О клиенте

Задача

С ростом предприятия увеличилось количество внутренних обращений и закупочных процедур. Часть процессов проходила через почту и личные сообщения, что усложняло контроль задач и замедляло взаимодействие между отделами.

Компании требовалось выстроить единую систему, где:

• все процессы фиксируются,

• проходят согласование по установленным правилам,

• остаются прозрачными для руководства.

Ключевые задачи проекта

1. Внедрить систему заявок в сервис
На предприятии регулярно возникают обращения сотрудников: технические неисправности, проблемы с оборудованием, организационные вопросы.
Требовалось создать инструмент, с помощью которого любой сотрудник сможет быстро отправить заявку — с компьютера или телефона — и передать ее ответственному отделу.
Приоритет: контроль сроков выполнения, прозрачный статус задачи, удобная коммуникация между заявителем и исполнителем.

2. Внедрить систему для закупок
Закупки на предприятии проходят через несколько этапов и подразделений: инициирование заявки, согласование руководителями, выбор поставщика, проверка документов, оформление договора.
Задача: структурировать этот процесс в единой системе, чтобы сотрудники могли выполнять этапы, а руководство — контролировать их без использования почты и разрозненных чатов.

Решение задач:

1. Система заявок в сервис

Для сотрудников завода настроили удобный инструмент подачи обращений.

Как это работает:

1. Сотрудник заполняет карточку заявки: категория, место возникновения проблемы, приоритет, описание, желаемый срок, фото (при необходимости).

2. Заявку можно отправить как с компьютера, так и с телефона — например, из цеха.

3. Система автоматически определяет ответственного и направляет задачу в нужный отдел. Добавляются наблюдатели — сотрудники, которые должны быть в курсе процесса.

4. Внутри заявки работает встроенный чат, где заявитель и исполнители обсуждают детали.

5. В чат автоматически приходят уведомления о смене статуса, назначении исполнителя и других изменениях.

После выполнения заявки заявитель получает уведомление и может принять результат или отправить задачу на доработку.

Результат для руководства:

Наглядная картина по обращениям за любой период — сколько заявок создано, кто и в какие сроки выполнил работы.

Среднее время обработки заявки сократилось за счет автоматической маршрутизации и единой коммуникации.

2. Управление закупками

Второй ключевой процесс — автоматизация закупочной процедуры. В системе выстроили структуру из трех последовательных этапов.

Этап 1. Заявка на закупку

Сотрудник оформляет заявку, прикладывает техническое задание по шаблону. Заявка проходит согласование с руководителем и коммерческим директором, после чего автоматически передается в отдел снабжения.

Этап 2. Выбор поставщика

По заявке создается отдельный чат. Сотрудник отдела снабжения фиксирует потенциальных поставщиков, прикрепляет коммерческие предложения и условия. Поставщики проходят проверку службой безопасности, юридическим отделом и руководством.

Этап 3. Согласование договора

После выбора поставщика запускается процесс согласования договора. В системе фиксируются договоры, счета и спецификации. Они проходят согласование с юристами и коммерческим директором, после чего передаются в бухгалтерию.

Результаты автоматизации

Было vs Стало

Подача заявок

• До внедрения: Email, мессенджеры, потерянные обращения

• После внедрения: Единая карточка, мобильная подача, автоматическое назначение

Коммуникация

• До: Разрозненные чаты, письма

• После: Встроенный чат внутри каждой заявки и закупки

Контроль закупок

• До: Цепочка согласований вне системы

• После: Трехэтапный процесс с отслеживанием на каждом шаге

Прозрачность для руководства

• До: Точечные запросы

• После: Дашборды по обращениям и закупкам в реальном времени

Ключевые эффекты

• Полная прозрачность процессов — руководители видят все обращения и заявки на закупку в реальном времени, знают этап и ответственного.

• Высокая скорость согласования — заявки проходят проверку и согласование автоматически, без лишней почты и звонков.

• Удобство для сотрудников — все обращения фиксируются в системе, по каждой задаче создается чат.

• Контроль закупок — единый процесс от заявки до договора снизил риски ошибок и ускорил заключение контрактов.

• Эффективная коммуникация — все участники работают в едином пространстве, получают уведомления об изменениях.

Команда Хо-Бит24 настроила на корпоративном портале завода «ПетЭксперт» две ключевые системы:

• обработку заявок в сервисную службу,

• управление закупками.

В результате сотрудники получили удобный цифровой инструмент для подачи обращений, а компания — прозрачный процесс закупок с контролем всех этапов.

Клиент продолжает сотрудничество с нами, обращаясь за решением новых задач по автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. Это подтверждает успешность и эффективность внедренного решения.

Особенности проекта

Активное вовлечение команды клиента. Обычно при внедрении новых систем встречается сопротивление сотрудников, но в «ПетЭксперт» с первых дней дали четкую установку: «Теперь работаем так!». Благодаря этому все сотрудники начали использовать новые инструменты сразу после запуска.

В процессе внедрения были внесены правки и доработки, что позволило адаптировать систему под реальные рабочие сценарии и сделать ее еще удобнее.