Как интеграция с 1С и Мой склад помогла ускорить работу с заказами на 20%.

Компания М-ПАК является производителем и официальным дистрибьютором жестяных банок, пластиковых и алюминиевых банок для напитков, а также канистр от ведущих европейских и российских компаний. 

В компании работает 30 сотрудников. Есть отдел продаж, закупок, логистики. 

Клиент пришел с задачами: 

• Перенести данные из AmoCRM в Битрикс24.

• Автоматизировать продажи. Подключить источники: сайт, телефонию, почты сотрудников. Настроить автозадачи и уведомления для сотрудников. Настроить карточки лидов, компаний и сделок для ввода нужной информации на этапах продажи.

• Автоматизировать процесс закупок. Создать цифровое рабочее место для сотрудников отдела снабжения со своими стадиями и автоматизацией. Хранить связь с заказом клиента для оптимизации совместной работы над каждым заказом.

• Создать удобные цифровые рабочие места отделам. Каждый видит свои задачи, поля в карточках и свой канбан. Настроить права доступа для каждого отдела, чтобы облегчить интерфейс и облегчить запуск проекта.

Весь процесс нужно было сделать прозрачным и связанным. Клиент хотел понимать в любой момент времени на каком этапе находиться заказ клиента.

Ниже представлен список работ:

Настроили воронку Лидов. 

Внутри канбана лидов настроили уведомления, контроль и постановку дела

Настроили воронку первичных продаж. 

На стадии “Счет/договор “ настроен Бизнес процесс с заданиями при помощи которого менеджеры ставят задание координатору для подготовки необходимых документов. 

Бизнес процессом пользуются через наше приложение “Задание БП в карточке CRM”

Работает так: 

• При переходе на этап Счет/Договор менеджер указывает какие документы необходимо подготовить координатору (Документов может быть несколько) 

• После завершения задания, Координатору приходит задание на подготовку документов (на каждый документ свое задание) Координатор прикладывает документы и создает договор 

• После завершения задания Координатором, менеджеру возвращается задание на согласование. Менеджер может согласовать или отправить в доработку 

Так как клиент работает в системе Мой склад, было принято решение сделать Двусторонний обмен данными с Битрикс24:

1. При переходе сделки на этап “Машина найдена” статус заказа в системе мой склад меняется на “Подтвержден”.

2. При переходе сделки на этап “Передан в комплектацию” статус заказа в системе мой склад меняется на “На сборке” и товары резервируются.

       3. При установки статуса отгружен в системе Мой склад сделка автоматически меняет стадию на “В пути”.

       4. При перемещении сделки на стадию “Сделка успешна” настроено копирование сделки в воронку “Повторные продажи” для дальнейшей работы с клиентом. 

Настроили воронку “Повторные продажи”, предоставив отдельное рабочее место для работы с постоянными клиентами.

Логика в воронке практически такая же как и в первичных продажах за исключением некоторых моментов:

1. При перемещении сделки на этап успеха менеджер заполняет обязательное поле “Когда связаться с клиентом в следующий раз.” система проверяет есть ли еще сделки с этим клиентом на рабочих этапах, если сделок с клиентом нет то копируем сделку на этап “Новая” и в дату (Когда связаться с клиентом в следующий раз) происходит автоматическая смена этапа на “Обсуждение заказа”.

2. Если сделка с клиентом есть на рабочих стадиях то сделка не копируется.
   
   
3. Так как может закончится срок действия договора, Новый договор с клиентом может создаваться менеджерами в на любом этапе в любой момент времени. Для этого клиент использует наше приложение “Кнопки в CRM”.

Приложение создает кнопку в карточке, при нажатии запускается БП с задание на подготовку договора 

По завершению задания  к сделке привяжется новый договор с клиентом (Элемент смарт процесса)

Настроили отдельное цифровое рабочее место для Снабженца 

В снабжении создаются элементы смарт процесса из Сделок (Воронок первичная и повторная продажи)

Особенность реализации: В элемент снабжения должны передаваться исключительно те товары, которые требуют закупки. Остальные позиции из сделки попадать в закупку не должны. 

Поскольку типовой функционал системы не позволяет передавать выборочную часть товаров из сделки, было разработано специализированное приложение «Частичная передача товаров». 

Когда менеджер принимает решение о необходимости закупки, он запускает данное приложение из отдельной вкладки внутри сделки.

Настроили отдельное цифровое рабочее место для Логиста  

В смарт-процессе «Логистика» элементы создаются на основе данных из двух источников:

1. Из сделок (воронки «Первичная продажа» и «Повторная продажа»);

2. Из смарт-процесса «Снабжение».

Генерация элементов логистики происходит в момент переноса объектов на этап «Поиск машины». 

Когда снабжение переходит на успешный этап, сделка у менеджеров или элемент сп у снабженца автоматически перемещается на этап «Машина найдена». Это служит сигналом для сотрудников: они могут оперативно продолжать работу по сделке, или и по снабжению.

Настроили отдельное цифровое рабочее место Дебит/Кредит для руководителя 

В Смарт Процессе Дебит/Кредит создаются элементы смарт процесса из Снабжения и логистики со счетами на оплату.

Руководство в своем канбане видит какие оплаты необходимо произвести, по каким клиентам и по каким категориям.

Это дает руководству полную прозрачность и контроль над платежами без погружения в операционную рутину.

А именно:

1. Единая точка контроля долгов и платежей.

Руководитель видит в канбане все счета на оплату, которые пришли из отделов снабжения и логистики. Не нужно бегать к сотрудникам и спрашивать «кто, кому и сколько должен?».

2. Приоритезация и предотвращение кассовых разрывов.

Канбан позволяет расставить приоритеты. Руководство видит, какие оплаты критичны именно сейчас, чтобы не допустить простоя производства или отгрузки.

3. Удобная фильтрация для принятия решений

Возможность видеть платежи:

• По клиентам (кто из заказчиков принесет деньги? или кому надо срочно заплатить?)

• По категориям (За транспорт? закупка сырья? )

4. Контроль без микроменеджмента:

Вместо того чтобы сидеть в 1С или в сложных ERP-системах, руководитель открывает знакомую доску (канбан) в CRM и визуально оценивает ситуацию с долгами за 1 минуту.

Настроили Интеграцию с 1С 

Настроили двухсторонний обмен в реальном времени для того чтобы минимизировать работу менеджеров в 1С. Благодаря интеграции система позволяет автоматически переносить данные из Битрикс24 в 1С и обратно:

• Счета: Создание счета покупателю в Б24 инициирует появление этого счета в 1С. Корректировка номенклатуры товаров в счете Битрикс24 приводит к аналогичному обновлению данных в 1С.

• Контрагенты: Новая компания, добавленная в Б24, автоматически становится контрагентом в 1С.

• Договоры: Оформление договора в Битрикс24 автоматически создает договор с привязкой к контрагенту в 1С.

• Реализация и УПД: При проведении реализации (отгрузки) в Б24, в 1С создается документ реализации, на его базе формируется счет-фактура, а готовая печатная форма УПД передается в Битрикс24.

В перспективе такая настройка интеграции позволит заказчику отказаться от поддержки одной или нескольких лицензионных баз 1С (снизить их количество), что создает значительный экономический эффект.

Преимущества от внедрения 

1. Прозрачность заказов.Мы сделали так, что статус любого заказа виден от первичного звонка до отгрузки. Информация больше не теряется при переходе между отделами продаж, закупок и логистики.

2. Ускорение продаж за счет роботов. Подготовка договоров и документов теперь происходит автоматически — система сама ставит задачи координатору. Время на согласование сократилось в разы.

3. Автоматические повторные продажи. База не «остывает». После закрытой сделки Битрикс24 сам планирует следующий контакт с клиентом и создает новую сделку. Потери клиентов практически исключены.

4. Закупки без дублей. Мы разработали приложение, которое переносит в снабжение только те товары, которые действительно нужно закупить. Остальные позиции из заявки не попадают — это снимает нагрузку с отдела закупок.

5. Автоматизация стыков с МойСклад и 1С. Менеджеры перестали тратить время на двойной ввод данных . Статусы «Отгружен» или «На сборке» обновляются автоматически, а УПД уходит клиенту из Битрикс24. Это также позволяет сократить лишние лицензии 1С и сэкономить бюджет.

6. Финансы под контролем руководителя. В канбане руководства собраны все счета на оплату от снабжения и логистики. Клиент видит, кому и когда платить, по категориям и клиентам.