Реестр документов CRM

Реестр документов CRM — это полный список документов, созданных по шаблону в CRM Битрикс24.

В любой компании со временем накапливается большое количество документов: договоры, счета, акты, накладные, приказы, доверенности и так далее. Документы отображаются в карточке сущности CRM, но общий список не посмотреть, поэтому создать документ по шаблону легко, а вот найти его потом намного сложнее. Зачастую, чтобы найти один-единственный документ, приходится посетить множество страниц портала и потратить уйму времени.  

Реестр документов CRM собирает доступные пользователю документы в одной настраиваемой таблице. Из неё можно открыть документ, перейти к связанной карточке CRM, назначить рабочий статус, отфильтровать список, отсортировать данные и настроить состав столбцов под свои задачи.

Видео про приложение и анонсы релизов

Реестр документов CRM упрощает поиск созданных ранее документов.

Достаточно открыть приложение и вы увидите все документы:

— по Компаниям и Контактам.

— по Лидам и Сделкам.

— по Предложениям и Счетам.

— по Смарт-процессам.

Таблица легко настраивается, в ней можно добавлять, удалять и перемещать поля: ID документа, Тип сущности, Название сущности, Шаблон, Документ, Статус, Дата создания, Дата изменения, Отдел и Автор. В поле Название сущности отображается, кроме того, название воронки Сделок и Смарт-процессов. Название сущности служит ссылкой на карточку CRM, а название документа — ссылкой для открытия документа или файла.

Для поиска нужных документов используйте фильтры и сортировку. Фильтровать документы можно по объекту CRM, названию документа, шаблону, автору, отделу, датам, типу сущности и рабочему статусу. Для предпросмотра или печати достаточно кликнуть на название.

Для того, чтобы увидеть документы в конкретном Лиде, Компании или Сделке — откройте встройку Реестра документов CRM в карточке нужной сущности. Во встройке Компании вы увидите все документы из связанных с ней сущностей: Лидов, Контактов, Сделок, Предложений, Счетов и Смарт-процессов.

Статусы позволяют контролировать процесс ведения документации в компании. Вы можете отследить путь каждого документа, на каком он этапе находится: только создан или отправлен, аннулирован и так далее.

При смене статуса документа — в таймлайн сущности записывается комментарий об этом.

Изменение статусов доступно всем пользователям, но администратор также имеет возможность менять их названия. Например, вместо «Портфолио» поставить «Архив» или любое другое. Важно! Если у части документов уже проставлен какой-то статус, а потом название изменилось — тогда у них в таблице сохранится старое название.

Рабочий статус нужен для внутреннего учёта в приложении. Он не изменяет содержимое документа, юридический статус документа, стадию CRM и не запускает бизнес-процесс

Организация и хранение документов Компании

Разумеется, помимо документов по шаблону, в Компании может быть множество другой документации. Например, входящие Коммерческие Предложения, Акты от поставщиков, Протоколы и так далее. Как это все хранить в одном месте? Откройте встройку нужной Компании, в ней находится кнопка «Создать папку на диске». После этого на Общем диске компании создастся папка приложения Реестр документов CRM, и в ней будет папка с названием Компании. Там вы можете сохранять все нужные вам документы — и они также будут отображаться как во встройке, так и в основном приложении.

Важные моменты:

• По умолчанию доступ к Общему диску открыт для всех сотрудников. Вы можете настроить права доступа как к папке Реестра документов CRM, так и ко внутренним папкам с документами Компаний: на чтение или редактирование, а также дать или запретить полный доступ.

• На текущий момент приложение отобразит всю сохраненную документацию, которая находится в корневой папке Компании. Если в ней создать дополнительные подпапки — пока в Реестре они не выведутся, но тем не менее вы можете их использовать, например для хранения Архива.

• Вы можете сохранять в папке Компании файлы в любом формате, но не забывайте про доступное место на диске, чтобы его не переполнить.

Для того, чтобы в общей таблице визуально выделить такие документы — также можно использовать Статусы. Например, задать одному статус “Входящие” и присваивать нужным документам.

Встройка в профиль пользователя покажет все документы сотрудника. Теперь документы хранить и искать стало еще проще!

Преимущества Реестра документов CRM:

— Полная информация о всех документах по шаблону в одной таблице (с подсчётом количества).

— Встройка в Лида, Сделку и Компанию, которая показывает документы и текущего объекта и связанных сущностей (Контакты, Счета и Предложения).

— Фильтры и сортировка по всем полям.

— Визуальное выделение неактуальных документов.

Частые вопросы

Какие объекты и документы отображаются в Реестре?

Реестр документов CRM поддерживает документы, созданные по шаблону в следующих сущностях: лиды, сделки, контакты, компании, старые и новые счета, предложения и смарт-процессы. Кроме того, используя встройку в карточку компании и создание папок на Диске — можно организовать хранение любой другой документации, нужной для общего учета.

Зависит ли список документов от прав пользователя и места открытия приложения?

Да, основное приложение Реестр документов CRM учитывает права текущего пользователя, вкладка в карточке CRM показывает документы текущего и обнаруженных связанных объектов, а панель профиля — документы и файлы, созданные текущим пользователем.

Можно ли из Реестра создавать, редактировать, удалять или выгружать документы?

Нет, сам по себе Реестр документов CRM предназначен для поиска, просмотра и внутреннего контроля доступных документов. Для создания, редактирования и удаления документов используйте соответствующие инструменты Битрикс24.

Что меняет рабочий статус документа?

Рабочий статус служит только для внутреннего учёта в приложении. Он не изменяет содержимое или юридический статус документа, стадию CRM и не запускает бизнес-процесс. При изменении статуса приложение добавляет запись к связанному объекту CRM, а для старых счетов — в комментарий счета.

Как файлы компании с Диска попадают в Реестр?

Файлы включаются в Реестр документов CRM, если они помещены в папку компании, созданную приложением. Папка создаётся из вкладки приложения в карточке компании и требует доступа к Диску Битрикс24.

Обновления:

— 22.06.2026: небольшие внутренние правки

— 20.11.2025: исправлен баг с отображением документов в смарт-процессах

— 24.02.2025: рефакторинг кода

— 19.04.2024: документы из смарт-процессов и названия воронок сделок в таблице

— 29.08.2023: встройка в карточку компании