Комплексная автоматизация Битрикс24 для «Гельтека»: ускорение обработки заказов в 12 раз и снижение пропусков мероприятий на 40%

«Гельтек» — российский производитель профессиональной и натуральной косметики и дерматологических средств. Бизнес клиента охватывает онлайн-продажи, обучение партнеров, проведение образовательных мероприятий, работу с блогерами и комплексную логистику продукции.

Перед нами стояла цель – создать на базе Битрикс24 централизованную, устойчивую и масштабируемую систему, которая охватывает все ключевые процессы компании и формирует единую цифровую среду для работы команды.

• объединяет все направления бизнеса в единой CRM-логике, устраняя разрозненность данных и обеспечивая прозрачное управление

• автоматизирует ключевые операционные процессы, ускоряя выполнение задач и снижая вероятность ошибок

• интегрирует внешние сервисы в единый цифровой контур, обеспечивая стабильный обмен данными и синхронизацию систем

• обеспечивает прозрачность маркетинга и инфлюенс-активностей с возможностью анализа эффективности

• снижает ручной труд и операционные издержки за счет внедрения автоматизации и оптимизации процессов

Работа велась итерационно: мы еженедельно встречались с командой клиента, обсуждали задачи, тестировали решения и оперативно вносили правки для достижения наилучшего результата.

1. Сократили время обработки запросов клиентов и повысили оперативность менеджеров

Мы выстроили отдельные воронки под каждое направление бизнеса, чтобы видеть конверсию на этапах, управлять нагрузкой менеджеров и исключить потерю заявок.

Воронка «Продажи»

Сделка создается автоматически через 5 минут после онлайн-записи, а ответственный назначается по выбранному специалисту.

Воронка «Мероприятия»

Реализовали двустороннюю REST-интеграцию с Pruffme: клиент сразу получает подтверждение записи, а статус его сделки автоматически обновляется после проведения мероприятия.

Настроили автоматическую отправку напоминаний о мероприятиях через WhatsApp и Telegram для улучшения коммуникации с клиентами. Это снизило количество пропусков мероприятий на 40%.

2. Сократили трудозатраты и ускорили обновление информации о товарах

Ранее каталог продукции переносили повторно и вручную в CRM, что занимало время. Мы автоматизировали процесс: теперь каталог с сайта напрямую попадает в систему.

Интеграция с 1С

Обеспечили двустороннюю синхронизацию заказов, товаров и данных клиентов между Битрикс24 и 1С. Команда стала быстрее обрабатывать заказы, снизилось количество ошибок, а руководству стало проще контролировать продажи и склад.

Интеграция с Bitrix Shop

Связали интернет-магазин с CRM, настроив автоматическое создание лидов и сделок, синхронизацию карточек товаров и обновление статусов заказов в реальном времени. В результате время обработки онлайн-заказов сократилось с 2 часов до 10 минут.

3. Систематизировали внутренние знания и уменьшили количество повторяющихся вопросов сотрудников

Мы настроили модуль «Улей», внедрив и адаптировав для клиента разделы «База знаний» и «Корпоративный университет».

База знаний

Исправили ошибки предыдущей настройки и создали единое хранилище документов: инструкции, регламенты, шаблоны договоров. Реализовали поиск, теги и разграничение прав доступа. Это упорядочило внутренние процессы, сделало информацию доступной для сотрудников и сократило количество повторяющихся вопросов менеджерам.

Корпоративный университет

Настроили платформу онлайн-обучения с курсами, тестами и автоматической выдачей сертификатов. В результате сократилось время адаптации новых сотрудников, а обучение стало системным и управляемым.

4. Повысили прозрачность, контроль и эффективность инфлюенс-маркетинга

Компания столкнулась с ростом количества интеграций через блогеров. Мы выстроили систему, которая автоматизирует работу с блогерами.

Создали отдельную воронку «Импорт блогеров в систему» для контроля качества базы

В базе накапливались дубли никнеймов, что приводило к путанице и ошибкам в работе команды. Мы настроили воронку, которая автоматически контролирует качество базы: уведомляет о совпадениях и добавляет только новые контакты. Это экономит время и помогает сохранять порядок в данных.

Настроили смарт-процессы «Блогеры» и «Посты/Контент»

Ручная квалификация и управление блогерами занимали много времени. Теперь одобренные блогеры автоматически попадают в воронку «Квалифицированные» и привязываются к проектам, а карточки двигаются по стадиям без участия менеджера.

Автоматизировали рекламные кампании

Внедрили отдельную воронку: система двигает элементы по стадиям, ставит задачи сотрудникам и рассчитывает эффективность постов и ROMI по каждому блогеру. Также настроили автоматическую генерацию договоров по шаблону. Стало проще отслеживать эффективность рекламных кампаний.

В результате внедрения единой системы управления продажами, обучением и маркетингом клиент получил полностью выстроенную и прозрачную экосистему для ведения бизнеса. Все ключевые процессы были объединены в одной платформе, что позволило значительно повысить управляемость и контроль.

Скорость обработки онлайн-заказов увеличилась в 12 раз: вместо прежних 2 часов заявки теперь обрабатываются всего за 10 минут. Работа с онлайн-записями также стала быстрее — время обработки сократилось до 5 минут, что повысило качество клиентского сервиса и снизило нагрузку на команду.

Дополнительно удалось сократить количество пропущенных мероприятий на 40%, что положительно отразилось на выручке. Бизнес получил готовую инфраструктуру для масштабирования без необходимости кардинальных изменений. Стала обеспечена прозрачность работы с блогерами, а также внедрены инструменты для точного расчета ROMI. За счет автоматизации ручных процессов снизилось количество ошибок и высвободилось время сотрудников для более важных задач.