Автоматизация продаж и закупок в компании по поставке запчастей с Битрикс24

О клиенте: бизнес, в котором важна каждая деталь

Компания: ИП Козлов М. А.
Сфера деятельности: Оптовая и розничная поставка запасных частей для специальной и сельхозтехники
Местоположение: г. Москва
Команда: 15 сотрудников

Компания занимается поставками запчастей для специализированной и сельскохозяйственной техники из-за рубежа — Европы, Китая, стран СНГ. Ежедневно менеджеры обрабатывают десятки запросов, сравнивают предложения поставщиков, рассчитывают стоимости и сроки.
Каждая ошибка в расчётах, каждом этапе сделки — риск потери прибыли или клиента.

По мере роста клиентской базы и увеличения числа заказов стало очевидно: существующая система на таблицах, мессенджерах и почте больше не справляется. Руководству требовалось решение, которое объединит все процессы — от обращения клиента до поставки товара — в единую, прозрачную и управляемую систему.

Вызовы: когда хаос данных мешает продажам

Перед клиентом стоял целый комплекс задач, требовавших не просто автоматизации, а синхронизации работы отделов продаж и закупок в рамках одной CRM-среды.

Ключевые проблемы, с которыми пришла компания:

• Отсутствие сквозного процесса между продажами и снабжением — данные передавались вручную, терялись, а цепочка сделки часто «рвалась» на середине.
  

• Сложность расчётов: менеджеры тратили время на пересчёт цен с учётом валюты, НДС, транспортных расходов и наценок.
  

• Документы создавались вручную, а большое количество условий поставки требовало десятков шаблонов.
  

• Не было централизованного механизма распределения заявок между менеджерами и снабженцами.
  

• Коммуникации велись в мессенджерах, без прозрачности и контроля.
  

• Руководство не имело инструментов для оперативного контроля стадий сделки и загрузки сотрудников.
  

Решение: пошаговая настройка Битрикс24 под специфику компании

Проект внедрения начался с детального анализа процессов и разработки технического задания. Мы отрисовали схемы взаимодействий, согласовали этапы продаж и закупок, и создали модель, в которой отделы действуют как единый механизм.

1. Архитектура процессов

Были разработаны две связанные воронки:

• Отдел продаж — классическая CRM-воронка на базе сделок;
  

• Отдел закупок — отдельный смарт-процесс для заявок снабженцев, синхронизированный с продажами.
  

Теперь, когда менеджер создает заказ клиента, автоматически формируется заявка на закупку, а снабженец видит только ту часть информации, которая относится к его зоне ответственности.

2. Распределение заявок и коммуникации

Настроена система автоматического распределения входящих лидов и заявок по источникам и сотрудникам.
Каждый звонок и письмо теперь фиксируются в CRM, а статистика обращений и нагрузки доступна в аналитике.

3. Умная автоматизация

Создан целый комплекс автоматизаций, который избавил сотрудников от ручных операций:

• Контроль заполнения данных по клиенту и товару;
  

• Автоматический расчёт закупочной и розничной цены с учётом курса валют, логистики и наценок;
  

• Передача комментариев между снабженцем и менеджером прямо в карточке сделки;
  

• Отслеживание статусов по логике взаимосвязанных стадий («выставлено КП», «оплачено», «в пути», «отгрузка» и др.);
  

• Расчёт логистических расходов до границы и по России — с пересчётом на единицу товара.
  

4. Работа с товарами и документами

Настроены печатные формы счетов, КП, договоров и спецификаций со сложной логикой — система автоматически подставляет корректные условия поставки, оплаты и валюту.
Реализована работа с вариациями товаров: одна и та же запчасть может иметь разные параметры — страну происхождения, поставщика, срок и цену. Система позволяет выбирать оптимальный вариант прямо в процессе подбора.

5. Безопасность и права доступа

Разработана модель разграничения видимости данных — каждый сотрудник видит только ту часть информации, которая ему необходима:
менеджеры — клиентов и сделки, снабженцы — закупки и поставщиков, руководство — полную аналитику по компании.

Результат: прозрачные продажи и управляемые закупки

После внедрения Битрикс24 компания получила единое цифровое пространство, где процессы продаж и закупок связаны между собой и работают как единый механизм.

Основные результаты:

•  Время на обработку заказа сократилось на 40%;
  

•  Количество потерянных заявок снизилось до нуля;
  

•  Скорость формирования коммерческих предложений выросла на 60%;
  

•  100% сделок теперь сопровождаются сквозной аналитикой — от обращения до отгрузки;
  

•  Все расчёты автоматизированы — курсы валют, логистика, наценка, НДС.
  

Компания перешла от фрагментированных таблиц и чатов к прозрачной системе управления, в которой каждая сделка контролируется, а каждый сотрудник работает по выстроенной логике.

Отзыв клиента