Дисциплина дел за период

НАЗНАЧЕНИЕ ОТЧЕТА

Отчёт показывает дисциплину работы с делами CRM за выбранный период: сколько дел создали и закрыли менеджеры, какие дела сейчас в работе и где уже замечания (нет срока или просрочка).

КЛЮЧЕВЫЕ ВОПРОСЫ, НА КОТОРЫЕ ОТВЕЧАЕТ ОТЧЕТ:

1. Сколько дел создано за выбранный период

2. Сколько дел закрыто за период

3. Сколько дел сейчас в работе

4. Сколько из открытых — с замечанием (нет срока или просрочка), сколько — без замечания

5. Как распределились дела по типам (звонок, письмо, задача и др.)

6. У каких менеджеров какой расклад по статусам

РАСШИФРОВКА СТАТУСОВ И МЕТРИК:

Два разных фильтра — не путать:

• Фильтр «Статус» — в каком состоянии дело сейчас (итог по делу). Чтобы отобрать, например, только завершённые или только открытые с замечанием.

• Фильтр «Роль дела в периоде» — по какой причине дело попало в выбранный период. Чтобы отобрать только созданные в периоде, только закрытые в периоде или только дела, которые сейчас не закрыты.

• Одно дело может иметь статус «Завершён», а роль — только «Создано»: создали в этом периоде, а закрыли уже в другом.

Статус дела (состояние сейчас):

• Завершён — дело уже закрыто

• В работе без замечания — ещё не закрыто, срок есть и ещё не вышел

• В работе с замечанием — ещё не закрыто, и срока нет или срок уже прошёл

Роль дела в периоде (по какой причине строка в этом периоде; меток может быть несколько):

• Создано — дата создания попала в выбранный период

• Завершено — дата закрытия попала в выбранный период

• В работе — дело сейчас не закрыто

Какие сочетания роли бывают:

• Создано · В работе — создали в периоде и до сих пор не закрыли

• Создано · Завершено — и создали, и закрыли в этом же периоде

• Завершено (без «Создано») — закрыли в периоде, а создали раньше

• В работе (без «Создано») — дело сейчас не закрыто, созданное до выбранного периода

• Создано (одно слово) — создали в периоде, уже закрыли, но дата закрытия в другой период. Статус обычно «Завершён». Это нормально.

• Пример: создали в августе, закрыли в сентябре → в августе роль «Создано» и статус «Завершён»; в сентябре роль «Завершено» и статус «Завершён».

Ключевые метрики:

1. Создано за период

2. Закрыто за период

3. В работе всего

4. В работе с замечанием

5. В работе без замечания

КАК СЧИТАЮТСЯ ПЕРИОДЫ:

• Фильтр «Временной интервал» — окно для ролей «Создано» и «Завершено»; по умолчанию текущий месяц

• «В работе» в роли — дело сейчас не закрыто (дата создания не ограничивает)

• В выборку дело попадает, если есть хотя бы одна роль: создано, закрыто в периоде или сейчас не закрыто

ДОСТУПНЫЕ ФИЛЬТРЫ:

1. Период (временной интервал) — окно для «создано» и «закрыто»

2. Ответственный

3. Статус — состояние дела сейчас

4. Роль дела в периоде — по какой причине дело в этом периоде (создано / завершено / в работе)

5. Тип дела

6. Тип элемента CRM (лид, сделка, контакт, компания)

КАК РАБОТАТЬ С ОТЧЕТОМ:

1. Выберите период (по умолчанию — текущий месяц)

2. Нужны дела в определённом состоянии — фильтр «Статус»

3. Нужны дела по событию в периоде (созданные / закрытые / сейчас не закрытые) — фильтр «Роль дела в периоде»

4. Смотрите KPI: создано, закрыто, в работе

5. В таблице смотрите роль и статус рядом

6. Сравните типы дел и менеджеров; откройте карточку CRM при необходимости

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ:

• Учёт созданных и закрытых дел за период

• Снимок дел, которые сейчас не закрыты, с замечаниями

• Два среза: статус (состояние сейчас) и роль в периоде (по какой причине в выборке)

• Колонка «Роль дела в периоде» с цветными метками

• Три статуса с цветовой подсветкой

• Разрез по типам дел и ответственным

• Ссылки в карточки CRM

• KPI, графики и таблица

ПРЕИМУЩЕСТВА:

• Готовое решение, не требует программирования

• Видно и нагрузку, и результат, и дела в работе

• Работает на данных CRM без выгрузок

ДЛЯ КОГО ПОЛЕЗЕН:

• РОП: дисциплина дел по менеджерам

• Руководитель: создано / закрыто / просрочка

• Менеджеры: свои дела, которые сейчас не закрыты

ВАЖНЫЕ ЗАМЕЧАНИЯ:

Что учитывается:

• Дела менеджера: звонки, письма, дела, задачи, встречи, СМС, CRM-формы, чаты ОЛ, уведомления/мессенджеры, визиты, Zoom, слоты календаря

• Создание по DATE_CREATE, закрытие по END_TIME

• Дела, которые сейчас не закрыты (дата создания не ограничивает)

• Колонка «Роль дела в периоде» — по какой причине строка в выборке (создано / завершено / в работе)

Что не учитывается:

• Дела бизнес-процессов и задания из БП

• Дела приложений REST и внешние каналы REST

• Комментарии к задачам, оплата, доставка, бронирование, подписание, склад

• Переносы дедлайна как отдельная метрика; план/факт звонков телефонии; связка с суммой успехов по сделкам

Даты в отчёте — те, что отдаёт Битрикс24 по выбранным типам дел.