Реестр документов CRM

Реестр документов CRM — это полный список документов, созданных по шаблону.

В любой компании со временем накапливается большое количество документов: договоры, счета, акты, накладные, приказы, доверенности и так далее. Документы отображаются в карточке сущности CRM, но общий список не посмотреть, поэтому создать документ по шаблону легко, а вот найти его потом намного сложнее. Зачастую, чтобы найти один-единственный документ, приходится посетить множество страниц портала и потратить уйму времени.

Видео про приложение и анонсы релизов

Реестр документов CRM упрощает поиск созданных ранее документов.

Достаточно открыть приложение и вы увидите все документы:

— по Компаниям и Контактам.

— по Лидам и Сделкам.

— по Предложениям и Счетам.

— по Смарт-процессам (NEW).

Таблица легко настраивается, в ней можно добавлять, удалять и перемещать поля: ID документа, Тип сущности, Название сущности, Шаблон, Документ, Статус, Дата создания, Дата изменения, Отдел и Автор. В поле Название сущности отображается, кроме того, название воронки Сделок и Смарт-процессов. Для поиска нужных документов используйте фильтры и сортировку. Для предпросмотра или печати достаточно кликнуть на название.

Для того, чтобы увидеть документы в конкретном Лиде, Компании или Сделке — откройте встройку Реестра документов CRM в карточке нужной сущности. Во встройке Компании вы увидите все документы из связанных с ней сущностей: Лидов, Контактов, Сделок, Предложений, Счетов и Смарт-процессов.

Статусы позволяют контролировать процесс ведения документации в компании. Вы можете отследить путь каждого документа, на каком он этапе находится: только создан или отправлен, аннулирован и так далее.

При смене статуса документа — в таймлайн сущности записывается комментарий об этом.

Изменение статусов доступно всем пользователям, но администратор также имеет возможность менять их названия. Например, вместо «Портфолио» поставить «Архив» или любое другое. Важно! Если у части документов уже проставлен какой-то статус, а потом название изменилось — тогда у них в таблице сохранится старое название.

Организация и хранение документов Компании

Разумеется, помимо документов по шаблону, в Компании может быть множество другой документации. Например, входящие Коммерческие Предложения, Акты от поставщиков, Протоколы и так далее. Как это все хранить в одном месте? Откройте встройку нужной Компании, в ней находится кнопка «Создать папку на диске». После этого на Общем диске компании создастся папка приложения Реестр документов CRM, и в ней будет папка с названием Компании. Там вы можете сохранять все нужные вам документы — и они также будут отображаться как во встройке, так и в основном приложении.

Важные моменты:

• По умолчанию доступ к Общему диску открыт для всех сотрудников. Вы можете настроить права доступа как к папке Реестра документов CRM, так и ко внутренним папкам с документами Компаний: на чтение или редактирование, а также дать или запретить полный доступ.

• На текущий момент приложение отобразит всю сохраненную документацию, которая находится в корневой папке Компании. Если в ней создать дополнительные подпапки — пока в Реестре они не выведутся, но тем не менее вы можете их использовать, например для хранения Архива.

• Вы можете сохранять в папке Компании файлы в любом формате, но не забывайте про доступное место на диске, чтобы его не переполнить.

Для того, чтобы в общей таблице визуально выделить такие документы — также можно использовать Статусы. Например, задать одному статус “Входящие” и присваивать нужным документам.

NEW! Встройка в профиль пользователя покажет все документы сотрудника. Теперь документы хранить и искать стало еще проще!

Преимущества Реестра документов CRM:

— Полная информация о всех документах по шаблону в одной таблице (с подсчётом количества).

— Встройка в Лида, Сделку и Компанию, которая показывает документы и в дочерних сущностях (Контакты, Счета и Предложения).

— Фильтры и сортировка по всем полям.

— Визуальное выделение неактуальных документов..