Реестр документов CRM

Реестр документов CRM — это полный список документов, созданных по шаблону.

В любой компании со временем накапливается большое количество документов: договоры, счета, акты, накладные, приказы, доверенности и так далее. Документы отображаются в карточке сущности CRM, но общий список не посмотреть, поэтому создать документ по шаблону легко, а вот найти его потом намного сложнее. Зачастую, чтобы найти один-единственный документ, приходится посетить множество страниц портала и потратить уйму времени.

Реестр документов CRM упрощает поиск созданных ранее документов.

Достаточно открыть приложение и вы увидите все документы:

— по Компаниям и Контактам.

— по Лидам и Сделкам.

— по Предложениям и Счетам.

По названию документа легко искать, а фильтры по шаблонам, сущностям и датам позволяют отобрать, например, все коммерческие предложения или накладные в нужных Сделках. Также в поиске поможет сортировка по отделам или авторам документа. В один клик документ можно открыть для просмотра или печати.

Для того, чтобы увидеть документы в конкретном Лиде или Сделке — откройте встройку Реестра документов CRM в карточке нужной сущности. Там можно будет увидеть документы связанных с ней сущностей – Счетов и Предложений.

Статусы позволяют контролировать процесс ведения документации в компании. Вы можете отследить путь каждого документа, на каком он этапе находится: только создан или отправлен, аннулирован и так далее.

Изменение статусов доступно всем пользователям, но администратор также имеет возможность менять их названия. Например, вместо «Портфолио» поставить «Архив» или любое другое. Важно! Если у части документов уже проставлен какой-то статус, а потом название изменилось — тогда у них в таблице сохранится старое название.

Преимущества Реестра документов CRM:

— Документы собраны в одной таблице.

— Поиск по названию документа.

— Указаны Отдел и Автор документа.

— Встройка в Лида и Сделку, которая показывает документы и в дочерних сущностях.

— Фильтры: по шаблонам, типу сущности, датам создания и изменения.

— Сортировка по всем полям.

— Визуальное выделение неактуальных документов.

Приложения упрощает работу сотрудников, которые работают с документами CRM — менеджерам, бухгалтерам, директорам. С Реестром документов CRM больше не будет потерянных документов! А чтобы найти все забытые дела — используйте приложение Передача дел.