Смарт-процессы в Битрикс24: организация взыскания задолженностей

ПРОБЛЕМАТИКА

Рутинные процессы в компании зачастую отнимают много времени и сил, если они не организованы должным образом. Для многих средних и малых компаний одним из таких процессов является взыскание задолженностей.

Клиент принимает работу, но не оплачивает. Возникает задолженность.

За урегулирование берется менеджер, ответственный за клиента:

• возможности для самостоятельного решения вопроса и точки давления заканчиваются; 

• клиент перестает выходить на связь; 

• начинаются метания в поисках иных путей решения вопроса, менеджер испытывает стресс от неопределенности; 

• руководитель узнает о проблеме слишком поздно; 

• зачастую долг остается не оплаченным и взыскать через суд его уже невозможно, так как истек срок давности.

РЕШЕНИЕ

Организовать взыскание задолженностей с помощью инструмента Смарт-процессы в Битрикс24.

Приведем пример - как мы в команде Айтигро реализовали такой процесс.

КАК НАСТРОИЛИ МЫ

ЭТАП 1 – ВЫЯСНЯЕМ, ПОДПИСАН ЛИ АКТ И ОПЛАЧЕН ЛИ СЧЕТ

Ежемесячно в 1С запускается автоматическая проверка наличия задолженности от клиентов. Для всех должников на менеджера формируется задача в Битрикс24 – взыскать долг или урегулировать порядок оплаты.

Если все работы приняты без нареканий, но клиент не оплачивает их, то руководитель проекта должен запустить процесс досудебного взыскания задолженности.

ЭТАП 2 – ЗАПУСКАЕМ ПРОЦЕСС ВЗЫСКАНИЯ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

Если менеджер понимает, что договориться с клиентом самостоятельно не удается, он создает элемент в воронке “Досудебное взыскание долгов”. На директора автоматически создается задача “Претензия: согласовать начало досудебного взыскания задолженности”.

ЭТАП 3 – ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ

После согласования директором, элемент уходит на вторую стадию “Подготовка и отправка претензии”, а офис-менеджер получает задачу "Подготовить и отправить контрагенту претензию".

Ответственный заполняет шаблон Претензии, и направляет документ клиенту всеми возможными способами (email, почта, ЭДО и т.д.).

ЭТАП 4 – ЖДЕМ ОТВЕТА КЛИЕНТА

Элемент переводится на стадию “Ожидание реакции”.

Мы ждем обратной связи от клиента на полученный документ 30 дней:

• Если клиент ответил и готов на переговоры, то задача переходит в стадию “Переговоры” и возвращается менеджеру – он договаривается о графике платежей и добивается оплаты, затем переводит элемент в стадию “Долг погашен”

• Если клиент не отвечает или на стадии “Переговоры” решить вопрос мирно не удалось, то элемент переводится на стадию “Решение по перспективам арбитража”

ЭТАП 5 – СПИСЫВАЕМ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ ИЛИ ИДЕМ В СУД

На стадии “Решение по перспективам арбитража” элемент переходит на юриста, он получает задачу “Принять решение о суде” – изучает всю подноготную задолженности и выносит вердикт:

• Если вопрос имеет перспективу решения через суд, а сумма долга покроет затраты, то элемент переводится в стадию “В суд”, откуда элемент автоматически переходит в воронку “Судебное взыскание” (где так же настроена автоматика по стадиям – начинается процесс взыскания долга через суд)

• Если сумма задолженности небольшая либо нет потенциала для решения вопроса в суде, то элемент переводится в стадию “В списание” и вопрос закрывается

РЕЗУЛЬТАТ

Процесс досудебного взыскания задолженности полностью отлажен. Мы создали четкий механизм взыскания задолженности, что существенно снижает “хаос” в компании по данному вопросу:

1. Определены этапы решения вопроса и их очередность

2. На каждом этапе есть свой ответственный

3. У ответственного есть четкая инструкция, что он должен сделать и в какие сроки