Автоматизация бизнес-процессов: с чего начать и как внедрить автоматизацию

Чтобы избавить сотрудников от рутины и повысить их эффективность, многие бизнес-процессы автоматизируют. Для этого используют специальные системы, которые решают вопросы практически по всем направлениям от документооборота до производства. Также эти системы повышают прибыль и гибкость компании на рынке — особенно в условиях быстро меняющихся показателей.

Посмотрите кейс креативного коммуникационного агентства Setters, чтобы узнать, как автоматизация помогает им держать контроль над любой ситуацией.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация — это полное или частичное взаимодействие ваших сотрудников через различное программное обеспечение. За счет этого у персонала высвобождается время на действительно важные дела, повышается производительность труда, нет перегрузок и выгорания.

Цели и задачи автоматизации бизнеса

Главная цель автоматизации — перевести часть или все повторяющиеся рабочие циклы в программы. С помощью этих систем можно организовать оперативную бизнес-среду, в том числе в удаленном формате, выявить слабые места в работе сотрудника, отдела или всей компании и подобрать подходящий способ решения этих проблем.

Главные задачи автоматизации бизнеса:

• повышение эффективности в учете, контроле и другой деятельности компании;
• упрощение документооборота между сотрудниками и партнерами;
• освобождение персонала от рутины;
• безопасность хранения информации и возможность подготовить отчет по любому периоду;
• улучшение качества обслуживания клиентов.

Какому бизнесу нужна автоматизация

Автоматизировать можно любой бизнес вне зависимости от его специфики и масштаба. У каждой фирмы свои цели, планы, потребители, но польза от внедрения автоматизации у всех одна:

• Экономия. Однажды купив и установив программное обеспечение, компания экономит дальше и время и деньги, при этом оборот и прибыль увеличиваются.
• Организация и ускорение процессов. Человеческий ресурс ограничен во времени, какой бы хороший специалист не был. У программ больше возможностей на быстрое выполнение одинаковых задач и циклов. К примеру, на формирование десятка бумаг сотрудник потратит час, а программа сделает это за пять минут по шаблону. К тому же четкое распределение задач поможет избежать недопониманий среди коллег и их ошибок.
• Прозрачность процессов. Если клиент видит все отчеты в одном файле, папке или программе, его лояльность повышается. Также увеличивается и работоспособность сотрудников, если они находятся в единой информационной среде.

Какие направления можно автоматизировать

При внедрении обращайте внимание не на структуру фирмы, а на происходящие в ней процессы. У каждой компании свои направления автоматизации, но есть общие подразделения.

Управление

Автоматизация управления помогает руководителю отслеживать эффективность работы сотрудников. В автоматизацию управления входит:

• контроль доходов и расходов компании;
• безопасность информации;
• менеджмент;
• юридическая поддержка.

Маркетинг и продажи

Отношения с клиентами тоже можно автоматизировать. Для увеличения продаж настраивают рассылку электронных писем с новинками компании, акциями и новостями. Эти задачи решают с помощью CRM-системы Битрикс24.

Производство

При большом объеме товаров для ускорения процесса вводят автоматизацию проверки запасов и работоспособности техники. Всю логистику можно оптимизировать и ускорить.

Качество

Машины идеально отслеживают качество выполняемых работ и могут занимать эту позицию вместо человека. Также боты могут собирать и обрабатывать обратную связь от клиентов.

Персонал

В работе команды нужно следовать не только личной мотивации, но и коллективной. Системы показывают KPI каждого сотрудника, позволяют поощрять эффективных и не премировать тех, кто отстает от плана. При необходимости саморегулирующие системы могут отправлять на обучение и проводить тестирования.

Финансы

Все доходы и расходы компании должны собираться в одной системе, чтобы их можно было легко и быстро получить и проанализировать. Программы автоматизируют бюджет, налоги, бухгалтерию, отчетность, зарплаты, выплаты поставщикам и другие стандартные процессы компании.

Организация работы предприятия

Весь документооборот и секретариат организации лучше автоматизировать. Можно автоматизировать все процессы компании или отдельное направление. На рынке программного обеспечения есть системы, которые автоматизируют бизнес сразу по нескольким направлениям.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Несмотря на главную цель инструмента, не значит, что всех сотрудников нужно уволить и заменить роботами. Преимущество автоматизации в том, что вы освобождаете свою команду от рутины, составления отчетов, рассылок, переложив цикличные процессы на работу системы.

К примеру, можно напрямую импортировать данные из почты или каталога в рабочую базу данных. Как только на почту приходит новый документ, ПО его анализирует, заполняет по шаблону и переносит в БД.

Этапы

Чтобы автоматизация стала эффективной:

• Проанализируйте каждый бизнес-процесс компании и работу каждого сотрудника. Здесь нужно понять, какие действия в дальнейшем может контролировать система. Найдите проблему и составьте план ее решения.
• Выпишите задачи, которые хотите решить с помощью программного обеспечения и у вас будет техническое задание для конкретного поиска.
• Подготовьте сотрудников и компьютеры к внедрению системы, а также проведите тестовый период использования. При необходимости обучите персонал работе в новом ПО.
• Проверьте работоспособность системы лично — это лучше делать в присутствии разработчиков, чтобы сразу сообщить об ошибках.
• Внедрите систему в эксплуатацию полностью.

Как выбрать программное обеспечение

Когда проведен анализ и есть техническое задание, на их основе можно подобрать программное обеспечение. Опирайтесь на собственные пожелания, но учитывайте:

• возможность донастройки программы под нужды компании;
• понятный интерфейс и необходимый функционал;
• интеграцию с другими сервисами и ПО;
• качественную и быструю техническую поддержку.

Сегодня есть различные категории систем для автоматизации бизнес-процессов. Рассмотрим самые популярные из них.

Электронные таблицы

Это доступные и простые инструменты для начинающих. С помощью формул и макросов проводят расчеты, формируют отчеты. Функционал подойдет для небольшого документооборота, но средним и крупным компаниям лучше использовать более мощные сервисы.

Системы управления проектами

Внедрение систем управления проектами позволяют руководителям отслеживать этапы работ, ставить дедлайны, назначать ответственных и вносить изменения в технические задания. Каждое действие и задача фиксируется в программе, что помогает достигать общих лучших результатов без дополнительных правок и вопросов.

Системы управления рабочим временем и персоналом

Такие системы чаще внедряют при работе с удаленными сотрудниками, но и в офисах они пригодятся. Программы отслеживают настоящее начало и окончание рабочего времени каждого работника, его перерывы и, при необходимости, действия на компьютере в режиме реального времени или в записи.

CMS

Система управления контентом позволяет просматривать, вносить правки и комментировать один и тот же проект нескольким людям одновременно. ПО разработано на базе скриптов и помогает верстать типовые сайты из блоков, как в конструкторе. Компании часто используют CMS для создания лендингов или интернет-магазинов.

ERP

ERP позволяет создать из бизнеса единый процесс с одной целью и планом достижения, при этом автоматизация возможна от производства до бухгалтерии. Преимущество системы — модульность, поэтому ее можно внедрять этапами. К примеру, начать с автоматизации контроля качества, затем добавить производство и только потом внедрить в документооборот.

CRM

CRM-система автоматизирует работу с клиентами и улучшает качество обслуживания. Необходима для каждого менеджера продаж, который хочет не только взаимодействовать с аудиторией, но и проводить анализ маркетинга, оптимизировать работу над проектами.

В России есть универсальная CRM Битрикс24, в нее включены все инструменты для организации работы компании, роста продаж и автоматизации бизнеса. Ее легко настроить без программистов и можно использовать как в облаке, так и на компьютере. Есть бесплатный тариф с минимумом инструментов для начала работы, специальные и бизнес-тарифы.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Провести автоматизацию можно самостоятельно или с помощью вендора. В первом случае в компании создается команда сотрудников, которые занимаются разработкой и внедрением системы. Этот вариант длительный и чаще убыточный и ошибочный, так как работники помимо основных обязанностей должны решать вопросы автоматизации. Это сказывается и на личной, и на общей эффективности организации. Но иногда такая автоматизация нужна, если компания работает в строго конфиденциальном поле и не может обратиться к поставщику системы.

Если автоматизируют стандартные рабочие направления, лучше воспользоваться услугами сторонних специалистов, у которых уже есть готовое ПО. Они не только помогут внедрить программу в ваши бизнес-процессы, но гарантируют техническую поддержку и помощь при неполадках.

Как измерить эффективность автоматизации

Самый основной показатель эффективности — окупаемость через один год. Но доходы и масштаб у компаний разные, поэтому не стоит ориентироваться только на окупаемость. Значимые показатели оценки:

• сокращение времени на процесс;
• сокращение цикла сделки;
• увеличение трудовых показателей сотрудников;
• уменьшение жалоб и обращений в службу поддержки;
• сокращение затрат компании;
• уменьшение стоимости бизнес-процесса и сотрудника.

Если вы наблюдаете эти показатели, внедрение автоматизации прошло успешно. К примеру, если раньше на закрытие одной сделки у вас уходили сутки, то после внедрения автоматизации это время должно уменьшиться. Из-за работы системы количество потерянных обращений и пропущенных звонков сокращается, а клиенты становятся лояльными.

Возможные риски и ошибки

Самые распространенные ошибки и риски в процессе автоматизации:

• Начало оптимизации без четкого плана. Если вы не знаете все этапы процесса и не представляете, что нужно автоматизировать, внедрение успехом не закончится. Проводите анализ, назначайте ответственных и выставляйте дедлайны.
• Нет понимания итоговой картины. Перед началом работы задайте вопрос, что должно получиться в итоге.
• Нет ресурсов. Рассчитайте свой бюджет и время и только потом запускайте автоматизацию.
• Не было диалога с сотрудниками. Никто не любит резкие перемены на работе. Объясните персоналу, что для них выгодно использовать внедряемую программу.
• Не нашли истинный смысл проблемы. Вы решили, что автоматизация решить все ваши проблемы в бизнесе, но это не так. Сначала наладьте процессы, а только потом автоматизируйте их.
• Нет критериев для оценки. Определите, какие задачи должна преследовать автоматизация и ставьте оценки эффективности каждому этапу после внедрения.