ООО УГРК

В компании работает около 80 сотрудников.

ООО «УГРК» основана в 2011 году, офис компании и инженерно-технические площади располагаются в г. Екатеринбург.

Основным направлением работы компании является сервисное обслуживание, наладка, регулировка и настройка приводной части технологических кранов теплового и обогревательного оборудования. Кроме того, ООО «УГРК» предлагает к поставке приводную часть и запчасти Российского производства для тепловых сетей.

• Внедрить систему управления продажами на базе Bitrix24

• Настроить отправку заявки на обратный звонок с сайта напрямую в CRM-систему

• Организовать автоматический сбор заявок из почты.

• Максимально упростить внедрение системы в бизнес клиента путём автоматизации процессов работы со сделками.

• Настроить автоматическое формирование шаблонов документов напрямую из модуля CRM Сделка. 

Целью компании является - предложение широкого спектра услуг в области проведения ремонтных и обслуживающих работ приводной части грузоподъемных кранов и отеплительных приборов. В связи с этим подразумевается работа с большим количеством различной документации (Акт, Договор, Счет, Заявка на проведение сертификации работ, Решение по заявке на проведение сертификации работ, Распоряжение по заявке на проведение сертификации работ, Заявка на проведение испытаний продукции, Распоряжение на проведение испытаний, Решение о выдаче сертификата, Заключение к заявке), а так как их заполнение вручную отнимает огромное количество времени, было принято решение о автоматизации процесса заполнения документов с помощью шаблонов документов Bitrix24.

Помимо этого, необходимо реализовать последовательное назначение задач по факту завершения предыдущей – работа с документами, взаимодействие всех отделов компании(секретариат, коммерческий отдел, бухгалтерия, сметный отдел, технический отдел, и др.) схему сертификации(повторное прохождение всех этапов продаж , по прошествии срока сертификации) Для этого организован бизнес-процесс, который помимо вышеупомянутого функционала включает базовые автоматизации – уведомления и задачи менеджерам – для упрощения адаптации к новой системе. 

Также, одной из задач, была обучение и подготовка команды к использованию Bitrix24 без остановки работы компании. Для этого было проведено несколько сессий, в ходе которых организовали знакомство с основами работы в CRM-системе, обсудили процессы взаимодействия отделов в процессе продажи и познакомили с итогами проектирования автоматизации. Создали чат в мессенджере, куда руководитель мог задать вопрос и получать оперативный ответ. 

Процесс внедрения.

• Организована воронка продаж, которая была спроектирована в ходе подробного аудита бизнес-процессов компании.

• Оптимизированы карточки лида, сделки, контакта и компании под конкретные потребности бизнеса.

• В систему добавлены сотрудники, сформирована структура компании.

• Настроены роботы и бизнес-процессы для упрощения и частичной автоматизации работы с сертификацией потенциального клиента.

• Настроено автоматическое формирование шаблонов документов

При поступлении заявки на обратный звонок с сайта в Битрикс24 создается новый лид. Руководитель отдела продаж назначает ответственного менеджера, если заявка поступила от нового клиента. Менеджер связывается с клиентом, заполняет карточку лида, указывает вид услуг необходимых клиенту, определяет, является ли лид целевым. В случае, если с клиентом будет продолжаться работа, лид конвертируется в сделку. На первом этапе сделки заполняются данные для документов и сертификации предмета договора, по факту его согласования клиенту выставляется счет на выполнение работ.

При переходе сделки на этап выполнения работ, технический специалист получает задачу на назначение даты обследования и его проведение. По факту выставления отметки о выполнении задания техническим специалистом менеджер получает свою задачу на оформление и передачу документов –протокола, сертификата, счета, акта и других – клиенту. А как только документы отправлены, ставится задача получить подписанные документы от клиента. 

После попадания сделки в Начало проведения работ менеджер связывается с клиентом, если клиент соглашается менеджер получает задачу на оформление и передачу документов –протокола, акта и других – клиенту. А как только документы отправлены, ставится задача получить подписанные документы от клиента. 

На этапе завершения Проведения работ клиенту, через 12 месяцев после контроля сделка копируется в направление Контроль качества и запускает удаленную поддержку по факту выполненных работ для исключения образования неисправностей и других проблем

Благодаря всему этому сотрудники оперативно обрабатывают заявки, после которых моментально формируются нужные документы для начала проведения работ. Работа в Битрикс24 повысила эффективность компании в несколько раз, это напрямую влияет на ее прибыль.