ПрофильМеталл

  БОЛЬ КЛИЕНТА  

На момент начала работы, сотрудники клиента уже работали с Битрикс24. Базовые настройки были сделаны и описаны ключевые бизнес-процессы, но клиента не устраивало то,  что многие функции либо не используются, либо используются "не так". Например, отчетной в Битрикс24 не использовалась вообще, т.к. 

1. ключевые параметры, требуемые для руководителей - не вводились и не контролировались (в следствии таких отчетов не было)

2. руководители не понимали, какую пользу можно получить от инструментов Битрикс24.

Компания заказчика занимается производством и одна из ключевых задач, которая перед нами стояла - контроль сроков.

  ВНЕДРЕНИЕ  

Всё усложнялось тем, что система уже была "живая" и функционировала. Нам необходимо было изначально вникнуть в текущую логику работы CRM, понять, за что отвечают роботы и почему сделано так, как сделано.
Так же важно было делать изменения в системе быстро, не повредив текущую работу персонала и не "остановив" бизнес-процессы, действующие в компании.

Поняв ключевые задачи клиента, мы расставили и согласовали работы в нескольких направлениях:

1. Перестройка CRM.

Мы перенастроили карточки CRM, добавив необходимые поля фиксирования сроков, добавили "служебные" поля для комфортной фильтрации, например: если проставлялось поле "дата отгрузки", то роботом ставили галочку "отгружено". Это одно из простейших и в то же время удобных решений позволило пользоваться фильтром "Планируемая дата отгрузки" + "Отгружено = Нет". Таким образом в Календаре отображались только не отгруженные сделки. По этому формировался отчет по отгрузкам. По похожему алгоритму мы поступили еще с несколькими полями, таким образом реализовав более прозрачную систему контроля.

2. Автоматизация

Параллельно с работой над полями, после перестройки воронки, мы принялись реализовывать систему крайних сроков по стадиям. Мы реализовали 2 типа крайнего срока:

- Мягкий дедлайн

- Жесткий дедлайн

Таким образом выстроили алгоритм: за некоторое время до мягкого дедлайна информировали ответственного о крайнем сроке. В мягкий дедлайн информировали прямого руководителя этого сотрудника (руководитель направления / куратор).

Жесткий дедлайн ставил задачу отписаться о срыве сроков, а так же добавлял эти сделки в Список, данные из которого участвовали в расчете KPI.

3. Обучение, обучение, обучение

Нашей задачей было обучить руководителей. Мы затронули сферы CRM, Задач, отчетов, бизнес-процессов и Списков.

Суммарное время онлайн-обучения (без учета подготовки, составления материалов и т.д.) составило более 40 часов.

За этот период мы внедрили и проверили на практике работу CRM, отчетов и контроль сроков работы.

  РЕЗУЛЬТАТ РАБОТЫ  

В результате работы:
1. Руководители умеют использовать функции CRM Битрикс24, качественно контролировать сотрудников и принимать управленческие решения исходя из полученных отчетов.
2. Система контроля сроков позволила компании оперативнее реагировать на "потенциальные угрозы", повышая скорость обработки своего заказа, начиная от этапа продажи, заканчивая производством и отгрузкой
3. За счет длительного и подробного обучения, руководителям стало комфортнее работать с самой системой.