Отчёт PRO Смарт-процессы

Отчёт PRO Смарт-процессы — это инструмент, который поможет быстро оценить загрузку, результаты и качество работы. В одном отчёте собраны ключевые показатели: скорость, конверсия, суммы, причины отказов и распределение нагрузки.

Для начала работы выберите смарт-процесс и укажите, какие стадии считать открытыми, успешными и отказными — это необходимо для корректных расчётов (по умолчанию все элементы считаются открытыми).

По умолчанию отображаются элементы, созданные за последний год. Чтобы увидеть полную картину, рекомендуется установить период с даты создания портала.

1. Период — выборка элементов смарт-процессов по фильтру «Дата создания» (по умолчанию: Сегодня −365 дней).

2. Месяц — последний календарный месяц Периода, с 1-го числа (по умолчанию: Текущий месяц).

3. Старых — элементы, созданные до начала месяца.

4. Новых — элементы, созданные с начала месяца.

5. Закрытых —элементы в любых финальных стадиях.

6. Открытых — элементы в любых промежуточных стадиях.

7. Прогноз — Сумма успешных / Сегодняшнее число * Дней в месяце.

8. Средний чек = Сумма успешных / Количество успешных элементов.

Отчёт PRO Смарт-процессы состоит из 11 вкладок: Дашборд, Динамика, Нагрузка, Результаты, Успешные, Отказы, Активность, Скорость, Качество и Анализ. Каждая вкладка раскрывает отдельный аспект работы, а вместе они формируют единую систему управления и аналитики.

Позволяет быстро оценить загрузку, темп и качество работы::

• Динамика по годам — график сумм и количества элементов.

• Нагрузка за месяц — сумма старых открытых и новых элементов.

• Результаты: Оборот — суммы Успешных, Отказов и Прогноз — график сумм закрытых элементов и прогноз на текущий месяц.

• Результаты: Сумма по компаниям — распределение сумм элементов по компаниям.

• Отказы: Доля по сумме — процент отказов.

• Активность — круговая диаграмма с разбивкой всех элементов по активности на горячие, активные, забытые и закрытые.

• Успешные: Количество, конверсия и средний чек.

• Скорость: Закрытых успешно — длительность успешных элементов в с момента создания до закрытия.

• Сроки: Открытых — круговая диаграмма с разбивкой элементов по полю «Дата завершения»: вовремя и просроченные.

• Качество: Ошибок — количество ошибок в элементах: без суммы, на уволенных и тд.

Отвечает на вопрос «Сколько элементов в смарт-процессе?». Все элементы выбранного смарт-процесса разделяются на Старые закрытые (созданные и завершенные до начала месяца) и Нагрузку (то, что участвовало в работе в течение месяца).

• Всего— полный объём данных.

• Самый ранний элемент — начало периода анализа.

Графики помогают увидеть сезонность, влияние маркетинга и рост нагрузки.

Отвечает на вопрос «Какие элементы выбранного смарт-процесса участвовали в работе за месяц?». Элементы делятся на Старые открытые (создано до начала текущего месяца и не закрыто на начало этого же месяца) и Новые (создано в этом месяце).

Здесь можно оценить, хватает ли менеджерам ресурсов и насколько равномерно распределяется работа.

Отвечает на вопрос «Какие результаты и прогноз до конца месяца?». Итоги анализируются целиком:

• Оборот — сумма Успешных, Отказов и Прогноз — это общий график по месяцам.

• Прогноз суммы Успешных по дням — график соответствия факта и прогноза.

• Суммы, количество и общий прогноз успешных, отказных и текущих элементов.

Руководитель может видеть фактические и планируемые поступления и управлять этим процессом.

Вкладка отвечает на вопрос «Из чего складываются результаты?».

Формула: Закрытых * Конверсия * Средний чек = Оборот. При этом Конверсия — это Количество успешных / Количество закрытых, а Средний чек —это Сумма успешных / Количество успешных.

Руководитель получает возможность увидеть, какие этапы чаще всего ведут к успешному закрытию. Это помогает определять эффективные практики и масштабировать их на весь отдел.

Отвечает на вопрос «Какова доля отказов и что влияет на проигрыш?». Анализируется сумма и количества отказных элементов, а также Доля отказов — она рассчитывается как Отказов / Закрытых. Это позволяет выявить причины потерь, проблемы и слабые этапы.

Отвечает на вопрос «Кто активно работает, а кто забывает?». Категориями оценки являются:

• Забытые >30 дней — элементы без активности более 30 дней.

• Активные от 4 до 30 дней — элементы с активностью за 30 дней кроме горячих.

• Горячие за 3 дня — элементы с активностью за последние 3 дня.

• Закрытые — работа над элементами завершена с начала месяца.

• Нагрузка — элементы, участвующие в работе в течение месяца.

Под активностью подразумевается любое изменение в карточке элемента — дела, письма, звонки, заполнения полей и тд.

Это позволяет найти точки роста за счет улучшения качества обработки.

Отвечает на вопрос «Какая скорость обработки по воронкам и стадиям?». Под длительностью элементов подразумевается промежуток от даты создания до сегодня — для открытых, и до даты завершения  — для закрытых

Для руководителя это инструмент поиск узких мест: на каких этапах теряется время, и как перераспределить нагрузку, чтобы ускорить обработку и увеличить конверсию.

Тут происходит поиск открытых элементов, выбившихся из запланированного графика. Все разделяются на Без срока (если поле по каким-то причинам пустое), Просрочены (Дата завершения уже прошла, а элемент еще в работе) и Вовремя (Дата завершения еще не наступила).

Эта вкладка показывает ошибки в данных CRM:

• Нет суммы — элементы с нулевым или пустым полем Сумма.

• Без срока — закрытые элементы с пустой Датой завершения.

• Ранний срок — закрытые элементы с Датой завершения < Дата создания.

• Поздний срок — закрытые элементы с Датой завершения > Сегодня.

• Пока без срока — открытые элементы с пустой Датой завершения.

• Без менеджера — открытые элементы с уволенным Ответственным.

• Забытые — старые открытые элементы без активности >30 дней

Эти ошибки напрямую влияют на точность данных и могут возникать как при ручном вводе, так и после импорта или интеграций с внешними сервисами.

Таблица с ошибками и ссылками на счета позволит быстро поправить данные, обеспечивая корректность аналитики  и прогнозирования продаж.

• Источники — какие каналы больше всего привлекают клиентов: реклама, сайт, холодные звонки и т.д.

• Сотрудники — как распределяется работа между менеджерами, кто перегружен, а кто имеет свободный ресурс.

• Компании — с какими клиентами связано больше всего смарт-процессов.

«Рейтинг влияния» в таблицах поможет быстро понять, на что нужно обратить внимание и на что тратится рабочее время отдела.

Анализ

Таблица с полным списком элементов выбранного смарт-процесса. Она позволяет сортировать данные, быстро находить нужные строки с помощью поиска, а также переходить по активным ссылкам в карточки сущностей. Это полезно для детального разбора и оперативных проверок.

Для уточнения данных можно воспользоваться дополнительными фильтрами:

• по компании, контакту, источнику, валюте и диапазону сумм;

• по ответственному сотруднику;

• метрикам Динамики (Нагрузка / Старые закрытые) и Нагрузки (Новые и Старые открытые);

• метрикам Активности (Активные / Горячие / Забытые / Закрытые);

• метрикам Сроков (Вовремя / Закрытые / Просроченные);

• и метрикам Качества (Без менеджера / Забытые / Нет суммы / Поздний и ранний срок / Без ошибок).

Фильтры гибкие — можно выбрать сразу несколько значений, чтобы получить более точную картину. Это особенно удобно, если нужно получить отчет только по конкретному сотруднику или проекту.

Отчет можно сохранить в JPEG, PDF либо сразу отправить в чат — достаточно выбрать фильтры и нажать кнопку в правом верхнем углу.  Данные в отчете кэшируются на один час с момента его первого открытия. Чтобы их обновить, перейдите в BI Конструктор, откройте Настройки → Общие настройки. Нажмите «Обновить данные». Данные обновятся во всех отчетах.

Отчёт PRO Смарт-процессы предназначен для руководителей, которым важно видеть загрузку сотрудников, динамику, результаты и системно управлять отделом.

Для глубокого анализа лидов используйте Отчёт PRO Лиды. Когда возникает необходимость глубже разобраться в процессах продаж, подойдёт Отчёт PRO Сделки — более 100 метрик по воронке, конверсии и эффективности.  А чтобы понять, как эта нагрузка реализуется в ежедневной работе команды, используйте Отчёт PRO Задачи.

Анонсы обновлений, короткие видео-гайды и практичные подсказки по работе с отчётами в Битрикс24 в Telegram.