Как ФПСП автоматизировали HR, согласования и внутренние сервисы с помощью Битрикс24

О клиенте

Фонд по поддержке социальных проектов (ФПСП) — организация федерального уровня, созданная для развития социального предпринимательства и поддержки молодых предпринимателей.

Фонд сопровождает большое количество проектов, взаимодействует с экспертами, наставниками, участниками программ, партнерами и подрядчиками. Внутри организации одновременно работают десятки бизнес-процессов, связанных с сопровождением инициатив, внутренними согласованиями, коммуникациями и аналитикой.

В системе Битрикс24 работает более 100 сотрудников. 

Цели и задачи проекта

К моменту старта проекта ключевые процессы фонда были распределены между Excel-таблицами, электронной почтой и разрозненными сервисами.

Это приводило к нескольким системным проблемам:

• отсутствие единой цифровой среды;
• сложность контроля проектов и коммуникаций;
• непрозрачные процессы согласования;
• высокая доля ручной работы;
• дублирование данных;
• отсутствие оперативной аналитики;
• зависимость процессов от конкретных сотрудников.

Перед нами стояла задача построить не просто корпоративный портал, а полноценную enterprise-платформу управления внутренними и внешними процессами фонда на базе Битрикс24.

Ключевая цель проекта — создать масштабируемую цифровую экосистему, объединяющую CRM, внутренние сервисы, автоматизацию, согласования и коммуникации в едином контуре.

Что было реализовано

Единая CRM-система

Мы спроектировали и внедрили централизованную CRM-систему с глубокой адаптацией под процессы фонда. Были реализованы:

• кастомные карточки контактов и организаций;
• отдельные сущности для участников программ, экспертов, менторов и партнеров;
• логика сегментации и маршрутизации данных;
• автоматическое распределение обращений;
• история взаимодействия по каждому проекту;
• единый контур коммуникаций.

CRM стала основой всей цифровой архитектуры организации.

Автоматизация бизнес-процессов

Для фонда была разработана комплексная система автоматизации внутренних процессов.

В рамках проекта реализованы:

• многоэтапные согласования;
• автоматические уведомления;
• контроль SLA;
• маршрутизация заявок;
• сценарии эскалации;
• автоматическое формирование задач;
• контроль сроков исполнения.

Часть процессов была предварительно описана и оптимизирована в BPMN-нотации, что позволило устранить лишние действия и сократить количество ручных операций.

Корпоративный портал и внутренние сервисы

Был создан единый корпоративный портал с персонализированным доступом для сотрудников разных подразделений. Система объединила:

• внутренние коммуникации;
• сервисные процессы;
• HR-функции;
• базы знаний;
• рабочие пространства подразделений;
• внутренние заявки и обращения.

В результате сотрудники получили единое цифровое окно для ежедневной работы.

Сервисные заявки и согласования

Одним из ключевых блоков проекта стала автоматизация внутренних сервисных процессов.

Мы реализовали:

• сервисные каталоги;
• формы внутренних обращений;
• многоуровневые маршруты согласования;
• контроль исполнения;
• автоматическое назначение ответственных;
• централизованный учет заявок.

Система существенно сократила нагрузку на административные подразделения и повысила прозрачность исполнения запросов.

HR-модули и внутренняя экосистема сотрудников

Внутренние HR-процессы были переведены в цифровой формат. В рамках проекта автоматизированы:

• кадровые обращения;
• внутренние заявки сотрудников;
• процессы согласования;
• уведомления и контроль статусов;
• маршруты взаимодействия между подразделениями.

Это позволило стандартизировать внутренние процессы и снизить зависимость от ручной коммуникации.

Интеграции

Для обеспечения единого информационного пространства Битрикс24 был интегрирован с внешними системами и сервисами фонда. Выполнены интеграции с:

• корпоративной почтой;
• телефонией;
• официальным сайтом;
• Tilda;
• внешними источниками данных.

Также был реализован импорт и миграция исторических данных из существующих систем и CSV-источников.

Отчетность и аналитика

Отдельное внимание было уделено управленческой аналитике. Мы разработали систему отчетности, позволяющую в режиме реального времени получать данные по:

• активности сотрудников;
• проектам фонда;
• обращениям;
• эффективности процессов;
• загрузке подразделений;
• ключевым операционным показателям.

Руководство фонда получило прозрачную систему контроля и принятия решений на основе актуальных данных.

UX/UI-доработки

Для повышения удобства работы сотрудников были реализованы дополнительные UX/UI-доработки интерфейсов Битрикс24:

• упрощенные формы;
• логика отображения полей;
• адаптация интерфейсов под роли;
• сокращение количества действий в сценариях;
• улучшение навигации внутри процессов.

Это позволило значительно повысить скорость работы пользователей внутри системы.  

Ключевые особенности проекта

Глубокая адаптация Битрикс24 под enterprise-процессы

Проект вышел далеко за рамки стандартного внедрения CRM.

Фактически была построена единая цифровая платформа управления внутренними и внешними процессами фонда с большим количеством кастомной бизнес-логики и автоматизации.

BPMN-проектирование процессов

Перед автоматизацией ключевые процессы были формализованы и описаны в BPMN.

Это позволило:

• убрать лишние этапы;
• стандартизировать процессы;
• снизить количество ошибок;
• ускорить прохождение согласований;
• обеспечить прозрачность процессов для руководства.

Масштабируемая архитектура

Система проектировалась с учетом дальнейшего роста организации и расширения количества процессов.

Архитектура решения позволяет:

• быстро добавлять новые сервисы;
• масштабировать автоматизацию;
• подключать новые подразделения;
• развивать внутреннюю экосистему без перестройки платформы.

Результаты проекта

В результате внедрения ФПСП получил полноценную enterprise-платформу управления организацией на базе Битрикс24.

Ключевые результаты проекта:

• создано единое цифровое пространство для всех подразделений;
• существенно снижена доля ручной работы;
• ускорены внутренние согласования;
• повышена прозрачность процессов;
• централизованы коммуникации и данные;
• сокращено время обработки заявок;
• улучшено взаимодействие между отделами;
• обеспечена оперативная управленческая аналитика;
• повышена скорость принятия решений.

Итог

Проект для ФПСП стал примером комплексной цифровой трансформации организации на базе Битрикс24.

Вместо набора разрозненных инструментов фонд получил масштабируемую платформу, объединяющую CRM, автоматизацию, внутренние сервисы, согласования, аналитику и корпоративные коммуникации в единой системе.

Главный результат проекта — переход от ручного управления процессами к прозрачной управляемой цифровой экосистеме, способной поддерживать дальнейший рост и развитие организации.