Бизнес-процессы на согласование для УК Акварель

TPI Company — это компания, специализирующаяся на разработке и управлении проектами в сфере коммерческой недвижимости.

Основная цель бизнеса — создание удобных и эффективных условий для арендаторов и посетителей, а также обеспечение максимальной доходности для инвесторов через инновационные подходы к управлению объектами. TPI Company стремится к цифровой трансформации и улучшению бизнес-процессов, чтобы предоставить клиентам наилучший опыт аренды и управления недвижимостью.

Клиент обратился с задачей оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, связанных с документооборотом. До внедрения Битрикс24 у компании возникали проблемы с управлением документами, поскольку процессы часто менялись и не были достаточно структурированы. Это создавало сложности в работе с арендаторами и инвесторами, а также замедляло принятие решений. Основной целью интеграции Битрикс24 было создание единой, прозрачной системы для эффективного управления документооборотом, что позволило бы ускорить процессы, повысить их прозрачность и улучшить взаимодействие внутри компании.

Клиент выбрал Битрикс24 для решения задачи оптимизации документооборота по нескольким ключевым причинам:

1. Полная интеграция всех процессов: Битрикс24 предоставляет комплексное решение для управления проектами, коммуникациями, задачами и документами в одном месте. Это позволило бы TPI Company собрать все бизнес-процессы в единой системе и улучшить взаимодействие между отделами и арендаторами.

2. Гибкость и адаптивность: Битрикс24 обладает высокой гибкостью и возможностью настройки под специфические нужды бизнеса. Это было важным фактором для клиента, поскольку процессы в компании часто меняются, и система должна была легко адаптироваться к новым условиям.
   

3. Автоматизация документооборота: Битрикс24 предоставляет инструменты для автоматизации обработки документов, что значительно сокращает время на выполнение рутинных задач и минимизирует человеческие ошибки. Это позволило бы упростить и ускорить процесс взаимодействия с арендаторами и инвесторами.

4. Удобство и доступность: Важным аспектом для TPI Company была простота использования и доступность системы для сотрудников, а также возможность работы с системой из любого места, что особенно важно в условиях гибридной работы.

5. Надежность и поддержка: Битрикс24 — это проверенное решение с широкой пользовательской базой и хорошей репутацией на рынке. Понимание, что система стабильно работает и поддерживается профессионалами, стало одним из решающих факторов выбора.

Таким образом, TPI Company выбрала Битрикс24 как надежную и гибкую платформу, способную не только решить текущие проблемы с документооборотом, но и эффективно поддержать рост и развитие компании в будущем.

В ходе внедрения Битрикс24 для клиента TPI Company была проведена комплексная настройка системы, которая включала несколько ключевых этапов:

1. Настройка прав доступа и структуры компании: Разработана детализированная система прав доступа для разных ролей сотрудников, что позволило четко разграничить функционал и доступ к данным в зависимости от уровня ответственности. Также была настроена структура компании для оптимального распределения задач и эффективного взаимодействия между различными отделами.

2. Настройка реестра по объектам: В системе был создан список объектов недвижимости с соответствующими полями, которые позволили бы отслеживать важную информацию по каждому проекту, например, тип объекта, его местоположение, статус и прочее.

3. Настройка реестра по помещениям: Были настроены отдельные списки для помещений, с возможностью указания всех необходимых характеристик — от площади и состояния до арендатора и сроков аренды.
   

4. Настройка бизнес-процессов: В Битрикс24 были настроены несколько бизнес-процессов, которые автоматизировали ключевые операции компании:

• Передача помещения от коммерческого отдела в УК: Этот процесс был автоматизирован, что позволило ускорить передачу информации о готовности помещения к эксплуатации.

• Согласование договора: Установлена автоматизация процессов согласования и подписания различных типов договоров, что значительно ускоряет процедуру.

• Согласование претензии/ответа на претензию: Создано эффективное решение для обработки претензий и их ответов, что обеспечило прозрачность и скорость в решении спорных ситуаций.

• Согласование входящей и исходящей корреспонденции: Автоматизация согласования документов на входе и на выходе повысила уровень контроля над коммуникацией с арендаторами и партнерами.

• Согласование типовых форм документов: Настроены процессы согласования стандартных документов, что ускоряет их подготовку и согласование.

• Согласование закрывающих документов: Внедрение системы согласования окончательных документов (например, актов сдачи-приемки) улучшило завершение сделок.

После внедрения Битрикс24 и настройки всех бизнес-процессов, компания TPI Company смогла значительно улучшить свои операционные показатели. Вот основные достижения, которые можно измерить:

• Сокращение трудозатрат на документооборот:
  В результате автоматизации бизнес-процессов, таких как согласование договоров, претензий, корреспонденции и типовых форм документов, трудозатраты на обработку этих процессов сократились на 35-40%. Это позволило сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах и ускорило выполнение рутинных операций.

• Ускорение процессов согласования:
  Процесс согласования документов и взаимодействия между различными отделами был оптимизирован. В среднем время, затраченное на согласование одного документа, снизилось на 30-35%. Это значительно ускорило принятие решений и завершение сделок, что также повысило общую эффективность компании.

• Увеличение доходности:
  Благодаря улучшенному документообороту и более быстрым процессам обработки данных, TPI Company смогла сократить время на закрытие сделок и подготовку помещений к сдаче в аренду. Это привело к увеличению скорости заключения контрактов на 20-25%, что напрямую повлияло на увеличение доходности от аренды недвижимости.

• Повышение удовлетворенности арендаторов:
  Быстрая реакция на запросы арендаторов и улучшенное взаимодействие с ними позволили значительно повысить уровень удовлетворенности арендаторов. Это снизило количество жалоб и улучшило отношение клиентов, что, в свою очередь, способствовало снижению текучести арендаторов на 15-20%.

• Оптимизация работы сотрудников:
  Внедрение системы и обучение сотрудников позволили улучшить взаимодействие внутри компании. Это повысило производительность сотрудников на 25-30%, так как они стали работать с более организованной и прозрачной системой.
  Таким образом, интеграция Битрикс24 позволила TPI Company значительно повысить эффективность, сократить трудозатраты, ускорить процессы и, как следствие, увеличить доходность бизнеса.

Отзыв: 

После внедрения Битрикс24 мы значительно сократили трудозатраты на документооборот, ускорили согласование документов и повысили производительность сотрудников. Сделки стали заключаться быстрее, а уровень удовлетворённости арендаторов заметно вырос. Отличный результат! 
Были изначально сомнения в выбору продукта, но в итоге продукт закрыл все наши задачи.
Благодарю за проделанную работу команду ORGbit.

Качество внедрения 9/10
Оперативность 8/10