Внедрение Битрикс24: сократили время оформления сложных заказов с нескольких часов до минут. Кейс ЗАО “Гемма Графикс”.

Клиент: ЗАО «Гемма Графикс» 

Город: Москва (офис), Казань (производство)

Сфера работы: Производство и продажа упаковочных решений и оборудования

Годовой оборот:  ~150 млн руб.

Тариф Битрикс24: Битрикс24 - Профессиональный

Количество сотрудников: 20-50

ЗАО «Гемма Графикс» - эксперт на рынке упаковочных решений с 22-летней историей. Компания специализируется на производстве сложной упаковки (ложементы из вспененных материалов, гофрокартон) и продаже специализированного оборудования для вспенивания полиуретана . Офис управления и инженерный центр находятся в Москве, а производственные мощности - в Казани.

На этапе активного масштабирования компания столкнулась с «болезнями роста», которые начали тормозить операционную эффективность. 

• Информационный разрыв: данные по проектам хранились в разрозненных Excel-файлах, мессенджерах и блокнотах.

• Медленная обработка: подготовка КП по нестандартным заказам могла занимать до 3 дней из-за сложности расчетов.

• Производственные риски: отсутствие визуализации загрузки оборудования в Казани мешало точному прогнозированию сроков.

• Человеческий фактор: возникали ошибки в ТЗ из-за схожести артикулов, что создавало риск выпуска бракованной продукции.

Очевидность этих барьеров для роста стала катализатором управленческих изменений. Стало понятно: чтобы масштабировать бизнес без потери качества, компании необходима единая экосистема. Именно поэтому было принято решение о внедрении Битрикс24 как фундамента для дальнейшего развития.

Что было важно:

• Внедрить CRM для контроля 100% входящих лидов.

• Создать цифровую связь «Сделка - ТЗ - Техкарта-Производство».

• Автоматизировать внутренние согласования (КП, счета, договоры).

• Настроить BI-аналитику и диаграмму Ганта для планирования ресурсов.

Что было сделано во время реализации проекта:

В рамках проекта реализована многослойная архитектура на базе «Профессионального» тарифа Битрикс24.

1. Продажи и инженерный консалтинг. Настроены три направления сделок: «Производство упаковки на заказ», «Продажи упаковочных систем» и «Расходные материалы» . Внедрена буферная стадия «Переговоры» с автоматическими роботами-напоминаниями, что позволило вести «длинные» сделки (до года), не засоряя основную воронку и сохраняя историю всех правок и макетов.

2. Цифровое производство. Настроена автоматическая передача подтвержденных заказов в воронку производства. Для каждого заказа формируется цифровая технологическая карта с указанием операций (резка, склейка, пайка), станков и нормативов времени в минутах. Визуализация через диаграмму Ганта позволяет начальнику цеха видеть загруженность каждого из 15 станков поминутно и оперативно «вклинивать» срочные заказы без риска срыва сроков.

3. Контроль и безопасность. Внедрена система «предохранителей»: сделку невозможно отправить в производство без прикрепленного файла ТЗ. Настроены гибкие права доступа: производственный персонал  видит только свои задачи, а критически важный экспорт базы данных закрыт для всех, кроме администраторов.

Использованные инструменты Битрикс24

• CRM: 3 воронки продаж с глубокой автоматизацией стадий.

• Смарт-процессы: реестры «Изделия», «Решения», «Исполнители», «Оборудование».

• Задачи и проекты: автоматическая постановка задач производству и контроль Чек-листов.

• Диаграмма Ганта: для оперативного планирования загрузки цеха.

• BI-аналитика: отчеты по конверсии, выручке и эффективности менеджеров.

Что было сделано:

• Прозрачность: руководство в Москве видит статус любого заказа в Казани в режиме реального времени.

• Скорость: время на оформление сложных многопозиционных заказов сократилось с нескольких часов до нескольких минут благодаря «Реестру решений».

• Качество: исключены ошибки при передаче данных от менеджера в цех; автоматическая задача на проверку актуальности чертежей при повторных заказах спасает от выпуска неактуальной продукции .

• Дисциплина: внедрен еженедельный цикл контроля «зависших» переговоров, что исключило потерю контактов после отправки бесплатных образцов.

Внедрение Битрикс24 превратило CRM из простого справочника в надежный инструмент управления сложным производственным бизнесом. Компания получила фундамент для масштабирования — открытия региональных офисов и внедрения стандартов качества ISO 9001 на базе цифровых данных.

Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• Глубокая вовлеченность: команда полностью погрузились в специфику бизнеса, изучив «боли» и внутренние циклы компании изнутри.

• «Один язык» с производством: специалисты  легко нашли общий язык не только с руководством, но и с сотрудниками на местах. Умение переводить сложные IT-решения на понятный язык инженеров и мастеров стало залогом доверия.

• Экспертная эмпатия: способность слышать реальные потребности производства позволила создать инструмент, который действительно помогает в работе, а не усложняет её.