автоматизацию можно самостоятельно или с помощью вендора. В первом случае в компании создается команда сотрудников, которые занимаются разработкой и внедрением системы. Этот вариант длительный и чаще убыточный и ошибочный, так как работники помимо основных обязанностей должны решать вопросы автоматизации. Это сказывается и на личной, и на общей эффективности организации. Но иногда такая автоматизация нужна, если компания работает в строго конфиденциальном поле и не может обратиться к поставщику системы.

Если автоматизируют стандартные рабочие направления, лучше воспользоваться услугами сторонних специалистов, у которых уже есть готовое ПО. Они не только помогут внедрить программу в ваши бизнес-процессы, но гарантируют техническую поддержку и помощь при неполадках.


Как измерить эффективность автоматизации


Самый основной показатель эффективности — окупаемость через один год. Но доходы и масштаб у компаний разные, поэтому не стоит ориентироваться только на окупаемость. Значимые показатели оценки:

  • сокращение времени на процесс;
  • сокращение цикла сделки;
  • увеличение трудовых показателей сотрудников;
  • уменьшение жалоб и обращений в службу поддержки;
  • сокращение затрат компании;
  • уменьшение стоимости бизнес-процесса и сотрудника.

Если вы наблюдаете эти показатели, внедрение автоматизации прошло успешно. К примеру, если раньше на закрытие одной сделки у вас уходили сутки, то после внедрения автоматизации это время должно уменьшиться. Из-за работы системы количество потерянных обращений и пропущенных звонков сокращается, а клиенты становятся лояльными.


Возможные риски и ошибки


Самые распространенные ошибки и риски в процессе автоматизации:

  • Начало оптимизации без четкого плана. Если вы не знаете все этапы процесса и не представляете, что нужно автоматизировать, внедрение успехом не закончится. Проводите анализ, назначайте ответственных и выставляйте дедлайны.
  • Нет понимания итоговой картины. Перед началом работы задайте вопрос, что должно получиться в итоге.
  • Нет ресурсов. Рассчитайте свой бюджет и время и только потом запускайте автоматизацию.
  • Не было диалога с сотрудниками. Никто не любит резкие перемены на работе. Объясните персоналу, что для них выгодно использовать внедряемую программу.
  • Не нашли истинный смысл проблемы. Вы решили, что автоматизация решить все ваши проблемы в бизнесе, но это не так. Сначала наладьте процессы, а только потом автоматизируйте их.
  • Нет критериев для оценки. Определите, какие задачи должна преследовать автоматизация и ставьте оценки эффективности каждому этапу после внедрения.

Что в итоге


Грамотно проведенная автоматизация поможет малому, среднему и крупному бизнесу наладить свои рабочие процессы. Сейчас на рынке есть программное обеспечение, которое решает проблемы практически по всем направлениям от документооборота до производства. Также инструменты автоматизации избавляют сотрудников от рутины и формирования регулярных отчетов, повышая их производительность.

Рейтинг:
Вам также может понравиться
Что такое KPI и как его разработать
08.04
CRM

Что такое KPI и как его разработать

Что такое рентабельность продаж: формулы и примеры расчета
04.04
CRM

Что такое рентабельность продаж: формулы и примеры расчета

CRM-система: примеры и виды, какие бывают CRM, классификация
25.03
CRM

CRM-система: примеры и виды, какие бывают CRM, классификация

CRM и ERP: в чем разница и что лучше выбрать для бизнеса
03.02
CRM

CRM и ERP: в чем разница и что лучше выбрать для бизнеса

Клиентская база: как ее собрать и правильно вести
28.03
CRM

Клиентская база: как ее собрать и правильно вести

СПИН-продажи: что это за метод, как используется, примеры вопросов
08.04
CRM

СПИН-продажи: что это за метод, как используется, примеры вопросов

Автоматизация бизнес-процессов: с чего начать и как внедрить автоматизацию
08.04
CRM

Автоматизация бизнес-процессов: с чего начать и как внедрить автоматизацию

Внедрение CRM-системы на предприятии: этапы и возможные ошибки
03.02
CRM

Внедрение CRM-системы на предприятии: этапы и возможные ошибки

Что такое CRM-система и для чего она нужна бизнесу
30.03
CRM

Что такое CRM-система и для чего она нужна бизнесу