Смарт-процессы в Битрикс24: организация взыскания задолженностей
ПРОБЛЕМАТИКА
Рутинные процессы в компании зачастую отнимают много времени и сил, если они не организованы должным образом. Для многих средних и малых компаний одним из таких процессов является взыскание задолженностей.
Клиент принимает работу, но не оплачивает. Возникает задолженность.
За урегулирование берется менеджер, ответственный за клиента:
-
возможности для самостоятельного решения вопроса и точки давления заканчиваются;
-
клиент перестает выходить на связь;
-
начинаются метания в поисках иных путей решения вопроса, менеджер испытывает стресс от неопределенности;
-
руководитель узнает о проблеме слишком поздно;
-
зачастую долг остается не оплаченным и взыскать через суд его уже невозможно, так как истек срок давности.
РЕШЕНИЕ
Организовать взыскание задолженностей с помощью инструмента Смарт-процессы в Битрикс24.
Приведем пример - как мы в команде Айтигро реализовали такой процесс.
КАК НАСТРОИЛИ МЫ
ЭТАП 1 – ВЫЯСНЯЕМ, ПОДПИСАН ЛИ АКТ И ОПЛАЧЕН ЛИ СЧЕТ
Ежемесячно в 1С запускается автоматическая проверка наличия задолженности от клиентов. Для всех должников на менеджера формируется задача в Битрикс24 – взыскать долг или урегулировать порядок оплаты.
Если все работы приняты без нареканий, но клиент не оплачивает их, то руководитель проекта должен запустить процесс досудебного взыскания задолженности.
ЭТАП 2 – ЗАПУСКАЕМ ПРОЦЕСС ВЗЫСКАНИЯ ЗАДОЛЖЕННОСТИ
Если менеджер понимает, что договориться с клиентом самостоятельно не удается, он создает элемент в воронке “Досудебное взыскание долгов”. На директора автоматически создается задача “Претензия: согласовать начало досудебного взыскания задолженности”.
ЭТАП 3 – ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ
После согласования директором, элемент уходит на вторую стадию “Подготовка и отправка претензии”, а офис-менеджер получает задачу "Подготовить и отправить контрагенту претензию".
Ответственный заполняет шаблон Претензии, и направляет документ клиенту всеми возможными способами (email, почта, ЭДО и т.д.).
ЭТАП 4 – ЖДЕМ ОТВЕТА КЛИЕНТА
Элемент переводится на стадию “Ожидание реакции”.
Мы ждем обратной связи от клиента на полученный документ 30 дней:
-
Если клиент ответил и готов на переговоры, то задача переходит в стадию “Переговоры” и возвращается менеджеру – он договаривается о графике платежей и добивается оплаты, затем переводит элемент в стадию “Долг погашен”
-
Если клиент не отвечает или на стадии “Переговоры” решить вопрос мирно не удалось, то элемент переводится на стадию “Решение по перспективам арбитража”
ЭТАП 5 – СПИСЫВАЕМ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ ИЛИ ИДЕМ В СУД
На стадии “Решение по перспективам арбитража” элемент переходит на юриста, он получает задачу “Принять решение о суде” – изучает всю подноготную задолженности и выносит вердикт:
-
Если вопрос имеет перспективу решения через суд, а сумма долга покроет затраты, то элемент переводится в стадию “В суд”, откуда элемент автоматически переходит в воронку “Судебное взыскание” (где так же настроена автоматика по стадиям – начинается процесс взыскания долга через суд)
-
Если сумма задолженности небольшая либо нет потенциала для решения вопроса в суде, то элемент переводится в стадию “В списание” и вопрос закрывается
РЕЗУЛЬТАТ
Процесс досудебного взыскания задолженности полностью отлажен. Мы создали четкий механизм взыскания задолженности, что существенно снижает “хаос” в компании по данному вопросу:
-
Определены этапы решения вопроса и их очередность
-
На каждом этапе есть свой ответственный
-
У ответственного есть четкая инструкция, что он должен сделать и в какие сроки
